Zmiany w zasiłkach macierzyńskich
W programie wprowadzono zmiany w zakresie obliczania wysokości zasiłku macierzyńskiego za okres urlopów związanych z rodzicielstwem, wynikające z nowelizacji Kodeksu Pracy, w ramach której wdrożona została dyrektywa Parlamentu Europejskiego w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.
Zgodnie z nowymi przepisami dla wniosków składanych od 26 kwietnia 2023 r. zmienia się wysokość zasiłku macierzyńskiego, z tego względu zarejestrowanie w programie od tego dnia wniosku o urlop rodzicielski lub macierzyński spowoduje, że zasiłek zostanie naliczony w wysokości:
•81,5% - dla urlopów macierzyńskich i rodzicielskich w pełnym wymiarze,
•70% - dla urlopów rodzicielskich.
Do elementu Wniosek związany z rodzicielstwem został dodany nowy atrybut sterujący dyrektywa rodzicielska z elementami słownika tak/nie, którego ustawienie decyduje czy wysokość zasiłku ma być naliczana zgodnie z nowymi przepisami czy według starych zasad.
Dla wniosków rejestrowanych od 26 kwietnia dla atrybutu dyrektywa rodzicielska domyślnie ustawiona jest wartość tak, co powoduje automatyczne naliczenie zasiłku w wysokości 81,5% lub 70% (w zależności od rodzaju urlopu).
Rejestracja za pomocą zdarzeń
Urlop w pełnym wymiarze:
Urlop rodzicielski:
Dla wniosków rejestrowanych przed 26 kwietnia program naliczy wysokość zasiłku według poprzednich przepisów.
Rejestracja za pomocą kreatora nieobecności
W oknie rejestracji nieobecności rodzicielskich zostało dodane nowe pole dyrektywa rodzicielska, którego zaznaczenie powoduje ustawienie w elemencie kadrowym Wniosek związany z rodzicielstwem atrybutu dyrektywa rodzicielska na tak, co powoduje wyliczenie wysokości zasiłków macierzyńskich według nowych przepisów. Dla wniosków rejestrowanych od 26 kwietnia opcja Dyrektywa rodzicielska jest automatycznie zaznaczona.
Jeżeli wniosek jest rejestrowany przed 26 kwietnia, to opcja Dyrektywa rodzicielska nie jest zaznaczona.
W przypadku rejestracji urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego na okres obejmujący zakres dat przed i po 26 kwietnia 2023 r. i zaznaczenia opcji Dyrektywa rodzicielska, następuje automatyczne rozdzielenie wiersza rozliczenia zasiłku za kwiecień w danych kadrowych na okres do 25 kwietnia i od 26 kwietnia.
Rozdzielone rozliczenie uwzględnia wysokość zasiłku przed i po zmianie przepisów.
Przeliczenie zasiłków macierzyńskich na wniosek pracownika
Pracownicy, którzy pobierają zasiłek macierzyński na dzień wejścia w życie ustawy zmieniającej ustawę Kodeks Pracy, zyskują prawo do tego świadczenia w wysokości przysługującej po zmianie przepisów. Aby z tego uprawnienia skorzystać, powinni w terminie 21 dni liczonych od 26 kwietnia złożyć odpowiedni wniosek o przeliczenie zasiłku. Zasiłek w wyższej wysokości będzie należny tylko za okres od dnia wejścia w życie nowych przepisów do zakończenia urlopu.
W programie, dla baz konwertowanych, w których zostały wcześniej wstawione i rozliczone zdarzenia związane z urlopami macierzyńskimi/rodzicielskimi wprowadzono możliwość przeliczenia wysokości zasiłku macierzyńskiego według nowych przepisów.
Aby przeliczyć wysokość zasiłku macierzyńskiego należy w kalendarzu pracownika wstawić zdarzenie Przeliczenie zasiłku macierzyńskiego - dyrektywa rodzicielska, dostępne w katalogu zdarzeń Nieobecności\Urlopy związane z rodzicielstwem.
Podczas rejestracji zdarzenia program zamyka wartość obowiązywania wniosku związanego z rodzicielstwem z datą poprzedzającą dzień wstawienia zdarzenia i dodaje nową wartość wniosku z datą obowiązywania od dnia wprowadzenia zdarzenia Przeliczenie zasiłku macierzyńskiego - dyrektywa rodzicielska oraz ustawia wartość atrybutu dyrektywa rodzicielska na tak.
Następnie generowany jest raport z informacją, w których rozliczeniach zasiłku nastąpiła zmiana.
Zdarzenie można wstawić najwcześniej od 26 kwietnia 2023 r. i tylko w otwartym okresie płacowym.
Zdarzenie przelicza wartość zasiłku zaczynając od miesiąca, w którym zostało wstawione.
Zdarzenie wstawione do otwartego kwietnia 2023 spowoduje rozdzielenie wiersza rozliczenia zasiłku na okres przed i po 26 kwietnia, i przeliczy wartość zasiłku tylko za okres od 26 kwietnia oraz rozliczenia w kolejnych miesiącach. Wstawienie zdarzenia w dowolny dzień maja 2023 spowoduje przeliczenie rozliczenia od pierwszego dnia miesiąca oraz przeliczenie rozliczeń w kolejnych miesiącach.
Jeżeli w miesiącu przeliczania zasiłku nastąpiła zmiana rodzaju urlopu, tj. kończy się urlop macierzyński, a zaczyna urlop rodzicielski, to zdarzenie Przeliczenie zasiłku macierzyńskiego - dyrektywa rodzicielska należy wprowadzić w zakresie dat danego rodzaju urlopu, od którego ma nastąpić przeliczenie.
Przykład
Pracownik korzysta z urlopów w pełnym wymiarze. Urlop macierzyński kończy się 10 maja, a od 11 maja w kalendarzu pracownika jest wstawiony urlop rodzicielski.
Wstawienie zdarzenia Przeliczenie zasiłku macierzyńskiego - dyrektywa rodzicielska w terminie od 11 maja do 31 maja spowoduje przeliczenie rozliczenia tylko za okres urlopu rodzicielskiego.
Wstawienie zdarzenia Przeliczenie zasiłku macierzyńskiego - dyrektywa rodzicielska w terminie od 1 maja do 10 maja spowoduje przeliczenie rozliczenia od początku miesiąca, również za okres urlopu macierzyńskiego.
Obsługa wyrównań zasiłków macierzyńskich (m.in. dla zamkniętego okresu płacowego w kwietniu) planowana jest w kolejnej aktualizacji programu.
Nieobecności - Siła wyższa
Do grupy 4 Nieobecności > 5 Inne dodano zdarzenia:
•Siła wyższa - zwolnienie całodzienne,
•Siła wyższa - zwolnienie godzinowe.
Nieobecność można zarejestrować uproszczonym mechanizmem rejestracji nieobecności (przycisk Nieobecności > Inne), gdzie umieszczony jest jako rodzaj nieobecności o nazwie Siła wyższa - zwolnienie.
W zestawie:
•Rodzina dodano element Sposób wykorzystania zwolnienia z powodu siły wyższej (godzinowy / dzienny).
•Urlopy dodano element Rozliczenie zwolnienia z powodu siły wyższej.
•Warunki zatrudnienia dodano element Norma dobowa dla nieobecności godzinowych.
Pierwszy złożony wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej w danym roku kalendarzowym określa, czy pracownik w danym roku kalendarzowym będzie wykorzystywać zwolnienie w wymiarze dziennym, czy godzinowym. Sposobu wykorzystania nie można zmienić, gdy w roku jest już zarejestrowana nieobecność z tego tytułu.
Do danych świadectwa pracy (element Okresy zatrudnienia i przerw u poprzednich pracodawców) dodano atrybut liczba godzin siła wyższa wyk. w ostatnim roku.
Nowe atrybuty:
W celu obsługi zwolnienia z powodu działania siły wyższej dodano atrybuty do istniejących elementów kadrowych zgrupowanych oraz dodano nowe elementy kadrowe zgrupowane, zmiany dotyczą:
•(ID 16317) Rozliczenie zwolnienia z powodu siły wyższej (nowy element kadrowy zgrupowany):
oliczba godzin urlopu
oliczba dni urlopu
oza dniówkę do urlopu
ostawka godzinowa do urlopu
ostała za godzinę siła wyższa
ostała za dzień siła wyższa
ośrednia za dzień
owynagrodzenie siła wyższa
orozliczaj w bieżącym miesiącu
opotracenia wynagrodzenia siłą wyższa
•(ID 16511) Sposób wykorzystania zwolnienia z powodu siły wyższej:
orodzaj wymiaru urlopu
•(ID 16500) Parametry do wyliczania zwolnienia z powodu siły wyższej:
owymiar dni zwolnienia z powodu siły wyższej
•(ID 14211) Bilans urlopowy pełny:
oprzysługuje dni urlopu z tytułu siły wyższej
owymiar godzin zwolnienia z powodu siły wyższej
ozarejestrowane dni zwolnienia z powodu siły wyższej
ozarejestrowane godziny zwolnienia z powodu siły wyższej
okorekta dni zwolnienia z powodu siły wyższej
okorekta godzin zwolnienia z powodu siły wyższej
owykorzystano dni zwolnienia z powodu siły wyższej
owykorzystano godzin zwolnienia z powodu siły wyższej
opozostało dni zwolnienia z powodu siły wyższej
opozostało godzin zwolnienia z powodu siły wyższej
•(ID 8382) Okresy zatrudnienia i przerw u poprzednich pracodawców:
oliczba dni siła wyższa wyk. w ostatnim roku
oliczba godzin siła wyższa wyk. w ostatnim roku
Raport Karta czasu pracy
Godziny nieobecności z powodu siły wyższej będą wykazywane na raporcie Karta czasu pracy.
Wyliczenia atrybutów rozliczenia zwolnienia z powodu siły wyższej
•za dniówkę do urlopu – prezentuje wartość, gdy umowa o pracę na stawkę dniówkową, prezentuje kwotę tylko z umowy o pracę bez pozostałych składników zmiennych
•stawka godzinowa do urlopu – prezentuje wartość, gdy umowa o pracę ze stawką godzinową, prezentuje stawkę za jedną godzinę z wynagrodzenia z umowy o pracę i pozostałych składników zmiennych (np. premia)
•stała za godzinę siła wyższa – prezentuje wartość w przypadku zatrudnienia pracownika na umowę o pracę z wynagrodzeniem zasadniczym, pokazuje wyliczenie ze stałych składników wynagrodzenia za godzinę do urlopu w pełnej wysokości
•stała za dzień siła wyższa – prezentuje wyliczoną stawkę za dzień tylko przy wynagrodzeniu zasadniczym, ze składników stałych
•średnia za dzień – prezentuje wyliczoną stawkę za dzień tylko ze składników (przy wynagrodzeniu zasadniczym, godzinowym i dniówkowym) zmiennych,
•wynagrodzenie siła wyższa – prezentuje wyliczone wynagrodzenie za czas rejestrowanej nieobecności ze składników stałych i zmiennych wynagrodzenia.
Elementy płacowe
Składniki wynagrodzenia:
•(ID 16521) Potrącenie siła wyższa rozliczone w bieżącym okresie
•(ID 16522) Potrącenie siła wyższa nierozliczone w poprzednim okresie
•(ID 16523) Wynagrodzenie siła wyższa nierozliczone w poprzednim okresie
•(ID 16524) Wynagrodzenie siła wyższa rozliczone w bieżącym okresie
Naliczenia:
•(ID 16527) łączne wynagrodzenie siła wyższa - suma wynagrodzenia za zwolnienie rozliczone w bieżącym okresie i nierozliczone w poprzednim okresie
•(ID 16528) łączne potrącenie siła wyższa - suma potrąceń za nieobecność rozliczoną w bieżącym i nierozliczoną w poprzednim okresie
Obsługa obniżonej normy czasu pracy
Wprowadzano zmiany w sposobie ustalania przysługującego godzinowego wymiaru zwolnienia w związku z opieką nad zdrowym dzieckiem z art. 188 K.p. oraz z powodu działania siły wyższej. Uwzględniana będzie obowiązująca pracownika dobowa norma czasu pracy (np. 7-godzinna dla osób z orzeczonym znacznym stopniem niepełnosprawności). W związku z tym w zestawie Warunki zatrudnienia dodano nowy element Dobowa norma czasu pracy, Norma dobowa dla nieobecności godzinowych, Tygodniowa norma czasu pracy.
Jeżeli dobowa norma czasu pracy, jest niższa niż 8 godzin, należy ustawić wartości dla elementów Dobowa norma czasu pracy, Norma dobowa dla nieobecności godzinowych, Tygodniowa norma czasu pracy.
Przy ustawieniu elementu Norma dobowa dla nieobecności godzinowych np. 7:00, dla pracownika z taką dobową normą czasu pracy, przy pełnym etacie należne będą limity 2 dni lub 14 godzin.
Opieka nad dzieckiem art. 188
Do bilansu pobierana jest tylko najnowsza wartość elementu.
Inne zmiany
•Poprawiono datę do dla elementu kadrowego wskaźnik waloryzacji podstawy wymiaru zasiłku chorobowego obowiązującego w II kwartale 2023 r.
Uwagi do konwersji
Przed konwersją firmy do kolejnej wersji zalecane jest zamknięcie rozliczonych okresów płacowych. W przeciwnym wypadku niektóre naliczenia mogą ulec zmianie. Jeśli po konwersji występuje potrzeba otwarcia okresu zamkniętego przed konwersją, należy sprawdzić poprawność naliczeń lub w razie niezgodności usunąć okres i dodać ponownie.
Po konwersji/aktualizacji bazy należy się do niej zalogować, aby wykonane zostały wymagane raporty aktualizujące. W przypadku pominięcia tego kroku mogą wystąpić problemy przy próbie aktualizacji do kolejnej wersji.
Konwersję firmy można wykonać z wersji 2023, 2022.2.d, 2022.2.c, 2022.2.b.
Pozostałe uwagi dotyczące modułu
•Nie należy w jednym okresie płacowym rozliczać dla danego pracownika wynagrodzeń mających różny tytuł ubezpieczenia, np. wynagrodzeń z umowy o pracę i wynagrodzeń z umowy zlecenia z ubezpieczeniami. W takim przypadku należy utworzyć dwa oddzielne okresy płacowe: okres płacowy do rozliczania wynagrodzeń z umów o pracę i okres płacowy do rozliczania wynagrodzeń z umów zleceń z ubezpieczeniami. Analogicznie w oddzielnych okresach należy rozliczać również zasiłek macierzyński, zasiłek ojcowski oraz zasiłek wychowawczy.
•Rejestrując korekty dla umów cywilnoprawnych, w przypadku usunięcia i ponownego wstawienia rozliczenia umowy, program podpowiada okres korygujący (czerwony). W rozliczeniu umowy należy pozostawić pierwotny okres (okres korygowany).
•W przypadku konieczności zmiany elementów typu miesięczne koszty uzyskania, kwota zmniejszająca podatek, wprowadzana wartość musi obowiązywać przez cały miesiąc kalendarzowy. Przykładowo, jeśli pracownik został zatrudniony 10 lutego i ma nie mieć pomniejszanej zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek lub mieć zerowe koszty uzyskania przy dojazdach, to należy przyporządkować pracownika do odpowiedniego wzorca, odpowiednio ”Brak kwoty zmniejszającej podatek” (wcześniejsza nazwa ”Zerowa ulga podatkowa”) lub “Koszty uzyskania przy dojazdach”, od pierwszego dnia miesiąca, czyli od 1 lutego. W przypadku tworzenia okresów płacowych tworzonych z przesunięciem rozliczenia ZUS i podatku na kolejny miesiąc, to należy przyporządkować pracownika do odpowiedniego wzorca, odpowiednio ”Brak kwoty zmniejszającej podatek” (wcześniejsza nazwa ”Zerowa ulga podatkowa”) lub “Koszty uzyskania przy dojazdach”, od pierwszego dnia miesiąca, w którym następuje wypłata, czyli od 1 marca.
•Aby prawidłowo wykonać raporty do MS Office należy posiadać zarejestrowaną wersję MS Office.