Import danych pracowników z programu Płatnik umożliwia w początkowym etapie wdrażania programu utworzenie kartotek osobowych dla pracowników. Import danych z Płatnika jest dostępny w zależności od przypisanej licencji.
Firma, do której importowane będą dane musi spełniać następujące warunki:
•otwarte wszystkie okresy płacowe,
•zarejestrowaną licencję zawierającą funkcjonalność: Import danych o pracownikach z Płatnika (Administracja > Licencje > licencja KIP > Funkcjonalności dodatkowe),
Pełna funkcjonalność importu danych z płatnika dostępna jest po wprowadzeniu i zarejestrowaniu licencji KIP. Import danych przed zarejestrowaniem licencji możliwy jest w ograniczonym zakresie (importowane jest wyłącznie nazwisko, imię i PESEL/dokument tożsamości).
•użytkownik wykonujący operację posiada prawa: Edycja danych personalnych, Modyfikacja danych kadrowych (Administracja > Użytkownicy > Prawa efektywne).
Uwagi do importu:
•Dokument tożsamości, czyli nr dowodu osobistego lub numer paszportu jest pobierany, tylko gdy osoba nie posiada wprowadzanego nr. PESEL. Zablokowana jest również możliwość wyboru dodatkowych danych do importu.
•Podczas importu wykonywana jest zmiana wielkości liter w nazwach, z wielkich liter na małe. Konwersja pozostawia tylko pierwszą literę jako wielką dla każdego członu nazwy np. Kostrzyn Nad Odrą. Gdy nazwa składa się tylko z wielkich liter np.: Al. KEN to zaimportowana nazwa w programie będzie Al. Ken, wtedy konieczna jest poprawa nazwy przez użytkownika w danych kadrowych pracownika.
•Import wykonywany jest tylko dla firm, które w Płatniku mają status Potwierdzona.
•Importowani mogą być tylko pracownicy posiadający status weryfikacji jako zweryfikowany i potwierdzony w ZUS.
Wykonanie importu danych z Płatnika
W celu uruchomienia importu danych z programu Płatnik należy wybrać polecenie Firma > Import danych z Płatnika. Wykonanie importu rozpoczyna się wyświetleniem okna dialogowego przedstawionego poniżej.
Aby możliwy był import danych pracowników z bazy Płatnika, konieczne są informacje dotyczące lokalizacji bazy danych i posiadanie uprawnień do zalogowania się na serwer.
Krok 1 - Serwer MS SQL
Po wskazaniu bazy danych programu Płatnik, w kroku pierwszym pojawi się okno wyboru serwera bazy danych Płatnika.
Krok 2 - Wybór płatnika
Następnym etapem jest wskazanie bazy danych oraz wybór Płatnika.
W przypadku gdy dane firmy w programie Symfonia ERP Kadry i Płace różnią się od danych firmy w programie Płatnik pojawi się komunikat:
Dane które są weryfikowane to nazwa skrócona firmy, NIP, REGON, a gdy płatnik jest osobą fizyczną to PESEL, imię i nazwisko. Nawet jeżeli dane firmy w Programie Symfonia ERP Kadry i Płace nie są jeszcze uzupełnione, to możliwy jest import danych pracowników.
Krok 3 - Lista pracowników
W kroku trzecim należy określić zakres importowanych danych oraz osób, których dane mają zostać zaimportowane.
Podstawowe dane importowane z Płatnika to: Nazwisko i imię, drugie imię, nazwisko rodowe, płeć, data urodzenia, PESEL, NIP, dowód tożsamości, obywatelstwo. Dane te wprowadzane są do zestawu kadrowego Dane osobowe pracownika > Pracownik.
Użytkownik może wybrać Import dodatkowych informacji:
Wybrana opcja |
Importowane dane |
Docelowy zestaw kadrowy |
Adres zameldowania, zamieszkania, korespondencji |
•ulica •nr dom •nr lokalu •miejscowość •kod pocztowy •poczta •gmina •kraj |
Dane osobowe pracownika > Pracownik |
Dane o ubezpieczeniach społecznych, zdrowotnych, kod tytułu ubezpieczenia |
•zgłoszenie do ubezpieczeń •tytuł ubezpieczenia (zgłoszenie) •Ustalone prawo do emerytury lub renty (zgłoszenie) •Stopień niepełnosprawności - bez okresu od... do... •Obowiązkowe ub. społeczne i zdrowotne •Dobrowolne ub. społeczne i zdrowotne •Praca w szczególnych warunkach •Dane o kasie chorych / NFZ |
Dane kadrowe > ZUS > Dane rejestracyjne > Zgłoszenie ZUA/ZZA |
Dane członków rodziny uprawnionych do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego |
•data od •imię •nazwisko •data urodzenia •PESEL członka rodziny •rodzaj dokumentu •seria i nr •stopień pokrewieństwa •pozostawanie we wspólnym gosp. domowym •kod stopnia niepełnosprawności |
ZUS > Dane rejestracyjne > Zgłoszenie ZCNA dla elementu Zgłoszenie potomstwa do ubezpieczenia
|
•data od •imię •nazwisko •data urodzenia •PESEL członka rodziny •rodzaj dokumentu •seria i nr •stopień pokrewieństwa •pozostawanie we wspólnym gosp. domowym |
ZUS > Dane rejestracyjne > Zgłoszenie ZCNA dla elementu Zgłoszenie współmałżonka do ubezpieczenia |
|
•imię •nazwisko •data urodzenia |
Dane osobowe pracownika > Rodzina dla elementów Potomstwo oraz Współmałżonek |
Domyślnie do importu oznaczone są wszystkie osoby z listy oraz zaznaczona jest opcja importu adresu zameldowania, zamieszkania, do korespondencji.
Krok 4 - Podsumowanie
Po wykonaniu importu, prezentowane jest podsumowanie z liczbą osób zaimportowanych oraz liczbą ewentualnie niezaimportowanych osób.
Do programu Symfonia ERP Kadry i Płace nie są importowane dane o wynagrodzeniach, ani podstawy do wynagrodzenia urlopowego czy chorobowego.