Pracodawca jest zobowiązany co 4 lata ponowić zapis pracowników do PPK. Pierwszy ponowny autozapis do programu będzie miał miejsce w 2023 roku. Jest to termin wspólny dla wszystkich firm niezależnie od tego, kiedy zostało w nich wdrożone PPK.
PFR Portal PPK przygotował poradnik „PPK w praktyce: Autozapis”, dostępny pod linkiem:
W poradniku znajdują się praktyczne przykłady, pozwalające na lepsze zrozumienie poruszanych zagadnień oraz terminarz obowiązujący pracodawców.
Deklaracje pracowników o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK przestają obowiązywać wraz z kolejnym 4 letnim terminem autozapisu. Oznacza to, że deklaracje rezygnacji złożone do końca lutego 2023 roku przestaną obowiązywać od 1 marca 2023 r.
Pracodawca ma obowiązek poinformować o ponownym zapisie do ostatniego dnia lutego 2023 roku wszystkie osoby, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat. Oznacza to, że informacja o ponownym autozapisie powinna trafić zarówno do:
•osoby zatrudnionej, która złożyła taką deklarację przed zawarciem w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK,
•uczestnika PPK, który złożył taką deklarację w trakcie oszczędzania w PPK.
Wyjątek stanowią osoby, które po złożeniu deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, a przed dniem 1 kwietnia, ukończą 70 rok życia. Takich osób obowiązek informacyjny pracodawcy nie obejmuje.
Dla osób, które do końca marca 2023 roku nie skończą 55 lat, od 1 marca 2023 należy rozpocząć naliczanie wpłat do PPK:
•od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego danej osobie, po zawarciu w jej imieniu umowy o prowadzenie PPK, jeśli nie była ona wcześniej uczestnikiem PPK.
•od wynagrodzenia wypłaconego danej osobie po 1 marca 2023 roku, jeśli była ona już kiedyś uczestnikiem do PPK, ale zrezygnowała.
Zarządzanie PPK - Wznowienie po 4 latach (autozapis)
Wsparcie obsługi procesu zapisu pracowników do PPK wraz z kolejnym 4 letnim terminem, znajduje się w oknie Zarządzanie PPK na zakładce Wznowienie po 4 latach (autozapis).
Pole Pokaż pracowników daje możliwość wyboru widoku listy pracowników podlegających obowiązkowi wznowienia PPK.
Obowiązek informacyjny
Widok prezentuje osoby zatrudnione, którym należy przekazać informację o ponownym zapisie do PPK tzn. osoby które na dzień 1 kwietnia 2023:
•są zatrudnione,
•są w wieku powyżej 18 i poniżej 70 roku życia,
•którym wcześniej wstawiono i zrealizowano zdarzenie PPK rezygnacja (zarówno, gdy zatrudniony zrezygnował z wpłat do PPK przed zawarciem w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK, jak i uczestnik PPK, który zrezygnował z wpłat do PPK).
Na liście prezentowani są także zatrudnieni, którzy w danych kadrowych, nie mają zarejestrowanej rezygnacji z PPK. Powodem wykazywania przez program takiej grupy osób jest to, że dopuszczalne było pomijanie rejestrowania w programie złożonej przez zatrudnionego rezygnacji z PPK przed jego zgłoszeniem do programu emerytalnego. W konsekwencji na liście prezentowani mogą być zatrudnieni, których obowiązek informacyjny formalnie nie dotyczy, np. osoby nowo zatrudnione oczekujące na możliwość dołączenia do PPK.
Przekazanie informacji o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK osobom, których ta procedura nie dotyczy, nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami dla pracodawcy.
Po zweryfikowaniu listy pracowników należy do końca lutego 2023 przekazać im informacje o autozapisie.
Do wznowienia po 4 latach (autozapis)
Widok prezentuje osoby, które na dzień 1 kwietnia 2023:
•są zatrudnione,
•są w wieku powyżej 18 i poniżej 55 roku życia,
•którym wcześniej wstawiono i zrealizowano zdarzenie PPK rezygnacja (zarówno, gdy zatrudniony zrezygnował z wpłat do PPK przed zawarciem w jego imieniu umowy o prowadzenie PPK), jak i uczestnik PPK, który zrezygnował z wpłat do PPK) lub bez zarejestrowanego takiego zdarzenia, ale nie wysłano w ich imieniu zgłoszenia o prowadzenie PPK.
Jeśli pracownik ma wypełnioną datę w kolumnie data przystąpienia, oznacza to że przystąpił on już wcześniej do PPK, a następnie złożył rezygnację wskutek czego obecnie objęty jest autozapisem. Takiemu pracownikowi (o ile po 1 marca nie złoży ponownie rezygnacji z uczestnictwa w PPK) należy wznowić PPK, aby składki do PPK były uwzględniane od wynagrodzeń naliczanych od 1 marca 2023.
Pracownicy bez daty w kolumnie data przystąpienia nie byli wcześniej zapisani do PPK, w związku z czym wpłaty do PPK będą obowiązywały od wynagrodzeń wypłaconych po terminie zawarcia w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK (tzn. od faktycznej daty rozpoczęcia uczestnictwa).
Przed wznowieniem autozapisu do PPK należy w szczególności zweryfikować obowiązek zapisu osób, które przebywają na długoterminowych nieobecnościach niepłatnych np. urlop bezpłatny. W sytuacji gdy takich pracowników nie obejmuje obowiązek autozapisu, należy ich pominąć podczas wstawiania zdarzenia PPK wznowienie po 4 latach (autozapis).
Aby wstawić zdarzenie PPK wznowienie po 4 latach (autozapis) dla wybranych pracowników:
1.Zaznacz pracowników.
2.Z menu kontekstowego dla listy wybierz Wykonaj akcje.
3.W oknie wstawiania zdarzeń Pracownicy Plan Kapitałowy, sprawdź datę wystąpienia zdarzenia i kliknij Zapisz.
4.Otwórz okno Dziennik zdarzeń (Ctrl+5).
5.W oknie dziennika zdarzeń odszukaj niezrealizowane zdarzenia PPK wznowienie po 4 latach (autozapis) i je zrealizuj.
Zbiorcza realizacja zdarzeń >>
Po zarejestrowaniu w kalendarzu pracowników zdarzenia PPK wznowienie po 4 latach (autozapis) zostaną oni usunięci z tej listy i zaczną być prezentowani w widoku Ze wznowieniem po 4 latach (autozapis).
Ze wznowieniem po 4 latach (autozapis)
Widok ten prezentuje listę osób, którym zarejestrowano w kalendarzu zdarzenie PPK Wznowienie po 4 latach (autozapis).
Tak jak w widoku Do wznowienia po 4 latach (autozapis) kolumna data przystąpienia prezentuje datę zarejestrowania w imieniu pracownika zgłoszenia o prowadzenie PPK. W przypadku pracowników którzy złożyli wcześniej rezygnację będzie to data pierwszego zgłoszenia ich do PPK, a w przypadku pracowników zgłaszanych pierwszy raz będzie to data autozapisu (czyli również pierwszego zgłoszenia do PPK).
Menu podręczne
Menu podręczne dla zakładki Wznowienie po 4 latach (autozapis) zawiera polecenia:
•Przejdź do pracownika – otwiera okno pracownika.
•Wykonaj akcje – otwiera okno wstawienia zdarzenia z grupy Pracowniczy Plan Kapitałowy, domyślnie ustawione jest zdarzenie PPK wznowienie po 4 latach.
•Wykonaj raport 'Rezygnacja z PPK' – umożliwia przygotowanie dla pracownika druku deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
•Wykonaj raport 'Informacja o wznowieniu dokonywania wpłat' – umożliwia przygotowanie dla pracownika druku informującego o wznowieniu dokonywania wpłat do PPK i możliwości złożenia rezygnacji.
Wysyłanie zabezpieczonych e-maili - wysyłka wiadomości do pracowników >>
Wpłaty obliczone i pobrane z wynagrodzenia uczestnika PPK objętego tzw. autozapisem w marcu 2023 roku, powinny zostać przekazane do instytucji finansowej między 1 a 17 kwietnia 2023. Przekazanie tych wpłat do instytucji finansowej w marcu 2023 jest niezgodne z ustawą o PPK.
Zatem w sytuacji, gdy firma przekazuje wpłaty uczestników w miesiącu ich naliczenia to wyjątkowo dla pracowników objętych autozapisem musi wysłać wpłaty do Instytucji Finansowej w terminie od 1 do-17 kwietnia 2023.
Więcej informacji - Przesunięcie miesięcy wpłat >>
W tym przypadku Instytucja Finansowa obsługującą PPK dopuszcza przesunięcie wpłat dla wszystkich pracowników.
Zdarzenie - PPK wznowienie po 4 latach (autozapis)
Zdarzenie PPK wznowienie po 4 latach (z katalogu Programy emerytalne > PPK) rejestruje wznowienie naliczania wpłat na rzecz PPK po upływie 4 lat.
Zdarzenie obsługuje wznowienie PPK:
•u osoby zatrudnionej, która nigdy nie została zgłoszona do PPK (złożyła deklarację rezygnacji z PPK przed zawarciem w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK),
•dla osoby zgłoszonej do PPK, która później złożyła deklarację o rezygnacji z oszczędzania w PPK.
Zarejestrowanie zdarzenia PPK wznowienie po 4 latach osobie, która złożyła deklarację rezygnacji przed zawarciem w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK, skutkuje tak samo jak zdarzenie PPK przystąpienie pojawieniem się zatrudnionego w oknie Zarządzanie PPK zakładce Wpłaty/ Do zgłoszenia w instytucji i obliguje użytkownika do wysłania tego zgłoszenia przed rozpoczęciem naliczania wpłat PPK.
Zgodnie z wytycznymi PFR jeżeli pracownik przed rezygnacją składał deklarację zmiany wysokości wpłat do PPK to tzw. autozapis wznawia wszystkie składki w takiej samej wysokości jak zadeklarowana przez pracownika przed rezygnacją z dokonywania wpłat.