Synchronizacja zawartości kartotek

W przypadku, gdy program handlowy i program Finanse i Księgowość są zainstalowane w różnych sieciach komputerowych, wymiana danych pomiędzy nimi polega wyłącznie na przekazywaniu plików tekstowych i nie ma możliwości synchronizacji kartotek.

Przesyłanie danych odbywa się w kierunku od programu handlowego do programu księgowego. Wymaga to wykonania eksportu danych do pliku w programie handlowym i importu danych z pliku tekstowego do bufora programu księgowego. Nie są konieczne żadne dodatkowe czynności po stronie programu handlowego – wszystkie uzgodnienia dotyczące przesyłanych danych zostaną dokonane i zapamiętane po stronie programu księgowego podczas importu danych z pliku.

Program umożliwia wymianę dokumentów pomiędzy różnymi oddziałami firmy oraz między oddziałami a centralą. Przesyłanie danych dokumentów handlowych, magazynowych i płatności do centrali odbywa się tak samo, jak eksport tych dokumentów do programu Finanse i Księgowość w formacie 3.0. Pliki importowane do programu Finanse i Księgowość dodatkowo mogą być importowane do Handlu jako dokumenty z oddziału. Import dokumentów odbywa się poprzez import ze wskazaniem pliku z importowanymi dokumentami oraz szablonu hmioddz.ams.

Przed pierwszym importem użytkownik powinien zdefiniować odpowiednie rejestry pieniężne i formy płatności oraz rejestry VAT, do których mają trafiać przychodzące z oddziału dokumenty tak, aby podczas importu można je było odpowiednio powiązać (nie da się tego zrobić podczas samego procesu importu, można natomiast tworzyć magazyny).

Podczas importu program umożliwia uzgodnienie takich elementów jak kontrahenci, towary, magazyny, rejestry pieniężne, formy płatności, rejestry VAT. W wyniku tych uzgodnień dane nadawców - oddziałów zostają wpisane do kartoteki kontrahentów centrali, a dane magazynów (sklepów itp.) - do kartoteki ustawień.

Importowane z oddziałów dokumenty handlowe i magazynowe znajdują się w specjalnych magazynach (opcja magazyn jako odział firmy w oknie magazynu), dla których nie można w centrali wystawiać dokumentów, a jedynie importować dokumenty z oddziałów. Dokumenty te, oznaczone w prawym górnym rogu okna jako 'KOPIA', są nieedytowalne - można je jedynie przeglądać i robić na nich zestawienia oraz rozliczać należności i zobowiązania wynikające z tych dokumentów.

Dokumenty magazynowe importowane z oddziału firmy mają wpływ na stan magazynowy w magazynie, w którym się znajdują oraz na stan magazynowy w całej firmie. Do centrali nie są jednak przenoszone dostawy do tych dokumentów, a więc przeglądanie w centrali historii dostaw z oddziału jest niemożliwe.

Program pilnuje, aby w jednym magazynie centrali znalazły się dokumenty tylko z jednego magazynu oddziału. Użytkownik jednak powinien zapewnić unikalność numerów dokumentów handlowych, magazynowych i płatności, ponieważ program nie pozwoli na zaimportowanie dokumentu o numerze, który już istnieje w centrali poprzez jawne jego wystawienie lub zaimportowanie z innego oddziału.

Bazy danych programu handlowego i programu Finanse i Księgowość są rozdzielone, jednakże aby wymiana informacji między nimi przebiegała prawidłowo, konieczne jest uzgodnienie (synchronizacja) zawartości kartotek kontrahentów, pracowników i urzędów wykorzystywanych przez oba programy.

Synchronizacja danych jest w całości przeprowadzana przez program handlowy. Aby program mógł ją przeprowadzić, konieczne jest wskazanie plików zawierających dane opisujące firmę w programie Finanse i Księgowość: katalogu firmy, bazy kontrahentów, bazy pracowników i bazy urzędów. Brak wskazania oznacza, że odpowiednie kartoteki nie będą synchronizowane.