Kodeks pracy określa dwa rodzaje pracy zdalnej:
•pracę zdalną zawartą na podstawie umowy lub porozumienia między pracownikiem a pracodawcą (stała lub hybrydowa),
•pracę zdalną okazjonalną, którą można wykonywać do 24 dni w roku kalendarzowym.
Praca zdalna świadczona na podstawie umowy lub porozumienia
Zdarzenia związane z pracą zdalną nie mogą być wstawiane do zamkniętego okresu. W celu rozliczenia rekompensaty z zamkniętego okresu, należy ręcznie zwiększyć w danych kadrowych kwotę rekompensaty (dla stawki stałej) w miesiącu rozliczenia lub podczas rejestracji liczby godzin (stawka godzinowa) uwzględnić godziny z zamkniętego miesiąca. Zdarzenia związane z pracą zdalną można również rozliczyć w ramach korekty.
Praca zdalna rozliczana stawką stałą
W aplikacji istnieje możliwość rejestracji pracy zdalnej świadczonej na podstawie umowy lub porozumienia między pracodawcą a pracownikiem.
Rekompensata za pracę zdalną obsługiwana jest przez dwa oddzielne procesy, w zależności czy jest ona w formie ryczałtu, czy ekwiwalentu.
Obydwa składniki, tj. ryczałt i ekwiwalent zostały zdefiniowane identycznie pod kątem rozliczeń płacowych. W przypadku, gdy u danego pracodawcy w przepisach wewnątrzzakładowych wprowadzone zostały inne zasady rozliczania tych składników - zmiany należy wprowadzić samodzielnie, przypisując te składniki do odpowiednich klas.
Informacje o warunkach rekompensowania pracy zdalnej rejestrowane są w zestawie danych kadrowych Wynagrodzenia\Rozliczenia\Praca zdalna w elementach:
•Praca zdalna - ryczałt
•Praca zdalna - ekwiwalent
Rekompensata pracy zdalnej w formie ekwiwalentu obsługiwana jest zdarzeniami: •Rozpoczęcie pracy zdalnej - ekwiwalent – rejestruje dzień rozpoczęcia pracy w trybie pracy zdalnej, rodzaj stawki (godzinowa / stała kwota) oraz wysokość stawki dla ekwiwalentu. •Zakończenie pracy zdalnej - ekwiwalent – rejestruje dzień zakończenia pracy w trybie pracy zdalnej.
W celu rejestracji pracy zdalnej rekompensowanej ekwiwalentem: 1.W kalendarzu pracownika wprowadź zdarzenie Rozpoczęcie pracy zdalnej - ekwiwalent (z katalogu zdarzeń Organizacja pracy > Praca > Praca zdalna).
Podczas realizacji zdarzenia pracownik zostaje dołączony do nowego wzorca Praca zdalna - ekwiwalent.
2.Uzupełnij rodzaj stawki za pracę zdalną jako stała kwota, według której będzie rekompensowana praca zdalna oraz podaj kwotę stawki.
W zależności od tego czy rekompensata za pracę zdalną jest zwolniona z opodatkowania i składek społecznych, czy podlega opodatkowaniu i składkom społecznym, kwotę stawki należy wpisać w odpowiednim polu: •stawka zwolniona z PDOF i ZUS •stawka podlegająca PDOF i ZUS
Po wpisaniu kwoty stawki (dla stałej kwoty), jej wartość pojawi się na płacach w odpowiednim składniku wynagrodzenia: •Ekwiwalent za pracę zdalną •Ekwiwalent za pracę zdalną - PDOF i ZUS
|
Rekompensata pracy zdalnej w formie ryczałtu obsługiwana jest zdarzeniami: •Rozpoczęcie pracy zdalnej - ryczałt – rejestruje dzień rozpoczęcia pracy w trybie pracy zdalnej, rodzaj stawki (godzinowa / stała kwota) oraz wysokość stawki dla ryczałtu. •Zakończenie pracy zdalnej - ryczałt – rejestruje dzień zakończenia pracy w trybie pracy zdalnej.
W celu rejestracji pracy zdalnej rekompensowanej ryczałtem: 1.W kalendarzu pracownika wprowadź zdarzenie Rozpoczęcie pracy zdalnej - ryczałt (z katalogu zdarzeń Organizacja pracy > Praca > Praca zdalna).
2.Uzupełnij rodzaj stawki za pracę zdalną jako stała kwota, według której będzie rekompensowana praca zdalna oraz podaj kwotę stawki.
 W zależności od tego czy rekompensata za pracę zdalną jest zwolniona z opodatkowania i składek społecznych, czy podlega opodatkowaniu i składkom społecznym, kwotę stawki należy wpisać w odpowiednim polu: •stawka zwolniona z PDOF i ZUS •stawka podlegająca PDOF i ZUS
Pracownik zostanie dołączony do wzorca Praca zdalna - ryczałt, a na płacach pojawią się składniki wynagrodzenia z rozliczeniem ryczałtu: •Ryczałt za pracę zdalną •Ryczałt za pracę zdalną - PDOF i ZUS
Kwota rekompensaty za pracę zdalną nie jest pomniejszana o nieobecności pracownika, jak również nie jest przeliczana proporcjonalnie za część miesiąca. Kwota wskazana w danych kadrowych jest w całości prezentowana na płacach. Jeżeli w danym miesiącu wartość rekompensaty jest inna, należy ją ręcznie wyliczyć i wprowadzić tę wartość z datami obowiązywania.
 |
Praca zdalna rozliczana stawką godzinową
Rozliczanie pracy zdalnej na podstawie stawki godzinowej (zarówno dla elementu Praca zdalna - ekwiwalent jak i Praca zdalna - ryczałt) definiowane jest przez wybór wartości stawka godzinowa w polu rodzaj stawki za pracę zdalną, a następnie określenie kwot stawek za godzinę pracy zdalnej.
Rekompensata pracy zdalnej w formie ekwiwalentu obsługiwana jest zdarzeniami: •Rozpoczęcie pracy zdalnej - ekwiwalent – rejestruje dzień rozpoczęcia pracy w trybie pracy zdalnej, rodzaj stawki (godzinowa / stała kwota) oraz wysokość stawki dla ekwiwalentu. •Rejestracja godzin pracy zdalnej - ekwiwalent – rejestruje godziny pracy zdalnej dla naliczenia przysługującej rekompensaty. •Zakończenie pracy zdalnej - ekwiwalent – rejestruje dzień zakończenia pracy w trybie pracy zdalnej.
Rejestracja rozpoczęcia pracy w trybie pracy zdalnej - ekwiwalent W celu rejestracji pracy zdalnej rekompensowanej ekwiwalentem według stawki godzinowej: 1.W kalendarzu pracownika wprowadź zdarzenie Rozpoczęcie pracy zdalnej - ekwiwalent (z katalogu zdarzeń Organizacja pracy > Praca > Praca zdalna).
2.Uzupełnij rodzaj stawki za pracę zdalną jako stawka godzinowa, według której będzie rekompensowana praca zdalna oraz podaj jej kwotę.
W zależności od tego czy rekompensata za pracę zdalną jest zwolniona z opodatkowania i składek społecznych, czy podlega opodatkowaniu i składkom społecznym, kwotę stawki należy wpisać w odpowiednim polu: •stawka zwolniona z PDOF i ZUS •stawka podlegająca PDOF i ZUS
Rejestracja godzin pracy - ekwiwalent Aby rozliczyć rekompensatę w formie godzinowej na płacach, konieczne jest zarejestrowanie godzin pracy zdalnej, w tym celu: 1.Wstaw w kalendarzu pracownika zdarzenia Rejestracja godzin pracy zdalnej - ekwiwalent.
2.Podczas realizacji zdarzenia uzupełnij liczbę godzin, w których świadczona była praca zdalna (według stawki wskazanej podczas realizacji zdarzenia Rozpoczęcie pracy zdalnej - ekwiwalent).
3.Po zaewidencjonowaniu liczby godzin, kwota rekompensaty będzie rozliczona na płacach.
 |
Rekompensata pracy zdalnej w formie ekwiwalentu obsługiwana jest zdarzeniami: •Rozpoczęcie pracy zdalnej - ryczałt – rejestruje dzień rozpoczęcia pracy w trybie pracy zdalnej, rodzaj stawki (godzinowa / stała kwota) oraz wysokość stawki dla ekwiwalentu. •Rejestracja godzin pracy zdalnej - ryczałt – rejestruje godziny pracy zdalnej dla naliczenia przysługującej rekompensaty. •Zakończenie pracy zdalnej - ryczałt – rejestruje dzień zakończenia pracy w trybie pracy zdalnej.
Rejestracja rozpoczęcia pracy w trybie pracy zdalnej - ryczałt W celu rejestracji pracy zdalnej rekompensowanej ryczałtem według stawki godzinowej: 1.W kalendarzu pracownika wprowadź zdarzenie Rozpoczęcie pracy zdalnej - ryczałt (z katalogu zdarzeń Organizacja pracy > Praca > Praca zdalna).
2.Uzupełnij rodzaj stawki za pracę zdalną jako stawka godzinowa, według której będzie rekompensowana praca zdalna oraz podaj jej kwotę.
W zależności od tego czy rekompensata za pracę zdalną jest zwolniona z opodatkowania i składek społecznych, czy podlega opodatkowaniu i składkom społecznym, kwotę stawki należy wpisać w odpowiednim polu: •stawka zwolniona z PDOF i ZUS •stawka podlegająca PDOF i ZUS
Rejestracja godzin pracy - ryczałt Aby rozliczyć rekompensatę w formie godzinowej na płacach, konieczne jest zarejestrowanie godzin pracy zdalnej, w tym celu: 1.Wstaw w kalendarzu pracownika zdarzenia Rejestracja godzin pracy zdalnej - ryczałt.
2.Podczas realizacji zdarzenia uzupełnij liczbę godzin, w których świadczona była praca zdalna (według stawki wskazanej podczas realizacji zdarzenia Rozpoczęcie pracy zdalnej - ryczałt).
3.Po zaewidencjonowaniu liczby godzin, kwota rekompensaty będzie rozliczona na płacach.
|
Podczas realizacji zdarzeń:
•Rozpoczęcie pracy zdalnej - ekwiwalent
•Rozpoczęcie pracy zdalnej - ryczałt
dla pracy zdalnej rozlicznej stawką godzinową uaktywniana jest akcja wstawiania serii zdarzeń ewidencjonujących godziny pracy zdalnej, tj.:
•Rejestracja godzin pracy zdalnej - ekwiwalent – dla pracy zdalnej rozliczanej ekwiwalentem,
•Rejestracja godzin pracy zdalnej - ryczałt – dla pracy zdalnej rozliczanej ryczałtem,
które są generowane co miesiąc, w każdym 25 dniu miesiąca.
Zakończenie pracy zdalnej
W celu zakończenia rozliczania rekompensaty za pracę zdalną należy w kalendarzu pracownika wstawić zdarzenie:
•Zakończenie pracy zdalnej - ekwiwalent – dla pracy zdalnej rozliczanej ekwiwalentem,
•Zakończenie pracy zdalnej - ryczałt – dla pracy zdalnej rozliczanej ryczałtem.
Wstawienie zdarzenia zamknie daty obowiązywania wartości w elementach danych kadrowych oraz zamknie wzorzec rozliczania pracy zdalnej.
Praca zdalna okazjonalna
W celu rejestracji okazjonalnej pracy zdalnej należy w kalendarzu pracownika dodać zdarzenie Praca zdalna okazjonalna (z katalogu zdarzeń Organizacja pracy\Praca\Praca zdalna). Wstawienie pierwszego zdarzenia uaktywnia Bilans pracy zdalnej okazjonalnej (dostępny w zestawie Wynagrodzenia\Rozliczenia\Praca zdalna).
Bilans zawiera atrybuty:
•wymiar pracy zdalnej okazjonalnej – zawiera informacje o ustawowej liczbie dni pracy zdalnej okazjonalnej.
•zarejestrowano dni pracy zdalnej okazjonalnej – suma zarejestrowanych w programie dni pracy zdalnej okazjonalnej.
•korekta dni pracy zdalnej okazjonalnej – pozwala na skorygowanie wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej np. na podstawie informacji w świadectwie pracy o wykorzystanych dniach pracy zdalnej okazjonalnej u poprzedniego pracodawcy.
•wykorzystano dni pracy zdalnej okazjonalnej – suma wykorzystanych dni pracy zdalnej okazjonalnej z uwzględnieniem korekty.
•pozostało dni pracy zdalnej okazjonalnej – pozostałe do wykorzystania dni pracy zdalnej okazjonalnej z uwzględnieniem korekty.
Informacje do bilansu są pobierane z elementu Zarejestrowane dni pracy zdalnej okazjonalnej, w którym są rejestrowane (na podstawie zdarzeń) informacje o datach, w których wystąpiła okazjonalna praca zdalna.
Zdarzenie Praca zdalna okazjonalna można wstawić najwcześniej od dnia wejścia w życie przepisów o pracy zdalnej, tj. 7 kwietnia 2023 roku. Przy próbie wstawienia zdarzenia z wcześniejszą datą pojawi się komunikat:
W przypadku przekroczenia dostępnego wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej pojawi się informacja o przekroczeniu limitu, gdzie użytkownik może zdecydować czy kontynuować rejestrację zdarzenia:
Zdarzenie Praca zdalna
Zdarzenie Praca zdalna (dostępne przed wersją 2023) nie wpływa na naliczenia wynagrodzeń.