Po utworzeniu wniosku system przekierowuje nas na stronę zakładki Elementy, która była dla nas niedostępna przed zapisem tworzonego wniosku. Oprócz tej zakładki widzimy również dwie inne zakładki: Przypisanie Osób oraz Etapy Ścieżki.
W zakładce Elementy w formie tabeli mamy podgląd dodawanych przez nas elementów (np. szablonu wniosku, ścieżki akceptacji), zaś poniżej znajdują się dwa przyciski: •Dodaj element – otwiera okno wyboru elementu dla naszego wniosku. Rodzaje elementów, które możemy dodać za pomocą ikony zielonego plusa to: 
•Wróć do listy wniosków – po jego wybraniu System przekierowuje nas ponownie na listę wszystkich wniosków.
Dla prawidłowego użytkowania Wniosków należy w pierwszej kolejność dodać szablon, a następnie element ścieżki. W przeciwnym wypadku wnioski nie będą dostępne.
Poniżej zestawienie dostępnych elementów: •Ścieżka akceptacji – jest to element wymagany do prawidłowego działania wniosku. W celu dodania ścieżki akceptacji należy kliknąć w ikonkę zielonego plusa z prawej strony elementu. Aby ustawić ścieżkę akceptacji można kliknąć w 3 kropki i wybrać opcję ścieżka akceptacji lub samodzielnie przejść do zakładki Etapy ścieżki i ustawić jakie osoby po kolei dostaną zadanie akceptacji/monit z wniosku. •Szablon – jest to element niezbędny do działania wniosku. Po kliknięciu ikony zielonego plusa z prawej strony elementu, System wyświetli nam nowe okienko „Wybór szablonu”, gdzie wylistowane są wszystkie wnioski dostępne domyślnie w Systemie oraz takie, które zostały utworzone. Aby wybrać dany szablon należy zaznaczyć kółeczko z prawej strony danej pozycji, a w celu podglądu danego szablonu należy kliknąć w zieloną ikonę lupy. Po wybraniu szablonu klikamy „Zapisz” i System przekierowuje nas ponownie do zakładki Elementy.
Edycja opcji w zakładce Elementy dostępna jest do chwili złożenia choć jednego wniosku przez użytkowników. Po złożeniu wniosku opcja edycji i usunięcia szablonu zostaje zablokowana. •Szablon – umożliwia utworzenie nowego wniosku na podstawie aktualnego – wymaga dostosowania przez HRtec – element, w którym znajdują się szablony, których zastosowanie należy ustalić z HRtec; •Proces zatrudnienia – pozwala na dodanie osoby do firmy na podstawie wniosku, wymaga dostosowania przez HRtec - element, który należy uzgodnić z HRtec. •Element zaprogramowany – znajdują się tu rozwiązania indywidualne na zamówienie firmy. Elementem zaprogramowanym dostępnym dla wszystkich są Zadania dla użytkowników po akceptacji wniosku. Zadania te trafiają do kafelka Zadania. Po wybraniu elementu należy kliknąć przycisk Zapisz, a system przeniesie nas do widoku, w którym ustawiane są szczegółowe informacje dotyczące zadania. 
Jako pierwsze uzupełniamy tytuł oraz treść zadania. Następnie wybieramy osobę lub osoby, gdyż pole wybierz pracowników jest polem wielokrotnego wyboru. Osoba dostanie zadanie po akceptacji wniosku przez wszystkie osoby w ścieżce. Zadanie to trafić może także do osób piastujących konkretne stanowisko. Nie jest konieczne wybieranie ich osobno, System umożliwia wybranie konkretnego stanowiska. Aby wybrać stanowisko na początku należy określić dział. Po wybraniu działu w polu Wybierz stanowiska pojawiają się możliwe do wyboru stanowiska z wybranego działu. Stanowiska zostaną jednak dodane dopiero w momencie kliknięcia Dodaj stanowiska. W ten sposób trafia na listę stanowisk, które maja otrzymać zadanie i z której wybrane wcześniej stanowisko można usunąć. 
Ponadto, dla zadania można ustawić opcje: •Użytkownik może odrzucić zadanie – umożliwia pracownikowi odrzucenie zadania. Jeżeli zostało wybranych więcej osób w polu Wybierz pracownika to odrzucenie zadania przez jedną z osób nie spowoduje zniknięcia zadania z kafelka Zadania pozostałym osobom. •Podgląd do wniosku – umożliwia osobie, która otrzymała zadanie, wglądu we wniosek, na podstawie którego zadanie to powstało. •Zleć zadanie dla wybranej osoby ze struktury – dodaje do wypełnienia dodatkowe pola: tytułu oraz treści zadania, które zostanie przekazane kolejnej osobie lub osobom. 
•Wyślij wiadomość email do wnioskodawcy po wykonaniu zadania – dodaje do wypełnienia dodatkowe pola: Tytuł wiadomości email do wnioskodawcy oraz Treść wiadomości email do wnioskodawcy. Utworzona wiadomość zostanie wysłana do wnioskodawcy.
Po ustawieniu wszystkich opcji należy kliknąć przycisk Zapisz, by wprowadzić swoje zmiany. |
Na tej zakładce należy podać pracowników, którym chcemy umożliwić składanie danego wniosku.
Aby dodać osoby kliknij przycisku Dodaj. Pojawi się wtedy nowe okno z listą opcji do wyboru.
•Stanowiska – pozwala na wybranie stanowisk, do których przypisane osoby powinny móc złożyć dany wniosek. Po wybraniu stanowiska, osoby te zobaczą wniosek w swoim kafelku Wnioski i będą mogły go złożyć. W przypadku tej opcji pojawia się okno z możliwością wybrania stanowiska lub stanowisk z rozwijanej listy (pole wielokrotnego wyboru). Przycisk Zaznacz wszystkie pozwala na wybranie jednocześnie wszystkich stanowisk znajdujących się w firmie, natomiast przycisk Odznacz wszystkie pozwala na usunięcie wybranych stanowisk bez konieczności klikania x przy każdym wybranym stanowisku. Kliknięcie Zapisz zapisuje ustawienia i trafiają one na listę Warunków w zakładce Przypisanie Osób. •Działy – pozwala na zaznaczenie i przypisanie wniosków do osób, które znajdują się w konkretnym dziale w firmie. Jest to pole wielokrotnego wyboru, więc jednocześnie można wybrać kilka działów. Po kliknięciu w ikonę folderu obok nazwy działu głównego pojawią się poddziały znajdujące w nim, a poprzez kolejne kliknięcia również działy podrzędne względem nich. Kliknięcie Zapisz zapisuje ustawienia i trafiają one na listę Warunków w zakładce Przypisanie Osób. •Pola – pozwala ustawić widoczność wniosku osobom, które spełniają ustawione w polach warunki. Warunkami tymi są określone domyślnie Uprawnienia, które muszą zostać wcześniej przypisane pracownikom w strukturze przez administratora.
•Typ użytkownika – to opcja, która pozwala zdecydować, czy wniosek widzieć będą pracownicy czy kierownicy. Na przykład po wybraniu Działu Administracji (w opcji Działy) oraz Kierownika (opcja Typ Użytkownika) tylko Kierownik będzie mógł składać dany wniosek dla pracowników w obrębie swojego działu (Działu Administracji. Kliknięcie Zapisz zapisuje ustawienia i trafiają one na listę Warunków w zakładce Przypisanie Osób.
Istotne aby zawsze przy przypisywaniu osób mieć na względzie zasadę:
|
Na tej zakładce ustawiana jest ścieżka akceptacji, którą dodaliśmy wcześniej na listę w zakładce Elementy.
Dodać ścieżkę akceptacji można z dwóch miejsc. Można zrobić to w zakładce etapy ścieżki lub będąc w zakładce elementy kliknąć w przycisk (trzy kropki) przy ścieżce akceptacji i wybrać opcję Ścieżka akceptacji, która przenosi do zakładki etapy ścieżki.
Aby stworzyć nową ścieżkę należy użyć przycisku Dodaj, który znajduje się w zakładce etapy ścieżki. W ten sposób wyświetli się okno z możliwością wybrania 2 elementów. Są to: •Przełożeni •Pola
Poniższe opcje mogą działać równolegle ze sobą. Dla każdej z nich z osobna można edytować dodatkowe opcje ścieżki jak np.: wiadomość, treść monitu czy treść zadania dotyczącego akceptacji wniosku. Jeżeli żaden tekst nie zostanie wprowadzony System wyśle monit lub zadanie z domyślną treścią.
 Przełożeni - typ scieżki Po wybraniu opcji pojawi się okno z działami znajdującymi się w firmie. W tym miejscu należy zdecydować o tym, którzy i jak wysoko przełożeni z poszczególnych działów będą akceptować wniosek.
Po lewej stronie należy zaznaczyć wybrane Działy, jeśli w ścieżce akceptacji mają uczestniczyć wszyscy przełożeni obecni w firmie (osoby oznaczone czerwonym kolorem w strukturze firmy) należy zaznaczyć dział nadrzędny, czyli ten z nazwą firmy.
Po prawej stronie nazwy Działu należy ustawić ilu przełożonych będzie wymaganych do akceptacji wniosku. Jeżeli zostanie ustawiony: •1 – wniosek będzie mógł zaakceptować bezpośredni przełożony pracownika. •2 (lub więcej) – akceptacją wniosku będą musiały zająć się osoby z wyższą pozycją w szczeblu struktury firmy (inaczej przełożeni przełożonych).
W tym miejscu można zdecydować również, czy wybrany przełożony ma otrzymywać Tylko monit, czyli informację o złożeniu wniosku przez pracownika, która trafia do kafelka Mailbox, czy przełożony będzie musiał zaakceptować (lub odrzucić) wniosek złożony przez pracownika – opcja Wymagana akceptacja. Zadanie dotyczące akceptacji wniosku trafi do ich kafelka Zadania.
Po kliknięciu Zapisz dany element ścieżki pojawi się na liście w zakładce Etapy ścieżki.
Pole - typ ścieżki Opcja Pole pozwala na skierowanie danego wniosku do grup osób podzielonych według istniejących pól wyboru z pól opisowych w profilu pracownika, są nimi Uprawnienia, które dostępne są w systemie. Wraz z korzystaniem z systemu możliwe będzie dodawanie kolejnych pól opisujących dla użytkowników – w podpowiedzi pojawią się jednak tylko te, które zostały dodane jako pola o typie wielokrotnego wyboru.
W pierwszym polu wybiera się jedno z pól wyboru, natomiast w polu po prawej ustawia się opcje, jakie były możliwe do wybrania w danym polu wyboru. Na przykład wybrać można Rodzaj umowy, jeżeli takie pole istnieje w Systemie, a obok ustawić rodzaj tej umowy np. o pracę. Po kliknięciu Zapisz dany element ścieżki pojawi się na liście w zakładce etapy ścieżki. |