Zaświadczenie ZUS Z-3a jest raportem sporządzanym przez pracodawcę w imieniu ubezpieczonego, w celu wypłaty przez ZUS określonego rodzaju zasiłku.
Parametry wspólne raportu
Po wybraniu raportu Zaświadczenie ZUS Z-3a uruchamiane jest okno parametrów zaświadczenia ZUS Z-3a.
(Pierwsze okno parametrów raportu ZUS Z-3a)
Istotnymi ustawieniami raportu ZUS Z-3a są data wykonania zaświadczenia oraz okres pobierania zaświadczeń lekarskich. Data wykonania zaświadczenia ZUS Z-3a określa dzień, na który pobierane są przez raport informacje o rozliczeniach zasiłków. Informacje o zarejestrowanych w programie zaświadczeniach lekarskich pracownika (Dane kadrowe\ZUS\Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3) pobierane są na podstawie dat z okresu podanego w polach od do (Okres pobierania załączonych zaświadczeń lekarskich). Na podstawie wybranych dat w kolejnym oknie raportu zostaną wyświetlone informacje o rodzajach zasiłków, okresach zaświadczeń lekarskich wraz z ich numerami.
Adres zamieszkania ubezpieczonego wybierany jest z rozwijanej listy rodzajów adresów: Adres zameldowania (domyślny), Adres tymczasowy, Adres do korespondencji.
Dla zaznaczonej opcji Uwzględniaj wszystkie pozycje Z-3a dostępne są dodatkowe parametry raportu:
•Informacje o wypłaconych świadczeniach:
oPkt 1-3 - Okres tylko z danego roku - raport będzie uwzględniał nieobecności tylko z danego roku,
•Informacje o przychodzie:
oPodstawy niewchodzące do średniej - prezentowane będą podstawy, które nie wchodzą do średniej,
oKolumny dotyczące liczby dni - prezentowane będą wartości dotyczące liczby dni,
•Uwagi - w polu wprowadza się dodatkowe informacje. W raporcie w punkcie Uwagi wykazany będzie okres wyczekiwania na prawo do zasiłku. Okres wyczekiwania ustalany jest na podstawie czasu obowiązywania wartości Nie elementu Uprawniony do pobierania zasiłku/wynagrodzenia chorobowego.
•Rachunek bankowy ubezpieczonego - drukowany będzie numer rachunku bankowego,
•Drukuj tylko podstawy z ostatnich 12 miesięcy (po ustaniu zatrudnienia) - zaznaczenie spowoduje, że na ZUS Z-3a będą drukowane podstawy tylko z ostatnich dwunastu miesięcy. Opcja ta sprawdza czy są wygenerowane podstawy. W przypadku braku podstaw wyświetlany jest komunikat: Pracownik …. nie ma naliczonych wszystkich potrzebnych do raportu podstaw do chorobowego. Należy wykonać zdarzenie „Generowanie podstaw do chorobowego” dla pracownika i wykonać raport powtórnie. Podstawy uzupełnia się wykonując zdarzenie 7. Systemowe \ Generowanie podstaw do chorobowego.
Po zaznaczeniu opcji Uwzględniaj tylko pozycje do pkt 2 lub 3 Z-3a dodatkowe parametry wymienione powyżej są niedostępne.
W części Lokalizacja folderu plików wynikowych do PUE należy wskazać miejsce, w którym zapisywany będzie plik XML zaświadczenia ZUS Z-3a. Domyślnie jest to lokalizacja wskazana w programie, jako katalog domyślny plików ZUS (Ustawienia \ Komunikacja \ Domyślne ścieżki do zapisywanych plików \ Katalog domyślny plików ZUS). Należy mieć nadane uprawnienie do zapisu w wybranej lokalizacji.
Jeżeli zostanie zaznaczony parametr Wprowadzanie danych do zestawu kadrowego, w następnym kroku wykonywania raportu otworzy się okno (zestaw Zaświadczenie płatnika składek Z-3), w którym można wprowadzić lub zweryfikować dane dotyczące zaświadczenia lekarskiego wykonywania ZUS Z-3a. Wprowadzając do programu informacje o zwolnieniu lekarskim można określić się czy dostarczone zwolnienie ZUS ZLA jest w formie papierowej, czy elektronicznej. Dla elementu Zaświadczenie lekarskie atrybut e-zwolnienie należy ustawić w zależności od rodzaju zwolnienia:
•elektroniczne na TAK,
•papierowe na NIE.
(Zestaw Zaświadczenie płatnika składek Z-3 - wartość atrybutu e-zwolnienie)
Parametry ubezpieczonego i liczba zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego
W kolejnym oknie parametrów raportu wyświetlane są informacje o zasiłkach, o które występuje pracodawca w imieniu ubezpieczonego oraz liczba pracowników zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.
(Drugie okno parametrów raportu ZUS Z-3a)
Zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz zasiłek wyrównawczy nie są dostępne do zaznaczenia, ponieważ nie dotyczą zaświadczenia ZUS Z-3a.
Dane widoczne w tym oknie pobierane są z zestawu Zaświadczenie płatnika składek Z-3a z elementu Zwolnienia lekarskie oraz z zestawu Zasiłki, Choroby z elementu Rozliczenie zasiłku.
Dane pobierane są według wskazanych w pierwszym oknie dat Data wykonania zaświadczenia ZUS Z-3a oraz Okres pobierania załączonych zaświadczeń lekarskich.
Dane widoczne w tym oknie zostaną wykazane na zaświadczeniu ZUS Z-3a w części Ubezpieczony występuje o.
Jako ubezpieczeni liczeni są pracownicy spełniający przynajmniej jeden z warunków:
•posiada umowę o pracę na dzień 30 listopada,
•ustawiona w elemencie zgrupowanym Obowiązkowe ub. społeczne i zdrowotne wartość atrybutu ub. chorobowe obowiązkowe ? na Tak, oraz data od: (ub. społeczne) powinna być ustawiona,
•ustawiona w elemencie Dobrowolne ub. społeczne i zdrowotne wartość atrybutu ub. chorobowe dobrowolne ? na Tak z oraz data od: (ub. chorobowe dobrowolne) powinna być ustawiona.
Podgląd przygotowanego raportu
W oknie podglądu raportu ZUS Z-3a dostępne są przyciski:
•Drukuj - uruchamia standardowe okno z parametrami drukarki domyślnej.
•Wyślij za pomocą e-mail - zaświadczenie dodawane jest, jako załącznik PDF do
e-mail w domyślnym kliencie pocztowym.
•Eksportuj - umożliwia zapisywanie pliku w wybranej lokalizacji w formacie PDF lub MS Word.
Pozostałe przyciski umożliwiają zmianę widoku raportu oraz zamknięcie okna.
Po zapisaniu raportu do formatu MS Word można go edytować a następnie przesłać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
(Podgląd zaświadczenia ZUS Z-3a – strona pierwsza)