Nowy mechanizm planera jest dostępny, gdy w ustawieniach ogólnych trasówki wybrana została opcja Używaj nowego mechanizmu przy ustawieniu Rodzaj trasówki (Ustawienia > Rozwiązania mobilne > Ustawienia - Mobilny Handel> zakładka Trasówki).
W zakładce Planer handlowiec może wyświetlić oraz edytować swój rozkład trasówek. Do poruszania się pomiędzy kolejnymi tygodniami trasówki służą przyciski znajdujące się w dolnej części ekranu (prawo/lewo). Planer przedstawia kolejne dni miesiąca wraz z podziałem na godziny, na górze ekranu widoczny jest również miesiąc oraz rok. Na górze ekranu zawarta jest informacja o statusie wyświetlanego kalendarza (Kalendarz zaakceptowany, Kalendarz w trybie edycji lub Kalendarz oczekuje na akceptację). Aby wyjść z planera należy kliknąć przycisk Wstecz widoczny na dole ekranu.
Dodawanie zadań do trasówki
Aby dodać zadanie należy kliknąć w wybranym polu planera, określając w ten sposób dzień oraz godzinę tworzonego zadania. Wyświetli się okno z przyciskami umożliwiającymi dodanie zadania oraz anulowanie wykonywanej akcji.
Wybranie Dodaj spowoduje wyświetlenie się okna dodawania nowego zadania. W polu z datą handlowiec wybiera z kalendarza dzień, na który planuje zadanie, zaś w polach poniżej ustala godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia wizyty. Z listy rozwijanej można również wybrać rodzaj zadania.
Zaznaczenie opcji Zadanie całodniowe blokuje możliwość ręcznego ustawienia rozpoczęcia i zakończenia zadania. Czas trwania zadania zostanie ustalony według godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy handlowca ustawionych w ustawieniach ogólnych trasówek (Ustawienia ogólne trasówki).
W kolejnym polu należy wybrać kontrahenta, którego dotyczy tworzone zadanie. W tym celu należy kliknąć na ikonkę kontrahenta, a następnie wybrać kliknięciem kontrahenta z listy (w celu ułatwienia można skorzystać z wyszukiwarki). Na liście widoczni są tylko kontrahenci, którzy w wymiarze mh Handlowiec mają ustawionego danego handlowca lub nie mają przypisanego żadnego handlowca. Opcjonalnie w polu poniżej można dodać opis zadania.
Po zaznaczeniu opcji Zadanie cykliczne pokazują się dodatkowe opcje, które pozwalają na dodanie powtarzającego się zadania według określonych ustawień. Użytkownik ma do wyboru zadania dzienne, tygodniowe, miesięczne oraz roczne. Domyślnie zadanie cykliczne dodaje się jako nieskończone. Istnieje opcja wyboru po ilu powtórzeniach zadanie ma się zakończyć (Zakończ po) lub konkretnej daty zakończenia (Zakończ z datą).
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych szczegółów spotkania należy je zapisać klikając przycisk OK. Można również skorzystać z przycisku Anuluj, który spowoduje zamknięcie okna bez wprowadzania zmian. Po zapisaniu wizyty, będzie ona widoczna na planerze we wskazanym miejscu. Ustalanie kolejnych wizyt odbywa się w analogiczny sposób.
Gdy użytkownik skorzysta z przycisku Wstecz na swoim urządzeniu mobilnym, powróci w ten sposób do menu głównego aplikacji, jednak utworzone przez niego wizyty nie zostaną usunięte z planera – po powrocie do zakładki Planer będzie mógł kontynuować układanie trasówki.
Jeśli planer w aplikacji znajdował się w trybie edycji i w tym samym czasie w systemie Symfonia ERP Handel/Symfonia Handel stworzony i zaakceptowany został nowy plan, to po synchronizacji uwzględniającej trasówki po wejściu w planer pojawi się komunikat Aktualny kalendarz został zmieniony. Czy chcesz stworzyć nowy kalendarz?. Kliknięcie przycisku OK spowoduje wycofanie zmian i wyświetlenie zaakceptowanego kalendarza, zaś Anuluj pozwoli na kontynuowanie edycji poprzedniego planu.
Po zaplanowaniu całej trasówki, kolejny krok stanowi wysłanie trasówki do centrali. W tym celu należy skorzystać z przycisku Wyślij. Wyświetli się pytanie: „Czy na pewno wysłać plan?”. Kliknięcie przycisku OK spowoduje wysłanie planu do akceptacji, zaś Anuluj pozwoli na powrót do edytowania kalendarza.
Trasówka zostanie wysłana do zatwierdzenia i otrzyma status Oczekuje na akceptację. Wysłana trasówka będzie widoczna w systemie symfonia ERP Handel/Symfonia Handel w kartotece Trasówki (Mobilny Handel> Trasówka).
W przypadku włączonego ustawienia Automatyczna akceptacja trasówek w Symfonia ERP Handel/ Symfonia Handel po wysłaniu trasówka zostanie od razu zatwierdzona bez oczekiwania na jej akceptację po stronie centrali.
Nie ma konieczności czekania na zatwierdzenie wysłanej trasówki. Wybranie przycisku Edytuj sprawi, że pojawi się pytanie „Czy na pewno chcesz edytować wysłany plan?” z możliwymi odpowiedziami OK/Anuluj. Kliknięcie przycisku OK wprowadzi wysłany kalendarz w tryb edycji, zaś Anuluj pozostawi kalendarz ze statusem oczekuje na akceptację.
Po zatwierdzeniu trasówki będzie ona obowiązywała po zamknięciu bieżącego dnia trasówki – handlowiec rozpocznie odwiedzanie kontrahentów według ustalonych wizyt. W przypadku, gdy trasówka zostanie odrzucona przez kierownika, żadne zmiany nie zostaną wprowadzone.
Edycja trasówki
Ustaloną wcześniej trasówkę można poddać edycji – klikając na dane zadanie, handlowiec wywoła okno wraz z możliwymi do wykonania akcjami:
•Edytuj – wyświetli się ekran, w którym można dokonać zmian dotyczących danego zadania. Aby zapisać zmiany należy kliknąć przycisk OK, w przeciwnym wypadku – Anuluj;
•Usuń – usunięcie zadania lub wszystkich jego wystąpień (w przypadku zadania cyklicznego);
•Anuluj – zamknięcie okna akcji bez wprowadzania zmian.
Czyszczenie trasówki
Opcja czyszczenia trasówki pozwala na usunięcie wszystkich wizyt z danej trasówki, dzięki czemu użytkownik nie musi usuwać każdej z wizyt pojedynczo.
Aby wyczyścić daną trasówkę należy wybrać przycisk Opcje, a następnie Wyczyść kalendarz – po kliknięciu na ten przycisk wyświetli się pytanie Czy na pewno chcesz wyczyścić trasówkę? z możliwością zatwierdzenia lub anulowania operacji. Po zaakceptowaniu wykonywanej operacji trasówka zostanie wyczyszczona, a użytkownik będzie miał możliwość dodawania nowych spotkań na pustej trasówce.
Analogicznie należy postępować w przypadku edytowanej trasówki. Kliknięcie przycisku Opcje ukazuje listę możliwości, jedną z nich jest Wyczyść kalendarz – po wybraniu tego przycisku wyświetli się pytanie „Czy na pewno chcesz wyczyścić trasówkę?”. Potwierdzenie tej operacji spowoduje usunięcie wszystkich wizyt z zaplanowanej trasówki, anulowanie zaś ukryje okienko z pytaniem, a żadne zmiany nie zostaną wprowadzone.
Przywracanie trasówki
W sytuacji, gdy użytkownik będzie potrzebował przywrócić aktualnie obowiązujący kalendarz może skorzystać z przycisku Opcje i wybrać Przywróć aktualny kalendarz. Wyświetli się pytanie Czy na pewno usunąć zmiany?. Zatwierdzenie operacji powoduje anulowanie wszystkich wprowadzonych zmian i przywraca aktualnie zaakceptowany plan. Wybranie Anuluj spowoduje ukrycia okna z pytaniem, użytkownik będzie mógł kontynuować edycję trasówki.
