Wyliczanie wynagrodzenia za urlop

Podstawa prawna:

 

Dz.U.1997 nr 2 poz.14. Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

§ 8 Składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc

1. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

§ 9 Obliczanie wynagrodzenia urlopowego

1. Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

1) dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie.

2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

 

Artykuł 172 K.p. stanowi, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

 

Przykłady opisujące sposób wyliczania wartości.

Pracodawca dopiero w grudniu 2003 r. wypłacił zaległe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych przepracowanych we wrześniu 2003 r. Pracownica korzystała z urlopu wypoczynkowego od 22 grudnia 2003 r. do 5 stycznia 2004 r. Czy pracodawca powinien wliczyć do średniej urlopowej wynagrodzenie za nadgodziny wypłacone w grudniu 2003 r.?

W tym przypadku podstawę obliczenia wynagrodzenia za urlop rozpoczęty w grudniu 2003 r. stanowi wynagrodzenie wypłacone w listopadzie, październiku i we wrześniu 2003 r., ponieważ te trzy miesiące „poprzedzały” miesiąc rozpoczęcia urlopu.

 

W przypadku gdy pracodawca wypłaca wynagrodzenie za każdy miesiąc do 10 następnego miesiąca, czyli np. wynagrodzenie za październik wypłaca w listopadzie, to w razie korzystania z urlopu wypoczynkowego w listopadzie podstawę wynagrodzenia urlopowego powinno stanowić wynagrodzenie wypłacone 10 sierpnia, 10 września i 10 października, czyli wynagrodzenie wypłacone za lipiec, sierpień i wrzesień. Tak ustalone wynagrodzenie dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w miesiącach lipiec – wrzesień.

 

Wyliczając wynagrodzenie za urlop ze składników zmiennych za okres nie dłuższy niż miesiąc stosowane są dwa rozwiązania:

•sumę składników zmiennych wypłaconych za dany okres dzielimy przez liczbę dni/godzin jakie pracownik przepracował aby je otrzymać, czyli wynagrodzenie pobieramy po miesiącu podatkowym i następnie wyliczamy liczbę dni/godzin patrząc po okresach, w których pracownik wykonywał pracę aby otrzymać dane wynagrodzenie,

•sumę składników zmiennych za dany okres dzielimy przez liczbę dni/godzin jakie pracownik przepracował w danym okresie, czyli wynagrodzenie pobieramy po miesiącu bazowym (kadrowym) i następnie wyliczamy liczbę dni/godzin jaką w danym okresie przepracował. Tak przedstawiał się mechanizm liczenia podstaw do urlopu do wersji 2008.

 

Decyzja co do sposobu wyliczania pozostawiona została użytkownikowi. Za pomocą elementu sterującego Rozliczenie urlopu wg okresu użytkownik może określić sposób wyliczania podstaw do urlopu. Do elementu podpięty został  słownik z wartościami:

•kadrowy,

•podatkowy,

•ZUS.

Brak ustawionej wartości elementu, będzie traktowany jak wybranie rozliczania według okresu podatkowego. Ustawienie wartości <kadrowy> będzie traktowane jak wybranie rozliczania według okresu kadrowego (bazowego).

 

Gdy element sterujący Rozliczenie urlopu wg okresu ma ustawioną wartość <kadrowy>, wtedy kwoty składników, liczba dni i godzin przepracowanych dla podstaw do urlopu, ze składników zmiennych są pobierane po okresie kadrowym.

 

Gdy element sterujący Rozliczenie urlopu wg okresu ma wartość <podatkowy>, przy wyliczaniu kwoty składników, liczba dni i godzin przepracowanych do podstaw do urlopu, ze składników zmiennych można wyróżnić trzy sytuacje:

•składniki zmienne pobierane do wyliczania kwoty, liczby dni i godzin, pochodzą z okresów gdzie miesiąc bazowy i miesiąc podatkowy to ten sam miesiąc, więc są wypłacane do końca miesiąca,

•składniki zmienne pobierane do wyliczania kwoty, liczby dni i godzin, pochodzą z okresów gdzie miesiąc bazowy i miesiąc podatkowy to różne miesiące, czyli przykładowo wypłacane do 10 następnego miesiąca,

•składniki zmienne pobierane do wyliczania kwoty, liczby dni i godzin, pochodzą zarówno z okresów gdzie miesiąc bazowy i miesiąc podatkowy to różne miesiące i te same miesiące. Część składników jest wypłacana do końca miesiąca, a część składników jest wypłacana do 10 następnego miesiąca.

 

Gdy element sterujący Rozliczenie urlopu wg okresu ma wartość <podatkowy>, wtedy kwoty składników wyliczone są jako suma po miesiącu podatkowym. Liczba godzin i dni przepracowanych wyliczana jest:

•w sytuacji pierwszej i drugiej ustalany jest miesiąc bazowy, za jaki okres jest wypłata i na podstawie okresu wyliczana jest liczba dni, godzin przepracowanych

•w sytuacji trzeciej ustalane są okresy bazowe dla każdego ze składników zmiennych pobranych do sumy a liczba godzin i dni jest wyliczana jako średnia ważona kwoty składnika liczby godzin(lub dni) przepracowanych

 

Uwzględnianie nieobecności wprowadzonych po zamknięciu okresu

W celu określenia sposobu traktowania nieobecności wstawionych do kalendarza pracownika w zamkniętym okresie, dodany został element sterujący Podstawa url. uwzględni nieobecności dodane w zamkn. okresie. Element określa, czy nieobecności mają być uwzględniane przy wyliczaniu liczby dni/godzin przepracowanych w elemencie Podstawy do urlopu i ekwiwalentu.

Element sterujący przyjmuje wartość ze słownika Tak / Nie*. Element dodany jest do zestawów: Urlopy i Ekwiwalenty oraz Urlopy.

Brak ustawionej wartości traktowane jest jako Nie.

 

Realizacja w programie

Parametry umożliwiające skonfigurowanie sposobu wyliczania wynagrodzenia za urlop

Elementy parametryzujące wyliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, znajdują się w zestawie Wynagrodzenia\Parametry do urlopów:

•Progi do wyznaczania wymiaru urlopu - parametryzacja wymiaru przysługującego urlopu

•Parametry do wyliczania urlopów - parametryzacja przysługującego wymiaru urlopu na żądanie i dni opieki na dziecko

•Zaokrąglanie okresu zatr. przy ustalaniu wym. urlopu - parametryzacja sposobu zaokrąglania okresu zatrudnienia przy ustalaniu wymiaru urlopu. Dostępne wartości:

•Do pełnych miesięcy

•Z dokładnością do dnia

•Uwzględnianie planu urlopowego w bilansie urlopu wypoczyn. - czy zarejestrowane zdarzenia o planie urlopowym mają pomniejszać wartość pozostało urlopu dla pracownika.

•Rozliczenie urlopu wg okresu - element umożliwia określenie czy wartości składników przysługujących za okres nie dłuższy niż miesiąc, mają być pobierane po okresach podatkowych, (czyli sumowane będą składniki wypłacone w danym okresie), czy po okresach kadrowych, (czyli sumowane będą składniki przyznane w danym okresie).

•Liczba miesięcy do średniej urlopowej - liczba miesięcy, jaka zostanie pobrana do wyliczenia podstawy z składników za okres nie dłuższy niż 1 miesiąc ( w założeniu są to 3 miesiące)

•uwzgl. nadgodzin w liczbie przepr. godzin do wyn. urlopowego - czy godziny pracy w nadgodzinach mają być uwzględniane przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego

•Czy waloryzować podstawy do urlopu?

•Obliczanie podstawy dla urlopów kontynuowanych

 

Opis elementów realizujących rozliczenie urlopu

Informacje o urlopach można znaleźć w dwóch zestawach:

•URLOPY - zestaw zawiera informacje związane są z wyliczaniem wynagrodzenia urlopowego

•URLOPY i EKWIWALENTY - zestaw zawiera informacje związane z wyliczaniem wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

 

Do zestawu URLOPY  dodane zostały elementy:

•Rozliczenie urlopu wg okresu

•Obliczanie podstawy dla urlopów kontynuowanych

•Czy waloryzować podstawy do urlopu?

•Podstawa url. uwzględni nieobecności dodane w zamkn. okresie

•Bilans urlopowy

•Podstawy do urlopu

•Rozliczenie urlopu godzinowego

•Rozliczenie urlopu

 

Element Rozliczenie urlopu godzinowego składa się z wyliczanych atrybutów:

•liczba godzin urlopu - liczba godzin urlopu ustalana na podstawie inicjalizacji kalendarzowej i okresu obwiązywania wartości,

•stała za godzinę - wyliczona stawka za godzinę ze stałych składników wynagrodzeń, wyliczana jest jako suma po klasie 08 Wchodzi do podstawy naliczania wynagrodzenia urlopowego jako element stały. Miesięczna stawka dzielona jest przez liczbę godzin pracy w miesiącu,

•podstawa zmiennej - wyliczana jest na podstawie atrybutu średnia do urlopu z elementu kadrowego zgrupowanego Podstawy do urlopu. W atrybucie wyliczana jest suma za zadaną liczbę miesięcy, określona w atrybucie Liczba miesięcy do średniej urlopowej, plus wynagrodzenie godzinowe razy l. godz. do wyliczenia podstawy zmiennej za wynagrodz. godz. lub wynagrodzenie dniówkowe razy l. dni do wyliczenia podstawy zmiennej za wynagr. dniówkowe.

•liczba przepracowanych godzin z okresu podstaw - wyliczana jest na podstawie atrybutu liczba godzin przepracowanych z elementu kadrowego zgrupowanego Podstawy do urlopu. Średnia ważona wyliczana będzie jako suma atrybutów po okresach średnia do urlopu razy suma atrybutów liczba godzin przepracowanych plus wynagrodzenie dniówkowe lub godzinowe razy l. godz. do wyliczenia podstawy zmiennej za wynagrodz. godz dzielone przez sumę atrybutów po okresach średnia do urlopu wynagrodzenia dniówkowego lub godzinowego.

•średnia za godzinę - iloraz podstawa zmiennej i liczba przepracowanych godzin z okresu podstaw

•stawka za godzinę urlopu - suma atrybutów średnia za godzinę i stała za godzinę

•wynagrodzenie za urlop godzinowy - iloczyn liczba godzin urlopu i stawka za godzinę urlopu

•rozliczaj w bieżącym miesiącu - atrybut określa czy rozliczenie urlopu będzie miało miejsce w bieżącym okresie czy w następnym,

•potrącenie wynagrodzenia za urlop godzinowy,

 

 

Element Podstawy do urlopu składa się z wyliczanych atrybutów:

•data podstawy urlopu

•średnia do urlopu

•liczba dni przepracowanych

•liczba godzin przepracowanych

•liczba nadgodzin w miesiącu

•wchodzi do średniej urlopowej

•opis wyliczenia liczby godzin przepracowanych

•l. dni do wyliczenia podstawy zmiennej za wynagr. dniówkowe

•l. godz. do wyliczenia podstawy zmiennej za wynagrodz. godz.

 

Wartość atrybutu średnia do urlopu liczona jest, jako suma po klasie 09 Wchodzi do podstawy naliczania wynagrodzenia urlopowego jako element zmienny.

Element Rozliczenie urlopu wg okresu określa, po jakich okresach będzie liczona suma, czy podatkowych(okresach, w których wypłacono wynagrodzenie), czy kadrowych(okresach, w których wypracował wynagrodzenie)

 

Wartości atrybutów liczba dni przepracowanych i liczba godzin przepracowanych, w zależności od wartości elementu Rozliczenie urlopu wg okresu liczba dni i godzin jest liczona:

•gdy wartość jest równa kadrowym, na podstawie wartości atrybutu data podstawy urlopu ustalany jest miesiąc i dla niego wyliczone zostają wartości liczba dni przepracowanych i liczba godzin przepracowanych

•gdy wartość jest równa podatkowy lub ZUS:

1na podstawie wartości atrybutu data podstawy urlopu ustalane są okresy, które podatkowo lub ZUS-owo, znajdują się w danym miesiącu i zawierają składniki wynagrodzeń pobierane do wyliczania podstaw do urlopu z wynagrodzeń zmiennych

2Dla każdego okresu wybranego w kroku 1

2.1Wyliczana jest suma składników wynagrodzeń zmiennych

2.2Liczba dni roboczych (godzin roboczych) w danym okresie po miesiącu bazowym danego okresu

2.3Wyliczany jest iloczyn z wartości z punktu 2.1 i 2.2,

2.4Wartość z punktu 2.3 dodawana jest do <sumy jeden>

2.5Wartość z punktu 2.1 dodawana jest do <sumy dwa>

3Dzielimy <sumę jeden> przez <sumę dwa> i wynik to liczba dni roboczych(godzin roboczych) wyliczona średnią ważoną.

Wartość atrybutu l. dni do wyliczenia podstawy zmiennej za wynagr. dniówkowe, wyliczana jest liczba dni przepracowanych dla wynagrodzenia dniówkowego. Przy wyliczaniu wartości najpierw ustalany jest okres, w którym wypłacone jest wynagrodzenie, a następnie liczba dni przepracowanych przez pracownika.

 

Wartość atrybutu l. godz. do wyliczenia podstawy zmiennej za wynagrodz. godz., wyliczana jest liczba przepracowanych godzin dla wynagrodzenia godzinowego. Przy wyliczaniu wartości najpierw ustalony jest okres, w którym wypłacone jest wynagrodzenie, a następnie zostaje obliczona liczba przepracowanych godzin.

 

Dodatkowo przebieg wyliczeń jest zapisywany w postaci skróconej, w atrybucie opis wyliczenia liczby godzin przepracowanych. Atrybut opis wyliczenia liczby godzin przepracowanych będzie zawierał opis, jak wyliczana jest wartość atrybutu liczba godzin przepracowanych.

 

Postać zapisu:

•w przypadku gdy atrybut średnia do urlopu przyjmuje wartość zero w danym miesiącu
Miesiąc :<numer miesiąca> Godz: <liczba>

•w przypadku gdy wartości pochodzą z jednego miesiąca
Miesiąc :<numer miesiąca> Godz: <liczba> Kwota: <wartość>

•w przypadku gdy wartości pochodzą z więcej niż jednego miesiąca
(l *w+..)/Sw gdzie M: <numer miesiąca> Godz: <liczba> Kwota: <wartość>, M: <numer miesiąca> Godz: <liczba> Kwota: <wartość>

 

Gdzie:

•l oznacza liczbę godzin

•w oznacza kwot wynagrodzenia

•Sw oznacza sumę kwot wynagrodzenia

 

Realizacja płacowa:

•Łączne potrącenie wynagr.za urlop - kwota o jaką pomniejszamy kwotę brutto, gdy pracownik  wynagradzany jest np. na umowę o pracę ze stawką miesięczną.

•Wynagrodzenie za urlop nierozliczony w poprzednim okresie - wynagrodzenie za urlop, na którym pracownik był w poprzednim miesiącu, taka sytuacja ma miejsce na przykład gdy pracownik ma płatne wynagrodzenie do końca miesiąca, po naliczeniu i wypłaceniu wynagrodzenia pracownik skorzystał ostatniego dnia miesiąca z urlopu wypoczynkowego.

•Wynagrodzenie za urlop rozliczony w bieżącym okresie - kwota wynagrodzenia za urlop rozliczany w bieżącym miesiącu.

 

Kilka przykładów wyliczenia podstaw do urlopu po miesiącach podatkowych

Przykład 1

Wynagrodzenie wypłacane do końca miesiąca. Pracownik w lutym i kwietniu 2008 przepracował dodatkowo po 3 nadgodziny i dostał za nie dodatkowe wynagrodzenie w kwocie 100 zł. Pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego w maju 2008.

 

Atrybuty elementu podstawy do urlopu i ekwiwalentu zawierają wartości:

 

Przykład 2

Wynagrodzenie wypłacane do 10 następnego miesiąca, miesiąc podatkowy jest przesunięty o jeden miesiąc w stosunku do miesiąca bazowego. Pracownik w styczniu i marcu 2008 przepracował dodatkowo po 3 nadgodziny i dostał za nie dodatkowe wynagrodzenie w kwocie 100 zł odpowiednio wypłacone w lutym i kwietniu. Pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego w maju 2008.

 

Atrybuty elementu podstawy do urlopu i ekwiwalentu zawierają wartości:

 

Przykład 3

Wynagrodzenie wypłacane do 10 następnego miesiąca, miesiąc podatkowy jest przesunięty o jeden miesiąc w stosunku do miesiąca bazowego. Wyjątkiem są premie, wypłacane w miesiącu przyznania, rozliczane są w okresach dodatkowych gdzie miesiąc bazowy równy jest podatkowemu. Pracownik w styczniu i marcu 2008 przepracował dodatkowo po 3 nadgodziny i dostał za nie dodatkowe wynagrodzenie w kwocie 100 zł odpowiednio wypłacone w lutym i kwietniu. Dodatkowo w lutym, marcu i kwietniu otrzymał po 200 złoty premii, która mu została odpowiednio w tych samych miesiącach wypłacona. Pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego w maju 2008.

 

Atrybuty elementu podstawy do urlopu i ekwiwalentu zawierają wartości: