Użytkownik ma możliwość utworzenia nieawizowanego dokumentu magazynowego przyjęcia z poziomu aplikacji mobilnej. Aby dodać nowy dokument przyjęcia należy z menu głównego wybrać opcję Przyjmij, a następnie kliknąć przycisk „+”. Należy pamiętać, że tylko użytkownik posiadający uprawnienie do dodawania/wystawiania nowego dokumentu może rozpocząć tworzenie dokumentu magazynowego przyjęcia w aplikacji mobilnej.
Wyświetli się ekran podzielony na trzy zakładki: Nagłówek, Pozycje, Pola własne.
W zakładce Nagłówek użytkownik może dodać do dokumentu kontrahenta klikając pole Kliknij aby dodać lub ikonę kontrahenta. Po kliknięciu na pole aplikacja zaprezentuje ekran z listą kontrahentów. Każda z pozycji będąca na liście zawiera kod oraz nazwę. Przeglądanie kontrahentów odbywa się poprzez przesuwanie ekranu góra/dół. W górnej części ekranu znajduje się wyszukiwarka kontrahentów.
Na liście mogą znajdować się nieaktywni kontrahenci (w zależności od włączonego ustawienia Uwzględniaj nieaktywnych kontrahentów). Przy próbie dodania nieaktywnego kontrahenta pojawi się odpowiedni komunikat. Po zatwierdzeniu komunikatu kontrahent zostanie dodany do dokumentu. Po kliknięciu Nie komunikat zostanie zamknięty, a kontrahent nie zostanie dodany do operacji.
Dany kontrahent z listy może zostać wyszukany za pomocą skanera – po zeskanowaniu kodu/nazwy lub początkowych znakach kodu/nazwy kontrahenta lista kontrahentów zostanie przeszukana na podstawie zeskanowanej wartości.
Dodawanie kontrahenta do tworzonego dokumentu magazynowego jest wymagane podczas tworzenia dokumentu o typie Przyjęcie do magazynu. Przy tworzeniu innych typów dokumentów magazynier ma możliwość zatwierdzenia operacji bez wskazywania kontrahenta. Aby usunąć wybranego kontrahenta należy kliknąć przycisk X.
Użytkownik ma możliwość zmiany magazynu docelowego. Domyślnie wyświetlany jest magazyn przypisany do użytkownika mobilnego. Jeśli użytkownik nie ma ustawionego domyślnego magazynu, wówczas wyświetlany jest pierwszy magazyn z hierarchii użytkownika lub hierarchii globalnej (jeśli użytkownik nie ma przypisanej hierarchii). Zmiana magazynu spowoduje zresetowanie skanowania towarów, a magazynier będzie zobowiązany do wygenerowania i wydrukowania nowych etykiet towarów.
W przypadku, gdy użytkownik nie ma przypisanego magazynu oraz hierarchii magazynowej, a w ustawieniach ogólnych nie został wskazany domyślny magazyn ani domyślna hierarchia magazynowa, przyjęcie nie będzie mogło zostać utworzone – na ekranie zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.
W kolejnym kroku użytkownik wybiera z listy rozwijanej typ i serię dokumentu oraz znacznik (na liście znajdują się aktywne znaczniki zdefiniowane w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel). Domyślny typ i seria są ustawiane na podstawie ustawień ogólnych dodatku Symfonia Mobilny Magazyn lub ustawień użytkownika mobilnego (ustawienia: Domyślny typ dokumentu przyjęcia i Domyślna seria dokumentu przyjęcia).
W polach poniżej Opis dokumentu i Notatka dokumentu można dodać opis/notatkę do dokumentu, ale nie jest to wymagane.
Jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienie to może także zmienić datę wystawienia i operacji na dokumencie. Po kliknięciu na datę, ukaże się kalendarz umożliwiający wskazanie daty wystawienia/operacji.
W kolejnym kroku należy dodać do dokumentu towary. Można zrobić to na dwa sposoby skanując kody EAN towarów oraz wyszukując towary z listy. Aby dodać do dokumentu pozycje towarowe należy kliknąć przycisk „+”.
Na ekranie zostanie wyświetlone okno opcji. Przycisk Anuluj powoduje anulowanie dodawania towarów do dokumentu. Aby wybrać towary z listy należy kliknąć opcję Kartoteka.
Na ekranie zostanie wyświetlona lista towarów o typie artykuł. Przeglądanie pozycji odbywa się poprzez przesuwanie ekranu góra/dół. W górnej części ekranu znajduje się wyszukiwarka towarów. Aby wyszukać towar należy wpisać nazwę/kod lub początkowe znaki nazwy/kodu towaru w wyszukiwarkę. Po wybraniu towaru z listy na ekranie wyświetli się okno, w którym należy podać ilość jaka zostaje przyjęta do magazynu (ilość towaru nie może być mniejsza lub równa 0).
Na liście mogą znajdować się nieaktywne towary (w zależności od włączonego ustawienia Uwzględniaj nieaktywne towary). Przy próbie dodania nieaktywnego towaru pojawi się odpowiedni komunikat. Po zatwierdzeniu komunikatu towar zostanie dodany do dokumentu. Po kliknięciu Anuluj komunikat zostanie zamknięty, a towar nie zostanie dodany do dokumentu.
Aby dodać towary do przyjęcia za pomocą skanowania kodów EAN towarów należy wybrać opcje Skaner.
Wówczas na ekranie zostanie wyświetlone okno skanowania. Po zeskanowaniu kodu paskowego/kodu lub nazwy towaru na ekranie zostanie wyświetlone okno do wpisywania ilości towaru.
W oknie dialogowym może wyświetlać się nazwa lub kod zeskanowanego towaru (w zależności od wybranej opcji przy ustawieniu Wyświetlaj na dialogach dostępnego w ustawieniach ogólnych dodatku Symfonia Mobilny Magazyn).
W zależności od ustawienia Uwzględniaj nieaktywne towary po zeskanowaniu nieaktywnego towaru na ekranie wyświetli się komunikat „Brak towarów o podanym kodzie” (jeśli ustawienie jest wyłączone) lub „Wybrany towar jest nieaktywny czy chcesz kontynuować?” (jeśli ustawienie jest włączone). Po kliknięciu Tak nieaktywny towar zostanie dodany do dokumentu. Kliknięcie Nie powoduje zamknięcie komunikatu bez dodawania towaru.
Jeżeli kilka towarów będzie miało przypisany taki sam kod EAN, na ekranie zostanie wyświetlona lista towarów z takim samym kodem paskowym. Należy pamiętać, że na liście będą widoczne także towary, które w kodzie/nazwie/kodzie paskowym zawierają całość lub część zeskanowanego kodu paskowego. Użytkownik ma możliwość wyboru towaru, który zostanie dodany do dokumentu magazynowego.
Towar może mieć ustawione różne jednostki miary, a do każdej jednostki może zostać przypisany inny kod paskowy. Po zeskanowaniu kodu EAN przypisanego do jednostki dodatkowej zeskanowane ilości towaru zostaną automatycznie przeliczone na jednostkę ewidencyjną.
Po wybraniu towaru z listy i wpisaniu ilości, jaka ma zostać dodana do przyjęcia należy zatwierdzić swój wybór.
Po zatwierdzeniu, pozycje towarów widoczne są w zakładce Pozycje. Dla towarów dodanych do dokumentu należy wygenerować oraz wydrukować etykiety towarów.
Magazynier ma możliwość przefiltrowania pozycji dokumentu na podstawie zeskanowanego kodu EAN towaru. W tym celu należy kliknąć przycisk nad listą pozycji po prawej stronie ekranu. Otworzy się okno skanowania, w którym należy zeskanować kod EAN i/lub kod/nazwę towaru (w zależności od ustawienia Tryb skanowania kodów EAN). Po zeskanowaniu kod/nazwa zostanie wyświetlona w polu nad listą pozycji. Lista towarów dodanych do dokumentu zostaje przefiltrowana na podstawie zeskanowanego towaru.
Obok filtra widoczne jest pole wyboru umożliwiające włączanie/wyłączanie filtrowania. Po zeskanowaniu kodu/nazwy filtrowanie zostaje automatycznie włączone – pole wyboru zostaje zaznaczone. Po odznaczeniu pola wyboru filtrowanie listy pozycji zostaje wyłączone, ale zeskanowany kod nie zostaje usunięty. Aby ponownie podejrzeć przefiltrowaną listę pozycji należy zaznaczyć pole wyboru obok filtra – nie jest wymagane skanowanie kodu EAN/kodu/nazwy towaru.
Fioletowy znacznik widoczny na pozycji dokumentu informuje o braku ustawienia wymaganych pól własnych dostaw i elementów kodu dostawy. Wysyłka dokumentów nie będzie możliwa bez ustawienia wymaganych pól i/lub elementów. Operacje wykonywane na przyjęciu >>
W zakładce Pola własne prezentowana jest list pól własnych dokumentów. Magazynier może edytować pola własne dokumentów (Edycja pól własnych dokumentów).
Poniżej listy towarów znajdują się przyciski umożliwiające wykonanie różnego rodzaju akcji. Po kliknięciu przycisku Opcje na ekranie wyświetli się okno opcji.
Przycisk Wstrzymaj powoduje wstrzymanie operacji dodawania nowego dokumentu magazynowego przyjęcia. Kliknięcie przycisku Anuluj powoduje zamknięcie okna opcji.
Aby wydrukować etykiety należy kliknąć przycisk Drukuj (Wydruk etykiet towarów do przyjęcia). Kliknięcie na opcję Pola własne dokumentów umożliwia edycję pól własnych wszystkich dokumentów w operacji (Edycja pól własnych dokumentów).
Aby przyjąć towary należy zeskanować kolejno ich etykiety, a następnie rozłożyć je na półki w odpowiednie lokalizacje – potwierdzając tym samym umieszczenie konkretnego towaru w danej lokalizacji poprzez zeskanowanie jej etykiety. W tym celu należy skorzystać z przycisku Skanuj.
Gdy skaner zostanie uruchomiony należy zeskanować etykietę towaru, a następnie przejść do skanowania etykiety lokalizacji. W przypadku przyjęcia kilku towarów do tej samej lokalizacji należy kolejno zeskanować etykiety wybranych towarów, po czym zeskanować etykietę lokalizacji, do której mają zostać zaczytane. Po zeskanowaniu kodu QR lokalizacji wyświetli się pytanie wymagające potwierdzenia przyjęcia zeskanowanych towarów do wybranej lokalizacji. Aby przyjąć kolejne towary należy powtórzyć opisane kroki.
W przypadku próby zeskanowania lokalizacji towarowej na ekranie wyświetli się poniższy komunikat. Należy pamiętać, że użytkownik ma możliwość przyjęcia towaru bezpośrednio na lokalizację towarową tylko z poziomu skanera uruchomionego po kliknięciu na pozycję towarową i wybraniu opcji Skanuj lok. towarową. Operacje wykonywane na przyjęciu >>
Status przyjęcia towarów określają poszczególne kolory:
•Czerwony – towar nie został zeskanowany;
•Żółty – towar został zeskanowany w ilości mniejszej od ilości na dokumencie;
•Zielony – towar został zeskanowany zgodnie z ilością na dokumencie.
Po zeskanowaniu towarów i ich lokalizacji docelowych, w zakładce Pozycje w kolumnie Lokalizacja pojawi się zeskanowana lokalizacja, bądź lokalizacje – w przypadku, gdy towar jest przyjmowany do różnych lokalizacji.
Po zakończeniu rozkładania towaru należy potwierdzić przyjęcie dostarczonego towaru do magazynu oraz umieszczenie go we wskazanych lokalizacjach korzystając z przycisku Potwierdź.
Zatwierdzenie przyjęcia w Symfonia Mobilny Magazyn powoduje wystawienie dokumentu magazynowego przyjęcia w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel oraz przypisanie odpowiednich lokalizacji na dostawach, do których dostęp możliwy jest z poziomu systemu Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel w kartotece Dostawy.
Każda dostawa na dokumencie zostanie rozbita na tyle części, ile było skanowań różnych lokalizacji do danej dostawy.
Po zatwierdzeniu w aplikacji mobilnej operacji, w wyniku której jest wystawiany dokument magazynowy przyjęcia – login użytkownika mobilnego można podejrzeć na otwartym dokumencie w Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel, wybierając polecenie Informacje> Własne pola.
W systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel na formatce dokumentu w polu własnym mm Data wystawienia dokumentu zapisywana jest dokładna data i godzina wystawienia dokumentu.
Wykonanie przez użytkownika określonej akcji powoduje, iż jest ona automatycznie buforowana (na przyjęciu jest to dodanie towaru do dokumentu). Oznacza to, że użytkownik, bez konieczności zakończenia aktualnie wykonywanej operacji, może rozpocząć kolejną, innego rodzaju operację.
W każdej chwili użytkownik może jednak powrócić do rozpoczętej wcześniej operacji – w tym celu może:
•przejść do zakładki Operacje, odnaleźć dany dokument, zaznaczyć go i wznowić korzystając z przycisku Dalej;
•kontynuować rozpoczętą operację bezpośrednio z listy dokumentów magazynowych w zakładce Przyjmij – po zaznaczeniu danego dokumentu i skorzystaniu z przycisku Wybierz, na ekranie pojawi się komunikat „Dokument znajduje się w module operacji. Czy kontynuować rozpoczętą operację?” z dostępnymi przyciskami Tak/Nie. Po wybraniu przycisku Tak, operacja zostanie wznowiona prezentując etap przyjęcia towarów, na jakim został wstrzymana. Po wybraniu przycisku Nie, użytkownik powróci do listy dokumentów magazynowych.
Poza automatycznym buforowaniem operacji, użytkownik może także wstrzymać wykonywany proces ręcznie, wykorzystując w tym celu przycisk Wstrzymaj. Ręcznie wstrzymane operacje również można wznowić z poziomu zakładki Operacje oraz bezpośrednio z listy dokumentów magazynowych.
Przycisk Wstecz umożliwia powrót do poprzedniego ekranu.