Zapis (księgowy)

Podstawowe dane dokumentu umożliwiają ustalanie jego typu oraz sposobu numerowania. Możliwe jest tu również wprowadzenie danych kontrahenta. Dane o towarach i płatnościach umieszczone są na odpowiednich stronach w obrębie okna wystawiania dokumentów.

Przychody/Koszty

Z tej rozwijanej listy należy wybrać, czy wprowadzany zapis zaliczany jest do przychodów, czy do kosztów firmy. Wpływa to na dostępność elementów w dalszej części okna.

Numer dowodu

W tym polu należy wpisać numer dowodu księgowego stanowiącego podstawę wprowadzanego zapisu. Dla niektórych dowodów księgowych można również wybrać przycisk i z rozwijanej listy wybrać jeden ze zdefiniowanych w ustawieniach programu typów zapisu.

W ramce opisu kontrahenta można z rozwijanej listy Kod kontrahenta wybrać kontrahenta spośród istniejących w kartotekach. Przed polem Kod kontrahenta, można z rozwijanej listy ikon wybrać, element której z kartotek będzie wykorzystywana do wyboru kontrahenta (strony zapisu). Dostępne są:

• – Kontrahent

• – Urząd

• – Pracownik

Jeżeli kontrahent nie był dotychczas zarejestrowany, można w polach opisu kontrahenta wpisać bezpośrednio jego dane. Podczas wpisywania danych w pole Nazwa, program automatycznie przeniesie do pola kodu pierwsze 40 znaków z nazwy kontrahenta. Po wpisaniu w pole NIP numeru już istniejącego w kartotece kontrahentów, program użyje odnalezionego kontrahenta, nawet gdy nie będzie aktywny. Podczas zapisywania dokumentu wpisane przez użytkownika dane podmiotu zostaną zarejestrowane w kartotece kontrahentów.

W przypadku kosztów dostępne dla kontrahenta jest pole Rachunek w którym można wprowadzić jego rachunek bankowy dla rozrachunków. Dostępne w menu kontekstowym polecenie Sprawdź rachunek bankowy kontrahenta uruchamia weryfikację zgodności wprowadzonych danych z białą listą podatników VAT Krajowej Administracji Skarbowej.

Ponieważ taki kontrahent w założeniu jest incydentalny to będzie oznaczony, jako nieaktywny, ale jednocześnie będzie indywidualnie interpretowany na zestawieniach i rozrachunkach.

Można również wybrać przycisk Nowy na dole listy i w oknie opisu wprowadzić dane nowego kontrahenta. Po wybraniu kontrahenta automatycznie wypełnione zostaną wszystkie pola w ramce z opisem kontrahenta.

Dokumenty z wprowadzonym kontrahentem posiadają w menu kontekstowym polecenia:

•Sprawdź status kontrahenta w VAT - sprawdza w serwisie Ministerstwa Finansów czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT.

•Sprawdź status kontrahenta w KAS - sprawdza w serwisie Krajowej Administracji Skarbowej czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT.

•Sprawdź numer VAT (VIES) dla kontrahenta - sprawdza w serwisie Komisji Europejskiej czy zarejestrowany został numer VIES kontrahenta. Zastrzeżenia związane z usługą VIES >>

Data wystawienia

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę wystawienia dokumentu w formacie RRRR-MM-DD.

Data sprzedaży

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę sprzedaży w formacie RRRR-MM-DD.

Pole dostępne tylko dla przychodów.

Data zakupu

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę zakupu w formacie RRRR-MM-DD.

Pole dostępne tylko dla kosztów.

Data otrzymania

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę otrzymania dokumentu w formacie RRRR-MM-DD.

Pole dostępne tylko dla kosztów.

Opis

Z tej rozwijanej listy należy wybrać, jeden z opisów zdefiniowanych w słowniku opisów zdarzeń gospodarczych. Jeżeli opis zdarzenia nie był dotychczas zarejestrowany w słowniku, należy wpisać go w tym polu i ewentualnie przyciskiem Dodaj na dole listy dodać do słownika.

Waluta

W tym polu z rozwijanej listy należy wybrać nazwę waluty jeżeli jest inna niż PLN. Po wybraniu waluty otwiera się okno Wybierz kurs, w którym należy wskazać kurs stosowany dla wprowadzanego zapisu. Dla PLN pole to należy pozostawić puste.

Kurs

W tym polu widoczny jest kurs stosowany do przeliczań dokumentów walutowych.

Pole dostępne tylko po wybraniu waluty innej niż PLN.

Atrybuty JPK_V7

Przycisk otwiera okno wyboru atrybutów dokumentu określanych dla deklaracji JPK_V7.

Rejestr podatników (tylko Koszty)

Gdy zaznaczone, płatności dokumentu będą wymagały rachunku bankowego kontrahenta zweryfikowanego z rejestrem podatników VAT Krajowej Administracji Skarbowej. Pole jest automatycznie zaznaczone dla dokumentów przekraczających kwotę (domyślnie 15.000,00 zł) określonej w parametrze Limit gotówkowy.

MPP

Gdy zaznaczone dokument będzie obsługiwany mechanizmem podzielonej płatności. Oznaczenie stosowane jest dla dokumentów, których obsługa w ten sposób wynika z obowiązujących przepisów.

MPP dobrowolny (tylko Koszty)

Pozwala dodatkowo oznaczyć dokument informacją, że obsługa mechanizmem podzielonej płatności wynika z dobrowolnej decyzji podatnika.

W tym panelu można wprowadzić opis części zapisu powiązanej z rozliczeniem VAT.

Moment zaliczenia VAT

W tym polu należy wybrać z rozwijanej listy sposób wskazania momentu zaliczenia podatku VAT.

Pole dostępne tylko dla sprzedaży.

Dostępne są:

•dzień sprzedaży

•dzień wystawienia

•nie później niż 7 dni od sprzedaży

Dla firm rozliczających się metodą kasową przed listą sposobów znajduje się rozwijana lista KASOWO/MEMORIAŁOWO. Wybór pozycji KASOWO zmienia listę sposobów wskazania momentu zaliczenia podatku VAT, na następującą:

•każda zapłata

•nie później niż po 90 dniach

•nie później niż po 180 dniach

Data zaliczenia

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę zaliczenia podatku VAT w formacie RRRR-MM-DD. Wybranie niektórych z metod w poprzednim polu może spowodować automatyczne wstawienie daty zaliczenia.

Pole dostępne tylko dla przychodów.

Moment odliczenia VAT

W tym polu należy wybrać z rozwijanej listy sposób wskazania momentu odliczenia podatku VAT.

Pole dostępne tylko dla kosztów.

Dostępne są:

•dzień otrzymania

•dzień wystawienia

•dzień zakupu

•każda zapłata

•nie później niż 90 dni

•przelewem lub kompensatą

•przelewem lub kompensatą w ciągu 14 dni

•termin płatności

Dla firm rozliczających się metodą kasową przed listą sposobów znajduje się rozwijana lista KASOWO/MEMORIAŁOWO. Wybór pozycji KASOWO zmienia listę sposobów wskazania momentu odliczenia podatku VAT, na następującą:

•dzień uregulowania zobowiązania

•każda zapłata

Data odliczenia

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę odliczenia podatku VAT w formacie RRRR-MM-DD. Wybranie niektórych z metod w poprzednim polu może spowodować automatyczne wstawienie daty odliczenia.

Pole dostępne tylko dla kosztów.

Podstawa

W tym polu można wybrać z rozwijanej listy, od której wartości (NETTO / BRUTTO) następuje przeliczenie kwot VAT. Na fakturach uproszczonych podawana jest wartość brutto i nie musi być podana stawka VAT. Wybór odpowiedniej metody naliczania ma ułatwić wprowadzanie faktur uproszczonych.

Kurs przeliczenia VAT

W tym polu widoczny jest kurs stosowany do przeliczań VAT dokumentów walutowych. Można również wybrać przycisk i w oknie Wybierz kurs, wskazać kurs stosowany do rozliczeń VAT.

Pole dostępne tylko po wybraniu waluty innej niż PLN.

Zasadniczą część panelu wypełnia tabela zawierająca w kolejnych wierszach rejestry VAT. Wiersze zawierają nazwę rejestru oraz kwoty netto, VAT i brutto, wprowadzanego zapisu. Jeżeli została wybrana inna waluta niż PLN to każda kwota będzie widoczna w dwóch polach, tj w PLN i w walucie dokumentu.Dodatkowo można sterować widocznością rejestrów VAT zakupu zaznaczając odpowiednie pola wyboru na liście rozwiniętej przyciskiem polecenia Zakupy.

W zależności od wyboru pozycji w polu NETTO/BRUTTO, zmienia się kolejność kolumn kwot w tabeli.

Dla rejestrów sprzedaży obok stawek VAT mogą się znajdować dodatkowe znaczniki charakteryzujące sprzedaż. Są to:

•P - obrót z tytułu czynności, w związku z którymi przysługuje prawo do odliczenia

•N - obrót z tytułu czynności, w związku z którymi nie przysługuje prawo do odliczenia

•ST - obrót z tytułu sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

•TF - obrót z tytułu transakcji dotyczących nieruchomości oraz usług finansowych wykonywanych sporadycznie

JPK_V7

W kolumnie JPK_V7 określana jest grupa towarowa dla poszczególnych pozycji. Grupy towarowe wykorzystywane są w deklaracjach JPK_V7.

Zbiorcza zmiana grup towarowych >>

Rodzaj

Wybranie tego przycisku umożliwia powiązanie zapisu w rejestrze VAT z rodzajem, katalogiem i znacznikiem. Otwiera w tym celu dialog Rodzaj, katalog, znacznik.

+Rejestr

Wybranie tego przycisku dodaje nowy rejestr do zapisu.

-Rejestr

Wybranie tego przycisku usuwa wskazany rejestr w zapisie.

Kalkulacja stawki VAT

Wybranie tego przycisku umożliwia uruchomienie kalkulatora stawki VAT dla faktur uproszczonych. Otwiera w tym celu dialog Kalkulacja stawki VAT.

Wykaż na deklaracji VAT-27

Zaznaczenie opcji powoduje wyliczenie Wartości towarów i Wartości usług wykazywanych na deklaracji VAT-27. Kwota wyliczana jest na podstawie kwot w rejestrach nie podlegających VAT, z transakcją typu: Dostawa towarów dla której podatnikiem jest nabywca lub Świadczenie usług, dla którego podatnikiem jest nabywca.

Opcja dostępna jest dla dokumentów sprzedaży:

•dla których wybrany został rejestr z transakcją Dostawa towarów dla której podatnikiem jest nabywca,

•dla których wybrany został rejestr z transakcją Świadczenie usług, dla którego podatnikiem jest nabywca,

oraz

•w których wskazano polskiego kontrahenta.

Wykaż na deklaracji VAT-UE

Zaznaczenie opcji powoduje wyliczenie Wartości towarów i Wartości usług wykazywanych na deklaracji VAT-UE. Kwota wyliczana jest na podstawie kwot w rejestrach rejestrujących transakcje wewnątrzwspólnotowe.

Opcja dostępna jest dla dokumentów w których wskazano zagranicznego kontrahenta zarejestrowanego w VIES.

Transakcja trójstronna

Oznacza dokumenty związane z transakcją trójstronną, w której firma pełni funkcję dostawcy i odbiorcy.

Opcja dostępna jest dla dokumentów w których wskazano zagranicznego kontrahenta zarejestrowanego w VIES.

W tym panelu można wprowadzić opis części zapisu powiązanej z rozliczeniem podatku dochodowego na podstawie książki przychodów i rozchodów.

Data wpisu

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę wpisania dokumentu do książki w formacie RRRR-MM-DD.

Data zdarzenia gosp.

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę zdarzenia gospodarczego w formacie RRRR-MM-DD. Jest to data zaliczenia operacji do rozliczeń podatku dochodowego.

znacznik

Z rozwijanej listy należy wybrać znacznik, który zostanie przypisany do zapisu.

Wydatki związane z użytkowaniem pojazdu

Gdy zaznaczone dostępny jest obok wybór rodzaju pojazdu (firmowego lub prywatnego), którego koszty rozlicza wprowadzany dokument. Pozycja wydatki mieszane przeznaczona jest dla dokumentów rejestrujących wiele rodzajów kosztów, które można samodzielnie przypisać do poszczególnych limitów wydatków na oddzielnym oknie otwieranym z dokumentu poleceniem Koszty użytkowania pojazdu z menu podręcznego. Wydatki mieszane nie są dostępne dla dokumentów walutowych.

W przypadku firm nie będących czynnymi płatnikami VAT dostępne jest dodatkowe pole Brutto. Wprowadzona w tym polu kwota zostanie przeliczona z uwzględnieniem wybranego rozliczenia kosztów i wprowadzona do pierwszej grupy kosztów na liście poniżej.

Rejestracja kosztów związanych z użytkowaniem samochodu >>

Tabela grup przychodów/kosztów

Zasadniczą część panelu wypełnia tabela zawierająca w kolejnych wierszach nazwy kolumn w podatkowej książce przychodów i rozchodów oraz związane z nimi kwoty. Wiersze są wyświetlane odpowiednią grupą dla przychodów lub kosztów. Jeżeli została wybrana inna waluta niż PLN to każda kwota będzie widoczna w dwóch polach, tj w PLN i w walucie dokumentu. Dodatkowo można sterować widocznością wierszy zaznaczając odpowiednie pola wyboru na liście rozwiniętej przyciskiem polecenia Kolumny.

Rodzaj

Wybranie tego przycisku umożliwia powiązanie zapisu w książce z rodzajem, katalogiem i znacznikiem. Otwiera w tym celu dialog Rodzaj, katalog, znacznik.

Jeżeli w tym panelu zostały zaksięgowane koszty odroczone, to w menu kontekstowym pojawi się dodatkowe polecenie Koszty odroczone. Jego wybranie otwiera okno Koszty odroczone.

Rejestracja kosztów kwalifikowanych

Aby zarejestrować koszty kwalifikowane:

1.Jeśli nie jest widoczny wiersz Koszty kwalifikowane na zakładce Księga dokumentu kliknij przycisk Kolumny i uaktywnij ich wyświetlanie.

2.W wierszu Koszty kwalifikowane wprowadź łączne koszty kwalifikowane.

3.Aby zarejestrować poszczególne kategorie kosztów kwalifikowanych kliknij prawym przyciskiem myszy na oknie dokumentu i z menu podręcznego wybierz polecenie Koszty kwalifikowane.

4.W oknie Koszty kwalifikowane dodaj poszczególne koszty określając ich kwotę, kategorię oraz wprowadź ich opis. Koszty kwalifikowane wykazywane są na deklaracjach i raportach według odpowiadającej im kategorii.

Podział kosztów kwalifikowanych na kategorie można wprowadzić również dla dokumentów zaksięgowanych.

W tym panelu można wprowadzić opis części zapisu powiązanej z rozliczeniem zryczałtowanego podatku dochodowego.

Data wpisu

W tym polu należy wybrać z rozwijanego kalendarza lub wpisać datę wpisania dokumentu do ewidencji w formacie RRRR-MM-DD.

znacznik

Z rozwijanej listy należy wybrać znacznik, który zostanie przypisany do zapisu.

Zasadniczą część panelu wypełnia tabela zawierająca w kolejnych wierszach stawki opodatkowania przychodów. Jeżeli została wybrana inna waluta niż PLN to każda kwota będzie widoczna w dwóch polach, tj w PLN i w walucie dokumentu. Dodatkowo można sterować widocznością wierszy zaznaczając odpowiednie pola wyboru na liście rozwiniętej przyciskiem polecenia Kolumny.

Rodzaj

Wybranie tego przycisku umożliwia powiązanie zapisu w książce z rodzajem, katalogiem i znacznikiem. Otwiera w tym celu dialog Rodzaj, katalog, znacznik.

W tym panelu można wprowadzić opis części zapisu powiązanej z rozliczeniem płatności.

Forma płatności

Z dwóch kolejnych rozwijanych list należy wybrać rejestr pieniężny, a następnie związaną z nim formę płatności.

Zasadniczą część panelu wypełnia tabela zawierająca w kolejnych wierszach rozrachunki. Wiersze zawierają w kolejnych kolumnach termin płatności, nazwę rejestru pieniężnego, kwotę do zapłaty i kwotę do rozliczenia. Jeżeli została wybrana inna waluta niż PLN to każda kwota będzie widoczna w dwóch polach, tj w PLN i w walucie dokumentu.

+Rozrachunek

Wybranie tego przycisku dodaje nowy rozrachunek do zapisu.

-Rozrachunek

Wybranie tego przycisku usuwa wskazany rozrachunek w zapisie.

Edytuj

Wybranie tego przycisku umożliwia edycję podświetlonego rozrachunku. Otwiera w tym celu okno Rozrachunek.