Okno Podmioty powiązane umożliwia przeglądanie i zarządzanie rejestrowanymi dla KSeF informacjami o podmiotach powiązanych.
Domyślnie podczas wyboru kontrahenta w dokumencie sprzedaży, jeśli ma on przypisane Oddziały KSeF, pojawia się okno wyboru oddziału.
Wybrany w ten sposób oddział dodawany jest automatycznie jako Podmiot Inny z rolą 2 - Odbiorca i rodzajem identyfikatora Identyfikator wewnętrzny.
W jednym dokumencie sprzedaży może występować wiele Podmiotów innych. Każdy z tych Podmiotów innych może mieć tą samą lub odrębną rolę. Jeden Podmiot inny może również występować w tym samym dokumencie w różnych rolach (w tym jako „Rola inna”). W takich przypadkach gałąź „Podmiot3” występuje w pliku XML dokumentu wielokrotnie, również sekcja „Podmiot inny” w podglądzie występuje wielokrotnie (z numeracją kolejnych sekcji, np. „Podmiot inny 1”, „Podmiot inny 2” itd.
Dodawanie podmiotu (Oddziału KSeF, Kontrahenta)
Aby dodać dla dokumentu sprzedaży KSeF informacje o podmiotach powiązanych:
1.W oknie dokumentu sprzedaży kliknij przycisk KSeF i wybierz Podmioty powiązane (Ctrl+Shift+p).
2.Przełącz okno w tryb edycji przyciskiem Edytuj.
3.Kliknij przycisk Dodaj z kartoteki i wybierz rodzaj dodawanego podmiotu:
•Oddział – otwiera wybór oddziału KSeF dla odbiorcy dokumentu.
•Kontrahent – otwiera wybór z kartoteki Kontrahenci.
•Pracownik – otwiera wybór z kartoteki Pracownicy.
4.Z otworzonej kartoteki wybierz podmiot (oddział KSeF lub kontrahenta) i potwierdź przyciskiem Użyj. Dane podmiotu pojawią się na liście w oknie Podmioty powiązane dokumentu.
5.W kolumnie Rola określ rolę dodanego podmiotu:
•1 Faktor – w przypadku, gdy na fakturze występują dane faktora,
•2 Odbiorca – w przypadku, gdy na fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy,
•3 Podmiot pierwotny – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu będącego w stosunku do podatnika podmiotem przejętym lub przekształconym, który świadczył usługę lub dokonywał dostawy. Z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 106j ust.2 pkt 3 ustawy, gdy dane te wykazywane są w części Podmiot1K,
•4 Dodatkowy nabywca – w przypadku, gdy na fakturze występują dane kolejnych (innych niż wymieniony w części Podmiot2) nabywców,
•5 Wystawca faktury – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu wystawiającego fakturę w imieniu podatnika. Nie dotyczy przypadku, gdy wystawcą faktury jest nabywca,
•6 Dokonujący płatności – w przypadku, gdy na fakturze występują dane podmiotu regulującego zobowiązanie w miejsce nabywcy,
•7 JST - wystawca (Jednostka samorządu terytorialnego – wystawca),
•8 JST - odbiorca (Jednostka samorządu terytorialnego – odbiorca),
•9 GRV - wystawca (Członek grupy VAT – wystawca),
•10 GRV - odbiorca (Członek grupy VAT – odbiorca),
•11 - Pracownik,
•Rolna inna – (należy w tym przypadku wypełnić pole Opis roli).
6.W kolumnie Typ identyfikatora określ jaki identyfikator podatnika został użyty (NIP, VAT-UE, Podatkowy inny, Wewnętrzny lub Brak).
Nie wszystkie kolumny są prezentowane domyślnie. Aby ustawić wyświetlane kolumny kliknij prawym przyciskiem myszy na nagłówku listy i wybierz Pokaż wybór kolumn.
Identyfikator podatkowy oraz Identyfikator wewnętrzny możesz wprowadzić w przeznaczonych dla nich kolumnach.
W przypadku skorzystania z identyfikatora typu VAT-UE lub Podatkowy inny należy wybrać również kraj odpowiedni dla wybranego Podmiotu innego.
7.W dodatkowych kolumnach możesz jeszcze uzupełnić:
•Opis roli podmiotu (wymagane przy roli Rola inna),
•procentowy Udział podmiotu (wymagane przy roli 4 Dodatkowy nabywca).
•GLN – Global Location Number, numer pozwalający zidentyfikować firmę lub jej jednostkę (np. magazyn). Wartość uzupełniana jest automatycznie na podstawie danych kontrahenta (wymiarów analitycznych kontrahenta) lub oddziału (adresy dostaw oraz oddział KSeF), zależnie od dodawanego elementu.
•Numer EORI – numer nadawany firmom w Unijnym Systemie Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych (potrzebny m.in. w obrocie międzynarodowym). Wartość uzupełniana jest automatycznie na podstawie danych kontrahenta (wymiarów analitycznych kontrahenta) lub oddziału (adresy dostaw oraz oddział KSeF), zależnie od dodawanego elementu.
8.Zatwierdź wprowadzone zmiany przyciskiem Zapisz.
Zmiana odbiorcy na dokumencie skasuje ustawienia podmiotów typu Oddział.
Limity i ograniczenia
•Zgodnie z wymaganiami KSeF, w jednym dokumencie może być maksymalnie 100 podmiotów innych.
•Okno Podmioty powiązane dokumentu jest dostępne tylko dla ustrukturyzowanych dokumentów KSeF (nie jest dostępne dla np. kontraktu, paragonu lub faktury wewnętrznej).
•Jeśli dokument został już wysłany do KSeF, edycja w oknie Podmioty powiązane dokumentu jest zablokowana. Po wystawieniu dokumentu, zmiany wykonywać może tylko w trybie odczytu dokumentu - po przejściu w edycję opcja jest niedostępna. Dotyczy również dokumentów wyeksportowanych do formatu KSeF bądź z ręcznie zmienionym statusem KSeF wskazującym na wysyłkę dokumentu.