Dokument ten opisuje sposoby wyliczania bilansów urlopowych dla pracowników. W związku z tym, że istnieją różne interpretacje i rozporządzenia regulujące kwestie wyliczania, można spotkać rożne wyliczenia wymiarów urlopu dla tych samych parametrów pracowników. Symfonia ERP Kadry i Płace umożliwia poprawę wyliczeń wykonywanych w programie, jeśli w specyficznych przypadkach odbiegają od oczekiwań użytkownika.
Czynniki wpływające na wymiar urlopu pracownika
Symfonia ERP Kadry i Płace realizuje wymagany przepisami model urlopów pracowniczych. Istotnym elementem tego modelu jest wyliczanie wymiaru urlopu pracownika.
Wartość wymiaru urlopu pracownika zatrudnionego na umowę o pracę wykazywana jest w atrybucie wymiar urlopu przysługujący elementu kadrowego zgrupowanego Bilans urlopowy pełny. Wartość ta jest wyliczona w oparciu o:
•historię zatrudnienia pracownika
•rodzaj stosunku pracy
•wykształcenie pracownika
•wymiar czasu pracy
•decyzję użytkownika czy uwzględniać historię zatrudnienia
Historia zatrudnienia pracownika obejmuje następujące elementy:
•zatrudnienia u poprzednich pracodawców
•pierwsze zatrudnienie i pierwszy urlop
•nieobecności w pracy, przerwy w zatrudnieniu
W celu uwzględnienia wszystkich parametrów wyliczania wymiaru urlopu pracownika, wykorzystany jest algorytm zawarty w formułach:
•K: Wymiar urlopu przysługujący pracownikowi II
•I: Do bilansu urlopowego II
•I: Do staży II
•I: Funkcje na danych kadrowych
Obliczanie staży
Obliczanie stażu do prawa do urlopu oraz stażu do wymiaru urlopu w Symfonia ERP Kadry i Płace można wykonać na dwa sposoby:
•Na podstawie ewidencji zatrudnienia i ukończonych szkół
•Na podstawie poprzedniego bilansu
Sposób obliczenia ustawiany jest atrybutem obliczanie staży.
Staże do urlopu obliczane są w formule K: Staż pracy do wyznaczenia wymiaru urlopu.
Na podstawie poprzedniego bilansu
Jeśli nie uzupełniamy informacji dotyczących historii zatrudnienia oraz wykształcenia pracowników zalecane jest wykonywanie obliczania staży na podstawie poprzedniego bilansu. W takiej sytuacji brane pod uwagę będą wartości wprowadzone we wcześniejszym bilansie.
Liczba lat podstawiana jest pod progi z elementu Progi do wyznaczania wymiaru urlopu i obliczany jest wymiar urlopu podstawowego.
Na podstawie ewidencji zatrudnienia i ukończonych szkół
Dla takiego ustawienia przy obliczeniu staży zostanie uwzględniona historia zatrudnienia i wykształcenie pracownika wprowadzone w programie.
Wyznaczenie wymiaru urlopu wykonywane jest według danych na dzień liczenia bilansu.
Podstawa do wymiar urlopu obliczana jest za pomocą:
1. Długości okresów zatrudnienia i przerw u poprzednich pracodawców. Atrybut wchodzi do wymiaru stażu elementu Okresy zatrudnienia i przerw u poprzednich pracodawców określa jak dany element wpływa na wyliczenie.
Dostępne elementy (słownik Rodzaj wymiaru stażu):
•Brak prawa do urlopu (tylko do wymiaru)
•Dodatek stażowy
•Dodatek stażowy i nagroda jubileuszowa
•Nagroda jubileuszowa
•Nie wchodzi
•Staż do urlopu
•Staż do urlopu i do dodatku stażowego
•Staż do urlopu i nagroda jubileuszowa
•Wszystkie staże
2. Ukończonych szkół. Nieukończone (tzn. takie, których data zakończenia jest nieokreślona lub znajduje się w przyszłości) szkoły nie są uwzględnianie.
3. Umowy o pracę.
4. Zdarzeń pomniejszających staż do wymiaru urlopu w bieżącej pracy, są to:
•Zdarzenia klasy Zdarzenia pomniejszające staż do urlopu (Urlop bezpłatny, Nieobecności całodzienne nieusprawiedliwione)
•Dane kadrowe z elementu Informacja o świadczeniu/przerwie RSA (Urlop bezpłatny, Nieobecności całodzienne nieusprawiedliwione)
•Eliminacja powtarzających się okresów.
5. Analiza przypadków nauki i pracy jednocześnie. Wybierany jest wariant wyliczenia korzystniejszy dla pracownika.
Liczba lat podstawiana jest pod progi z elementu Progi do wyznaczania wymiaru urlopu i obliczany jest wymiar urlopu podstawowego.
Rodzaj pracy
Zależnie od daty zatrudnienia wybierany jest sposób wyliczenia wymiaru urlopu: pierwsza praca przed dniem 2004-01-01, pierwsza praca po dniu 2003-12-31, kolejne zatrudnienie.
Pierwsza praca rozpoczęta przed dniem 2004-01-01
Do osób, które do 1 stycznia 2004 r. nie uzyskały prawa do kolejnego urlopu wypoczynkowego, stosuje się stare (obowiązujące do końca 2003 r.) przepisy dotyczące nabywania prawa do pierwszego urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 14 listopada 2003 r. do pracowników, którzy do dnia wejścia w życie ustawy nie nabyli prawa do kolejnego urlopu, stosuje się do czasu nabycia prawa do kolejnego urlopu art. 153 k.p. w dotychczasowym brzmieniu. Oznacza to, że:
•pracownicy, którzy do 1 stycznia nie przepracowali 6 miesięcy (a więc nie nabyli prawa do pierwszego – cząstkowego – urlopu z upływem 6 miesięcy pracy), nabędą to prawo, gdy upłynie 6 miesięcy ich zatrudnienia, natomiast prawo do pełnego urlopu z upływem roku pracy;
•pracownicy, którzy do 1 stycznia nabyli prawo do pierwszego (cząstkowego) urlopu, bo przepracowali już 6 miesięcy, ale nie nabyli prawa do pełnego pierwszego urlopu, nabędą do niego prawo z upływem roku pracy.
Obie te grupy prawo do kolejnego urlopu nabędą z dniem 1 stycznia 2005 r.
Zasadą jest, bowiem, że prawo do kolejnego urlopu pracownicy nabywają z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego (po roku, w którym uzyskali oni prawo do pierwszego urlopu). Oczywiście, jeśli w dniu tym pracownik jest zatrudniony. Jeśli nie, prawo do kolejnego urlopu nabędzie pierwszego dnia zatrudnienia w tym roku.
Trzeba jednak pamiętać, iż pracownicy, którzy 1 stycznia 2004 r. nie nabyli prawa do kolejnego urlopu wypoczynkowego, nabywają go w bieżącym roku na starych zasadach, ale jednak w nowym wymiarze.
Pierwsza praca rozpoczęta po dniu 2003-12-31
Według przepisów dotyczących naliczania wymiaru urlopu obowiązujących od dnia 2004-01-01 pracownikowi, który podjął pierwszą pracę przysługuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 K.p.). Urlop jest nabywany sukcesywnie za każdy przepracowany miesiąc.
Wymiar pierwszego urlopu nie podlega zaokrągleniu wobec braku podstawy prawnej, która by obligowała do tego pracodawcę.
Brak zaokrąglenia niepełnego miesiąca pracy – niepełny miesiąc niezaliczony u bieżącego pracodawcy należy uwzględnić u kolejnego
Nie pomniejszamy wymiaru urlopu u bieżącego pracodawcy, jeżeli został on wykorzystany w wymiarze wyższym niż proporcjonalny do okresu przepracowanego u poprzedniego pracodawcy.
Kolejne zatrudnienie
Przy kolejnym zatrudnieniu wymiar urlopu wyliczany jest z uwzględnieniem wcześniejszych okresów zatrudnienia.
Wyznaczenie wymiaru urlopu należnego
Wymiar urlopu a zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca
Parametr Zaliczanie wym. etatu do miesiąca przy ustalaniu wym. urlopu określa jak uwzględnić miesiąc, w którym dochodzi do zmiany wymiaru czasu pracy.
Parametr ten korzysta ze słownika Zaliczanie wym. etatu do miesiąca przy ustalaniu wym. urlopu i posiada następujące elementy:
•Z pierwszego dnia miesiąca
•Z większej liczby dni kalendarzowych danego wymiaru
Wymiar urlopu a zmiana wymiaru etatu
Niepełne dni urlopu należnego zostaną zaokrąglone w górę. Urlop należny nie może przekroczyć wymiaru urlopu podstawowego.
Dla każdego z wymiarów etatów obliczany jest urlop przysługujący, a jego wartości są sumowane. Etaty nie są grupowane, obliczenia są wykonywane dla każdego okresu.
Praca u poprzedniego pracodawcy w miesiącu zatrudnienia
Jeśli stosunek pracy u poprzedniego pracodawcy trwa nadal po dacie rozpoczęcia pracy u kolejnego pracodawcy, to do stażu do urlopu uwzględniany jest również ten miesiąc.
Jeśli zatrudnienie u poprzedniego pracodawcy zostało zakończone przed rozpoczęciem pracy u bieżącego pracodawcy wtedy nie uwzględniamy tego miesiąca.
Powrót do pracy a długość urlopu
Pracownik powracający do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego, po trwającym co najmniej 1 miesiąc nieobecności (art. 1552 § 1 K.P.), ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze:
•proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku,
•proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.
Zdarzenia wpływające na wymiar urlopu, są to:
Zdarzenia klasy Zdarzenia pomniejszające wymiar urlopu (Urlop bezpłatny, nieobecności całodzienne nieusprawiedliwione, Urlop wychowawczy)
W sytuacji, gdy przed rozpoczęciem wskazanego okresu nieobecności, pracownik wykorzysta urlop wypoczynkowy w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze, to obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego nie jest już możliwe (art. 1552 § 2 K.P.).
Wymiar urlopu należnego
Wymiar urlopu należnego jest sumą wszystkich wartości urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z obliczonymi dniami urlopu dla poszczególnych wymiarów etatów w okresach.
Wymiar urlopu przysługującego
Wymiar urlopu przysługującego wyliczony jest jako:
Wymiar urlopu należnego po zaokrągleniu + Urlop zaległy – Nieobecności pomniejszające wymiar
Wymiar urlopu przysługującego nie może być większy niż wymiar urlopu podstawowego.
Przykłady
Wymiar urlopy z zmiany wymiaru etatu
Rozważmy następujące zmiany zatrudnienia u pracownika zatrudnionego w warunkach kolejnego urlopu:
•Od 2005-01-01 do 2005-01-31 na cały etat i próg wymiaru urlopu 26,
•Od 2005-02-01 do 2005-02-28 na pół etatu i próg 26,
•Od 2005-03-01 do 2005-03-31 na ¾ etatu i próg 26,
•Od 2005-04-01 na cały etat i próg wymiaru urlopu 26.
Wymiar ustalony dla tego pracownika w bilansie z dnia 2005-04-01 wyliczamy następująco:
•Dla pierwszego okresu 26 * 1 * 1/12 = 2,166 ~ 3,
•Dla drugiego okresu 26 * ½ * 1/12 = 1,0833 ~ 2,
•Dla trzeciego okresu 26 * ¾ * 1/12 = 1,666 ~ 2,
•Dla czwartego okresu 26 *1 * 9/12 = 19,5.
Wymiar w bilansie z dnia 2005-04-01 wynosi 26 bo 3+2+2+19,5 = 26,5 ~27 ale nie może być większy niż maksymalny wymiar 26.
Wymiar ustalony dla tego pracownika w bilansie z dnia 2005-03-01 wyliczamy następująco:
•Dla pierwszego okresu 26 * 1 * 1/12 = 2,166 ~ 3,
•Dla drugiego okresu 26 * ½ 8 1/12 = 1,0833 ~ 2,
•Dla trzeciego okresu 26 * ¾ * 10/12 = 16,666.
Wymiar w bilansie z dnia 2005-03-01 wynosi 22 bo 3+2+16,25 = 21,25 ~ 22.
Wymiar ustalony dla tego pracownika w bilansie z dnia 2005-02-01 wyliczamy następująco:
•Dla pierwszego okresu 26 * 1 * 1/12 = 2,166 ~ 3,
•Dla drugiego okresu 26 * ½ * 11/12 * = 11,9166.
Wymiar w bilansie z dnia 2005-02-01 wynosi 15 bo 3+11,19 = 14,91 ~ 15.
Zmiana miejsca zatrudnienia w tym samym miesiącu
Pracownik zakończył pracę u poprzedniego pracodawcy w dniu 2005-03-10. Obecne zatrudnienie rozpoczął w dniu 2005-03-12, jest to zatrudnienie na czas nieokreślony. Przy liczeniu wymiaru urlopu zakładamy, że poprzedni pracodawca udzielił pracownikowi urlopu za miesiąc marzec. Proporcjonalny wymiar urlopu ustalany jest za okres zatrudnienia od 2005-04-01.
Kolejna praca w roku pierwszego zatrudnienia na przełomie 2003-2004
Pracownik rozpoczął pracę w dniu 2004-04-20 w wymiarze pełnego etatu. W okresie od 2003-03-01 do 2003-10-22 był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy. W bilansie urlopowym obliczanie staży ma wartość 1 na podstawie ewidencji zatrudnienia i ukończonych szkół. Ustalamy wymiar urlopu w oparciu o założenia, że:
•u poprzedniego pracodawcy rozpoczął pierwszą pracę
•nabył w jej trakcie prawo do połowy urlopu wypoczynkowego po 6 miesiącach pracy i wykorzystał ten urlop
•staż w pierwszej pracy u poprzedniego pracodawcy wynosi 7m i 22 dni
Pracownik ten w trakcie obecnego zatrudnienia nabywa prawo do drugiej połowy urlopu w dniu 2004-08-29, tego dnia upływa rok stażu pracy. Prawo do kolejnego urlopu pracownik nabędzie w dniu 2005-01-01.
Kolejne zatrudnienie po 2003-12-31
Pracownik rozpoczął pracę w dniu 2005-06-20 w wymiarze pełnego etatu. W okresie od 2003-01-01 do 2003-04-14 był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy. W bilansie urlopowym obliczanie staży ma wartość 0 na podstawie poprzedniego bilansu. Na podstawie stażu do prawa do urlopu w wielkości 3m 14 dni ustalamy teoretyczną datę zatrudnienia na 2005-03-05. Pracownik ten rozpatrywany jest według nowych przepisów urlopowych. Nabywa prawo do urlopu po przepracowaniu kolejnych miesięcy w wymiarze proporcjonalnym. Prawo do pierwszego urlopu u obecnego pracodawcy nabędzie po 16 dniach pracy w dniu 2005-07-06.
Kolejna praca po upływie ponad roku od pierwszego zatrudnienia
Pracownik rozpoczął pracę w dniu 2005-06-01 w wymiarze pełnego etatu. W okresie od 2004-01-01 do 2004-02-12 był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy. W bilansie urlopowym obliczanie staży ma wartość 1 na podstawie poprzedniego bilansu. Pracownik ten nie pracuje już w warunkach pierwszej pracy. Z tego powodu ma prawo do pełnego urlopu w wymiarze 20 dni proporcjonalnego do czasu pracy u obecnego pracodawcy. Od dnia rozpoczęcia pracy należy mu się 12 dni urlopu.
Kolejna praca w warunkach pierwszej pracy
Pracownik rozpoczął pracę w dniu 2005-06-01 w wymiarze pełnego etatu. W okresie od 2005-01-01 do 2005-02-12 był zatrudniony u poprzedniego pracodawcy. W bilansie urlopowym obliczanie staży ma wartość 1 na podstawie poprzedniego bilansu. Pracownik ten pracuje w warunkach pierwszej pracy. W dniu 2005-06-20 nabędzie prawo do urlopu w wymiarze 1,67 dnia.
Zmieniający się wymiar etatu w trakcie zatrudnienia
Pracownik z prawem do pełnego urlopu w wymiarze 26 dni jest zatrudniony w firmie i w trakcie zatrudnienia wielokrotnie zmieniony jest jego wymiar etatu. Zmiany występują w następujących okresach:
od 2005-01-01 do 2005-01-31 – 1 etat,
od 2005-02-01 do 2005-02-28 – 1/2 etatu,
od 2005-03-01 do 2005-03-31 – 3/4 etatu,
od 2005-04-01 – 1 etat.
W okresach tych pracownik ma prawo do urlopu w wymiarach odpowiednio:
•w pierwszym okresie – 26 dni
•w drugim okresie – 15 dni
•w trzecim okresie – 22 dni
•w czwartym okresie – 26 dni
Urlop wychowawczy na przełomie roku
Pracownica ze stażem powyżej 10 lat, wymiar urlopu przysługujący na 2010 rok 26 dni.
W okresie od 2010-04-15 do 2010-09-01 przebywa na urlopie macierzyńskim, następnie po urlopie macierzyńskim wstawiamy urlop wypoczynkowy w pełnym zakresie (26 dni roboczych), następnie wstawiamy zdarzenie urlop wychowawczy do 2011-06-30.
W bilansach urlopowych wymiar urlopu na 2011 rok zostanie pomniejszony do 13 dni.
Urlop wychowawczy po urlopie macierzyńskim na przełomie roku
Pracownica ze stażem powyżej 10 lat, wymiar urlopu przysługujący na 2010 rok 26 dni.
W okresie od 2010-04-15 do 2010-09-01 przebywa na urlopie macierzyńskim, następnie po urlopie macierzyńskim wstawiamy urlop wychowawczy do 2011-06-30.
W bilansach urlopowych wymiar urlopu na 2011 rok zostanie pomniejszony do 13 dni, z zaległymi 26 dniami z roku 2010.