Numeracja dokumentów

Sposób numeracji dokumentów określa się w kartotece ustawień programu: Ustawienia > Typy dokumentów. Ramka Serie typu dokumentu umożliwia definiowanie systemów numerowania dokumentów. System taki tworzą: symbol serii, szablon numeru dokumentu, oznaczenie zakresu numeracji (cała firma albo dział - magazyn lub rejestr pieniężny) oraz zakres ciągłości numeracji; symbol serii musi być unikalny w ramach typu dokumentu.

 

•Seria - Pole to umożliwia identyfikację sposobu numerowania dokumentu. Jeśli chcemy numerować różne typy dokumentów w sposób ciągły, wówczas można wykorzystywać przy tworzeniu ich definicji ten sam symbol serii. Przykładowo, jeśli chcemy numerować w sposób ciągły faktury i rachunki uproszczone wówczas do ich definicji dołącza się ten sam symbol serii.

•Dział - Pole to określa, czy numeracja dokumentów dotyczy całej firmy, czy tylko wybranego działu (magazynu lub rejestru pieniężnego). Wymaga włączenia do numeru dokumentu symbolu działu (#W).

•Szablon - Pole umożliwia składanie numeru dokumentu z różnych elementów. Dopuszczalne są następujące symbole określające format numeru dokumentu:

#n        numer kolejny, zwiększany zawsze o jeden. Cyfrę wpisaną po literze n program interpretuje jako rozmiar pola, uzupełniając z przodu nieznaczącymi zerami.

#d        numer dnia miesiąca bez uzupełnienia zerem

#D        uzupełniany zerem dwucyfrowy numer oznaczający dzień miesiąca

#m        numer miesiąca bez uzupełnień zerem

#M        uzupełniany zerem dwucyfrowy numer miesiąca

#r        dwucyfrowy skrót numeru roku

#R        czterocyfrowy numer roku

#u        sygnatura użytkownika zatwierdzającego dokument

#q        numer kolejny dnia w roku

#Q        uzupełniany zerami trzycyfrowy numer kolejny dnia w roku

#w        identyfikator działu (magazynu lub rejestru pieniężnego)

#W        kod działu

#k        identyfikator kontrahenta w programie Finanse i Księgowość

#c        Waluta

•Numeracja - pole umożliwia ustalenie zakresu ciągłości numeracji. Dla numeracji ciągłej zakres ciągłości będzie nieograniczony, dla numeracji rocznej zakresem ciągłości będzie rok, dla miesięcznej – miesiąc, dla dziennej – dzień. Po zakończeniu okresu ciągłości dokumenty będą numerowane ponownie od numeru jeden (1).

Pełny numer dokumentu musi być unikalny w ramach danych firmy. Dlatego też wybierając numerację miesięczną lub roczną należy pamiętać o dołączeniu do szablonu numeracji odpowiedniego symbolu okresu ciągłości, aby uniknąć powtórzenia się numerów po jego zakończeniu.