Rozliczenia finansowe

W kartotece Pieniądze rejestrowany jest stan i przepływ pieniędzy w firmie - informacje o wszystkich dokonanych oraz należnych wpłatach i wypłatach pieniężnych. Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży oprócz przekazania sprzedawanego towaru kontrahentowi czy też wykonania usługi występuje równolegle transakcja pieniężna, polegająca na przyjęciu od kontrahenta gotówki (czeku, karty płatniczej, itp.), lub rejestrująca fakt przyszłej zapłaty (np. przelew bankowy). Na stronie Płatności dokumentu sprzedaży znajduje się tabela grupująca płatności do danego dokumentu. Można tu dodawać nowe płatności oraz modyfikować istniejące.

 

Rejestry pieniężne

Rejestry pieniężne to jakby 'przegródki', w których umieszczamy i przechowujemy pieniądze – reprezentowane w systemie przez dokumenty płatności. Możemy je wypłacać z danej szuflady, wpłacać do niej, przekładać z jednej do drugiej.

W programie można utworzyć rejestry typów, będące odpowiednikami podstawowych typów operacji pieniężnych, przykładowo:

•gotówkowy - wpłaty lub wypłaty gotówki

•bankowy - rejestracji przelewów własnych lub obcych

•inny - wszystkich innych operacji pieniężnych (karty płatnicze, czeki, itp.).

 

W rejestrze danego typu można rejestrować tylko odpowiednie, ściśle określone typy dokumentów płatności.

 

Rozrachunki

Mówiąc o pieniądzach, które nam się należą, używamy terminu należności, o pieniądzach, które jesteśmy komuś winni - terminu zobowiązania; całość zaś - to rozrachunki. Rozrachunki pojawiają się w kartotece pieniędzy w momencie wystawienia dokumentu z odroczonym terminem płatności. Wystawienie takiego dokumentu powoduje automatyczne powstanie nierozliczonej należności lub zobowiązania w kwocie, na jaką opiewa dokument. Możliwe jest również utworzenie dokumentu Należność lub Zobowiązanie dla zapisania w programie rozliczeń nie powiązanych z operacjami handlowymi. Aby utworzyć taki dokument, należy w oknie kartoteki pieniędzy wybrać przycisk Wpłata lub Wypłata, a następnie wybrać z rozwijanej listy określającej charakter dokumentu należność lub zobowiązanie.

 

Płatności

Płatności to pieniądze faktycznie przekazane firmie (w wyniku wypłat i wpłat kontrahentów). Są one rejestrowane w formie odpowiednich dokumentów płatności. Dokumenty te, oprócz rejestrowania samych kwot płatności, wykorzystywane są dodatkowo do obsługi rozliczeń.

Rejestracji płatności można dokonać:

•podczas rozliczania dokumentu handlowego sprzedaży lub zakupu - operacja Nowa płatność

•podczas rozliczania należności lub zobowiązań – operacja Utwórz nową płatność

•bezpośrednio z kartoteki pieniędzy – operacje Wpłata i Wypłata

 

Dokument płatności dla danego kontrahenta związany z dokonywaniem rozliczeń można wystawiać na dwa sposoby:

1. Znamy kwotę płatności i do niej dostosowujemy odpowiednie rozliczenia.

Po określeniu podstawowych danych, wpisujemy kwotę płatności, następnie zaznaczamy na liście rozliczeń odpowiednie pozycje. Ostatnia zaznaczona należność rozliczana jest do takiej kwoty, która wyrównuje kwotę płatności z całkowitą kwotą rozliczeń.

 

2. Znamy rozliczenia i na ich podstawie określamy kwotę płatności.

Po określeniu podstawowych danych, NIE WPISUJEMY kwoty płatności, przechodząc do tabeli rozliczeń, i w tabeli tej zaznaczamy wybrane należności lub zobowiązania. Kolejno podawane kwoty rozliczeń zwiększają odpowiednio kwotę płatności. Program pracuje w tym trybie do pierwszej ręcznej zmiany kwoty płatności, po tej zmianie pracuje w trybie pierwszym.

Nierozliczone płatności mogą być wykorzystywane przy edycji rozrachunków.

 

Dokumenty płatności

Rejestracja przepływu pieniędzy dokonuje się za pomocą dokumentów płatności. W programie można wystawiać dokumenty płatności o charakterze wpłaty lub wypłaty gotówkowej, bankowej lub innej. To, jaki dokument płatności możemy wystawić, zależy od rejestru pieniężnego w którym chcemy go umieścić.

Do rejestrowania przepływu pieniędzy pomiędzy rejestrami pieniężnymi wewnątrz firmy służą dokumenty o charakterze wpłaty wewnętrznej i wypłaty wewnętrznej.