Aby utworzyć nowy rejestr należy otworzyć okno kartoteki pieniędzy, wybrać stronę Rejestr a następnie przycisk [+] (Nowy). Otworzy się okno Nowy: rejestr płatności, umożliwiający określenie parametrów tworzonego rejestru.
W oknie Rejestru bankowego dostępna jest operacja Zleć e-Przelew na rachunek. Umożliwia zlecenie przelewu dla rejestru pieniężnego. Rejestr, z poziomu którego wykonujemy operację, pełni rolę odbiorcy przelewu. Dane nadawcy - to konto z danych firmy (o ile jest to konto zdefiniowane w e-Przelewach); w przeciwnym razie numer rachunku jest pusty.
strona Rejestr
Nazwa rejestru
Każdy rejestr ma swoją unikalną nazwę, nadaną mu przez użytkownika (nie można dwóch rejestrów nazwać identycznie). Nazwa ta pojawia się na wszystkich listach wyboru, na których należy określić rodzaj dokonywanej płatności.
Typ rejestru
Każdy rejestr ma swój określony typ. W programie można utworzyć rejestry trzech typów, będących odpowiednikami trzech podstawowych typów operacji pieniężnych
•gotówkowy - wpłaty lub wypłaty gotówki,
•bankowy - rejestracji przelewów własnych lub obcych
•inny - wszystkich innych operacji pieniężnych (karty płatnicze, czeki, itp.)
Rejestr każdego z typów jest oznaczony innym symbolem graficznym. W przypadku rejestru typu bankowego można dodatkowo podać dane rachunku bankowego. W rejestrze danego typu można rejestrować tylko odpowiednie, ściśle określone typy dokumentów płatności. Wartość tego pola można modyfikować do chwili wystawienia pierwszego dokumentu wpłaty lub wypłaty w danym rejestrze.
Rejestr aktywny
Określa aktywność lub nieaktywność rejestru, czyli to, czy dany rejestr pojawia się na listach wyboru rodzaju płatności w programie, czy też nie. Dany rejestr można w dowolnej chwili uaktywnić bądź dezaktywować zmieniając wartość tego pola.
Forma płatności
Opis formy płatności dokonanej w danym rejestrze. Pojawia się on wraz z nazwą rejestru na listach wyboru formy płatności w programie, oraz wykorzystywany jest przy wydruku dokumentów sprzedaży jako forma płatności.
Rejestr jednowalutowy
Domyślnie pole jest zaznaczone, co jest równoznaczne z wyborem PLN. Wartość pola można w każdej chwili zmienić.
Waluta
Domyślnie waluta nie jest wybrana, co oznacza PLN. Aby wybrać inną walutę, należy rozwinąć listę i zaznaczyć odpowiednią pozycję. Pole jest widoczne tylko wtedy, gdy pole Rejestr jednowalutowy jest zaznaczone.
Limit kredytu
Limit kredytu obowiązujący dla danego rejestru. Pole jest aktywne tylko wtedy, gdy zaznaczone jest pole Rejestr jednowalutowy.
Dokument wpłaty
Pole określające domyślny typ dokumentu wpłaty oraz serię proponowaną przez program przy rejestrowaniu wpłaty w danym rejestrze pieniężnym. Przy automatycznym trybie rozliczania należności program wystawia nowy dokument wpłaty tego właśnie typu i serii.
Dokument wypłaty / seria
Pole określające domyślny typ dokumentu wypłaty oraz serię proponowaną przez program przy rejestrowaniu wypłaty z danego rejestru pieniężnego. Przy automatycznym trybie rozliczania należności program wystawia nowy dokument wpłaty tego właśnie typu i serii.
Stan rozrachunków / seria
Pole, którego wartości nie można modyfikować. Prezentuje ono sumę wartości wszystkich rozrachunków znajdujących się w danym rejestrze. Rozrachunki o charakterze wpłaty zwiększają tę wartość, o charakterze wypłaty zmniejszają. Wartość pola zmienia się automatycznie ze zmianą wartości rozrachunków zarejestrowanych w rejestrze.
Rachunek VAT
Należy zaznaczyć dla rejestrów, na których rejestrowane są płatności VAT w związku z przelewami z mechanizmem podzielonej płatności.
Tryb rozliczania
Określa sposób domyślnego rozliczania należności, podczas wystawiania dokumentu sprzedaży z płatnością natychmiastową. Istnieją trzy tryby rozliczania takich należności:
•Automatyczny - gdy użytkownik wystawia dokument sprzedaży, odpowiedni dokument płatności wystawia się sam, automatycznie, bez ingerencji użytkownika. Użytkownik nie musi podejmować żadnych decyzji, program sam rejestruje fakt zapłaty i rozlicza dokument.
•Półautomatyczny - bezpośrednio po wystawieniu dokumentu sprzedaży program wyświetla odpowiednie okno z płatnością za przed chwilą wystawiony dokument. Użytkownik może wtedy zmodyfikować, potwierdzić, wydrukować, czy anulować daną płatność. Tryb ten jest wygodny w sytuacji, gdy to samo stanowisko komputerowe służy zarówno do wystawiania dokumentów sprzedaży jak i przyjmowania za nie płatności.
•Ręczny - program zawsze rejestruje tylko nierozliczoną należność za dokument sprzedaży, nie stara się rozliczyć tej należności odpowiednią płatnością. Aby zarejestrować płatność i rozliczyć taką należność, użytkownik musi sam ręcznie odnaleźć należność i wystawić dla niej odpowiednią płatność. Tryb ten jest wygodny w sytuacji, gdy jedno stanowisko wystawia dokumenty sprzedaży, a inne przyjmuje za nie pieniądze.
strona Salda
Prezentuje stany płatności i rozrachunków z podziałem na waluty. Każdy wiersz odpowiada za salda w innej walucie. Uwzględnione są wszystkie waluty, które były użyte na dokumentach wystawionych w danych rejestrze.
Kolumna Waluta
Widoczne są tu symbole wszystkich walut użytych na dokumentach.
Kolumna Stan Płatności
Wartości w tej kolumnie nie można modyfikować w trakcie pracy. Prezentuje sumę wartości wszystkich dokumentów płatności w danej walucie w danym rejestrze. Dokumenty płatności o charakterze wpłaty zwiększają ten stan, o charakterze wypłaty zmniejszają. Wartość tego pola zmienia się automatycznie z rejestracją nowych płatności w danym rejestrze w wybranej walucie.
Wartość pola Stan płatności można zmieniać tylko do chwili zarejestrowania pierwszej płatności dla danej waluty. W momencie tworzenia nowego rejestru można od razu przypisać mu stan początkowy. Wprowadzając saldo dla rejestru walutowego, dodatkowo określamy równowartość tej waluty w przeliczeniu na PLN. Stan początkowy rejestru płatności można wprowadzić poprzez użycie raportu pomocniczego Wprowadzenie stanu początkowego rejestru płatności, który znajduje się w: Kartoteka > Raporty > System > Pomocnicze.
Kolumna Stan Rozrachunków
Wartości w tej kolumnie nie można modyfikować w trakcie pracy. Prezentuje sumę wartości wszystkich rozrachunków w danej walucie znajdujących się w danym rejestrze. Rozrachunki o charakterze wpłaty zwiększają tę wartość, o charakterze wypłaty zmniejszają. Wartość pola zmienia się automatycznie ze zmianą wartości rozrachunków zarejestrowanych w rejestrze.
strona Inne
Raport płatności
Typ raportu płatności dla rejestru
Szablon numeracji
Szablon numeracji raportów płatności dla rejestru
Symbol FK
Symbol dokumentu wykorzystywany w programie Finanse i Księgowość dla dokumentu odpowiadającego raportom płatności w tym rejestrze
Obsługuj jak
Symbol dokumentu w programie Finanse i Księgowość będącego odpowiednikiem tego raportu płatności. Dla rejestrów kasowych walutowych pole to należy uzgodnić z raportem kasowym walutowym zdefiniowanym w FK.
Dane rachunku bankowego (tylko dla rejestrów typu bankowego)
Dane te są wykorzystywane przez program przy wydruku dokumentu sprzedaży, określając rachunek, na który kontrahent powinien dokonać wpłaty. Ponieważ firma może posiadać kilka rachunków bankowych, dane rachunku umieszczane na wydrukach są pobierane z danych rejestru płatności, a nie z danych firmy.
Konto FK rejestru
Numer konta księgowego wykorzystywanego podczas eksportu płatności do programu finansowo-księgowego
Znacznik
Znacznik graficzny, przypisany do rejestru pieniężnego