W ramach partnerstwa pomiędzy Symfonią, a Flexee program umożliwia dostęp do funkcjonalności – benefitu pracowniczego, jakim jest usługa Wynagrodzenie na życzenie.
Usługa ta umożliwia pracownikom dostęp do aplikacji mobilnej Flexee, za pomocą, której mogą pobrać część wynagrodzenia w dowolnym dniu miesiąca, tj. bez konieczności czekania do dnia wypłaty.
Więcej informacji o usłudze Wynagrodzenie na życzenie można znaleźć na stronie https://www.flexee.eu/
Do uruchomienia funkcjonalności Wynagrodzenie na życzenie w Symfonia Kadry i Płace niezbędne jest podanie danych z podpisanej z Flexee umowy.
Rozpoczęcie pracy
Rejestracja umowy firmy
Przed rozpoczęciem pracy z Flexee należy w danych kadrowych firmy, w zestawie Wynagrodzenia > Rozliczenia > Wynagrodzenie na życzenie (Flexee) uzupełnić numer umowy zawartej z Flexee wykorzystywany do identyfikacji firmy, oraz numer rachunku bankowego Flexee, na który będą wykonywane przelewy.
W polu e-mail flexee należy uzupełnić adres email firmy Flexee, który będzie wykorzystywany do wysyłki danych z programu.
Rejestracja zgód pracowników
Dla pracowników którzy przystąpili do benefitu Wynagrodzenie na życzenie należy zarejestrować zgodę w elemencie Dostęp do usługi Flexiee (w zestawie Wynagrodzenie na życzenie (Flexee)).
Dodatkowo istnieje możliwość ustalenia wartości Indywidualnego limitu Flexee jako maksymalnego limitu w miesiącu, w ramach którego pracownik może wypłacać część swojego wynagrodzenia.
Gdy kwota nie będzie wskazana, wówczas w ramach eksportu do pliku XLSX wyeksportowana zostanie wysokość wynagrodzenia netto pracownika za ubiegły miesiąc.
Wysokość możliwej wypłaty z Flexee określana jest na podstawie indywidualnego limitu pracownika lub wypłaconego przez pracodawcę wynagrodzenia w poprzednim miesiącu.
Wysokość możliwej wypłaty z Flexee określana jest na podstawie indywidualnego limitu pracownika oraz zadeklarowanego przez pracodawcę w ubiegłym miesiącu wynagrodzenia.
Do deklarowanego wynagrodzenia dla Flexee wliczane są również incydentalne składniki takie jak premie czy nagrody jubileuszowe. W takiej sytuacji ustawienie limitu indywidualnego umożliwia ograniczenie wypłat np. do wysokości wypłacanych składników wynagrodzenia o charakterze stałym.
Eksport danych do Flexee
Aby pracownicy mogli skorzystać z wypłat na życzenie Flexee należy co miesiąc przesyłać wyeksportowane z programu dane, obejmujące listę pracowników oraz ich limity wypłat.
W tym celu w menu Firma znajduje się polecenie Wynagrodzenie na życzenie (Flexee) > Eksport danych do Flexee.
Kryteria wyboru pracowników – grupa ustawień określających warunki które pracownik musi spełniać, aby być wykazanym na liście z danymi do eksportu do Flexee: •Umowa o pracę – pracownik jest zatrudniony na umowie o pracę. •Umowy cywilnoprawne – pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej. •Brak zajęć komorniczych – pracownik nie ma zarejestrowanych zajęć komorniczych (alimenty, potrącenia z tytułem wykonawczym). •Zamknięte okresy płacowe – dane pobierane są tylko z zamkniętych okresów płacowych, z miesiąca dla którego przygotowywany jest eksport do Flexee.
Dane pracowników i wynagrodzeń na dzień – w tym polu należy wybrać datę, dla której przygotowywane jest zgłoszenie pracowników do Flexee. Na jej podstawie pobrane zostaną dane zgłoszeniowe pracowników oraz określone zostaną wynagrodzenia/limity z okresów (w miesiącu dla podanej daty).
Dane zastawienia należy przygotowywać podając datę ubiegłego miesiąca aby pobierane dane uwzględniały wysokość wypłaconych wynagrodzeń. Stan uczestnictwa i limitów też pobierany jest według tej daty.
Eksport danych pracowników – umożliwia wybór dołączanych danych osobowych pracowników: •Numer PESEL •Dokument tożsamości (numer dokumentu) •Adres •Obywatelstwo •Wymiar czasu pracy
Pokaż pracowników – otwiera listę wyboru pracowników. Do eksportu dodanie zostaną tylko pracownicy z dostępem do Flexee spełniający ustawione wyżej kryteria wyboru pracowników.
Odśwież listę pracowników – wczytuje ponownie dane pracowników na liście.
Ustaw hasło do pliku – umożliwia wprowadzenie hasła zabezpieczającego dostęp do eksportowanych danych pracowników.
Wygeneruj i wyślij XLS – jeśli w systemie dostępny jest MS Outlook program wygeneruje plik XLSX, i otworzy okno wysyłki wiadomości. Jeśli w systemie nie ma MS Outlook wybierz Wygeneruj XLS aby zapisać dane do pliku XLSX. Tak przygotowany plik wyślij samodzielnie do Flexee.
 |
Aby przygotować plik do eksportu:
1.Określ Kryteria wyboru pracowników (warunki które pracownik musi spełniać, aby ująć go na liście dla Flexee).
2.W polu Dane pracowników i wynagrodzeń na dzień wybierz datę, dla której przygotowywany jest eksport danych zgłoszeniowych do Flexee.
Dane zastawienia należy przygotowywać podając datę ubiegłego miesiąca aby pobierane dane uwzględniały wysokość wypłaconych wynagrodzeń. Stan uczestnictwa i limitów też pobierany jest według tej daty.
3.Kliknij Pokaż listę pracowników, gdzie zaznacz pracowników dla Flexee i kliknij przycisk Wybierz. Na liście do eksportu pojawią się tylko pracownicy z dostępem do Flexee, spełniający ustawione kryteria wyboru pracowników.
4.Ustaw hasło zabezpieczające dostęp do eksportowanych danych.
5.Jeśli w systemie dostępny jest MS Outlook kliknij Wygeneruj i wyślij XLS, program wygeneruje plik XLSX, i otworzy okno wysyłki wiadomości. Jeśli w systemie nie ma MS Outlook wybierz Wygeneruj XLS aby zapisać dane do pliku XLSX. Tak przygotowany plik wyślij samodzielnie do Flexee.
Import danych z Flexee
Otrzymywane z Flexee dane w formie pliku XLSX importowane w programie Symfonia Kadry i Płace, umożliwiają rejestrację i rozliczenie transakcji pracowników związanych z pobraniem wynagrodzenia na życzenie.
Aby zaimportować dane:
1.Uruchom import poleceniem z menu Firma > Wynagrodzenie na życzenie (Flexee) > Import danych z Flexee.
2.W oknie importu kliknij przycisk Wybierz plik i wskaż plik XLSX, z którego chcesz zaimportować dane.
3.W polu Hasło do pliku uzupełnij hasło (jeśli importowany plik jest zabezpieczony hasłem).
4.Kliknij przycisk Pobierz. Dane z pliku zostaną zaprezentowane na liście.
5.Kliknij przycisk Import aby rozpocząć import i uzupełnienie danych kadrowych.
Jeśli pracownik pobierał dane z Flexee to import danych wstawi w jego kalendarzu transakcję Rejestracja wypłaconych zaliczek (Flexee) rozliczaną transakcją Potrącenie wypłaconych zaliczek (Flexee).
Po imporcie z Flexee należy samodzielnie wprowadzić Potrącenie wypłaconych zaliczek (Flexee) rozliczające wypłaty "wynagrodzenia na życzenie" dla pracownika.
Przy potrąceniu wypłaconych zaliczek (Flexee) pilnowana jest kwota wolna od potrąceń do wysokości 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Przy obliczeniach kwoty wolnej od potrąceń z Flexee wykorzystywane są ustawienia z zestawu Parametry potrąceń dla potrąceń za zgodą pracownika.
Zdarzenia obsługujące te transakcje znajdują się w katalogu 05 Rozliczenia > 13 Wynagrodzenie na życzenie (Flexee).