Symfonia KSeF dla rejestrowanych dokumentów umożliwia dołączanie załączników oraz zarządzanie ich udostępnianiem.
Reguły obsługi załączników
•Obsługiwane formaty plików: jpg, jpeg, png, gif, svg, pdf, docx, xlsx, pptx, txt, zip, xml.
•Pojedynczy plik nie może być większy niż 100 MB.
•Załączniki w systemie opatrzone są statusem określającym czy będą uwzględniane przy udostępnianiu dokumentów:
oPrywatny (ustawiany domyślnie) – załącznik widoczny jest tylko w Symfonia KSeF i nie będzie on udostępniany razem z dokumentem.
oPubliczny – załącznik będzie udostępniany razem z dokumentem. Udostępnienie załączników dokumentu obejmie wszystkie pliki o tym statusie.
•Domyślnie udostępnienia generowane są z ustawieniami:
oWygasa po 90 dniach.
oDostęp posiada każdy dysponujący linkiem.
Dodawanie załącznika
Dodawanie załącznika do faktury (zakupowej/sprzedażowej)
1.Na liście dla dokumentu, do którego chcesz dodać załącznik kliknij przycisk Akcje i z menu wybierz Dodaj załącznik.
2.W oknie dodawania załącznika dodaj plik:
a. metodą "przeciągnij i upuść"
lub
b. kliknij przycisk Wybierz plik.
3.Zatwierdź operację przyciskiem Zapisz.
4.Wyświetlone zostanie okno listy załączników dokumentu. Okno umożliwia dodawanie, usuwanie, pobieranie oraz zmianę statusu (Prywatny/Publiczny) załączników.
Status Publiczny widoczny przy załącznikach na liście nie oznacza ich automatycznego udostępnienia. Załączniki oznaczone jako Publiczne będą dostępne dopiero po wygenerowaniu linku udostępniającego i wskazaniu adresatów (adresów e-mail).
Domyślnie każdy, kto posiada link, ma dostęp do załącznika, jednak można dodatkowo zabezpieczyć dostęp za pomocą kodu PIN.
Okno Listy załączników można otworzyć klikając w kolumnie Załączniki.
Lista załączników
Usuwanie załącznika
1.W z oknie Lista załączników kliknij przycisk w kolumnie Akcje dla załącznika, który chcesz usunąć.
2.Po kliknięciu przycisku Akcje rozwinie się menu, z którego wybierz Usuń.
3.Po kliknięciu przycisku Usuń zostanie wyświetlone okno Usuwanie załącznika z pytaniem potwierdzającym operację usunięcia załącznika.
4.Potwierdź operację przyciskiem Usuń.
Pobieranie załącznika
1.W tabeli na liście załączników kliknij przycisk w kolumnie Akcje dla wybranego załącznika.
2.Po kliknięciu przyciski Akcje rozwinie się menu z akcjami kontekstowymi. Z menu wybierz Pobierz.
Zmiana statusu na Publiczny
1.W tabeli na liście załączników kliknij przycisk w kolumnie Akcje dla wybranego załącznika.
2.Po kliknięciu przycisku Akcje rozwinie się menu z akcjami kontekstowymi. Z menu wybierz Zmień na publiczny.
3.Wybrany element na liście zmienił Status na Publiczny.
4.Potwierdź operację przyciskiem Zapisz.
Zmiana statusu na Prywatny
1.W tabeli na liście załączników kliknij przycisk w kolumnie Akcje dla wybranego załącznika.
2.Po kliknięciu przycisku Akcje rozwinie się menu z akcjami kontekstowymi. Z menu wybierz Zmień na prywatny.
3.Wybrany element na liście zmienił Status na Prywatny.
4.Potwierdź operację przyciskiem Zapisz.
Operacje zbiorcze na załącznikach
Zbiorcza zmiana statusu Publiczny
1.W tabeli na liście załączników zaznacz pole wyboru przy elementach, dla których chcesz wykonać operację.
2.Nad tabelą wyświetli się pasek z przyciskami operacji zbiorowych.
3.Wybierz przycisk Publiczny.
4.Wszystkie zaznaczone elementy zmieniły swój Status na Publiczny.
5.Potwierdź operację przyciskiem Zapisz.
Zbiorcza zmiana statusu Prywatny
1.W tabeli na liście załączników zaznacz pole wyboru przy elementach, dla których chcesz wykonać operację.
2.Nad tabelą wyświetli się pasek z przyciskami operacji zbiorowych.
3.Wybierz przycisk Prywatny.
4.Wszystkie zaznaczone elementy zmieniły swój Status na Prywatny.
5.Potwierdź operację przyciskiem Zapisz.
Zbiorcze pobieranie załączników z Listy załączników
1.W tabeli na liście załączników zaznacz pole wyboru przy elementach, dla których chcesz wykonać operację.
2.Nad tabelą wyświetli się pasek z przyciskami operacji zbiorowych.
3.Wybierz przycisk Pobierz.
4.Po kliknięciu Pobierz zostanie wyświetlone okno z możliwością dołączenia oryginalnej faktury, do której podpięte są załączniki. Zaznacz wybrany format PDF, XML, PDF i XML lub Brak faktury, jeśli chcesz pominąć dodawanie.
5.Potwierdź operację przyciskiem Pobierz.
Zbiorcze pobieranie załączników z Listy dokumentów
1.W tabeli na liście dokumentów kliknij przycisk "trzech kropek" dla wybranego dokumentu.
2.Po kliknięciu przycisku rozwinie się menu z akcjami kontekstowymi. Z menu wybierz Pobierz załączniki.
3.Po kliknięciu Pobierz zostanie wyświetlone okno z możliwością dołączenia oryginalnej faktury, do której podpięte są załączniki. Zaznacz wybrany format PDF, XML, PDF i XML lub Brak faktury, jeśli chcesz pominąć dodawanie.
4.Potwierdź operację przyciskiem Pobierz.
Zbiorcze usuwanie załączników
1.W tabeli na liście załączników zaznacz pole wyboru przy elementach, dla których chcesz wykonać operację.
2.Nad tabelą wyświetli się pasek z przyciskami operacji zbiorowych.
3.Wybierz przycisk Usuń.
4.Po kliknięciu przycisku Usuń zostanie wyświetlone okno Usuwanie załączników z pytaniem potwierdzającym operację usunięcia wybranych załączników.
5.Potwierdź operację przyciskiem Usuń.
Udostępnianie załączników
1.W tabeli na liście dokumentów wybierz przycisk Akcje dla wybranego dokumentu.
2.Po kliknięciu przycisku Akcje rozwinie się menu z akcjami kontekstowymi. Kliknij przycisk Udostępnij.
3.Wyświetli się okno z formularzem Wysyłanie wiadomości.
4.Określ z listy rozwijanej format faktury źródłowej, który ma być dołączony bądź wybierz Brak faktury, jeśli chcesz pominąć dodawanie dokumentu źródłowego do udostępnianych zasobów.
5.Edytuj Treść wiadomości bądź pomiń ten krok.
6.Podaj adres/adresy e-mailowe odbiorców, którzy otrzymają wiadomość e-mail.
7.Aby określić dodatkowe parametry udostępnienia kliknij Więcej ustawień aby rozwinąć ich podgląd (przewiń widok okienka do dołu aby zobaczyć wszystkie parametry):
•Zabezpiecz PIN-em – umożliwia zabezpieczenie dostępu do udostępnionych załączników kodem PIN. Przy próbie dostępu, na podany adres e-mail wysyłany jest kod PIN umożliwiający zalogowanie się i pobranie załączników.
Jeśli nie zostanie zastosowane zabezpieczenie kodem PIN, dostęp do załączników będzie mieć każdy dysponujący linkiem do nich.
•Ograniczenie ważności linku – umożliwia włączenie/wyłączenie daty wygaśnięcia linku udostępniającego załączniki. W znajdującym się poniżej polu Data wygaśnięcia możesz podać dzień, do którego link do załączników będzie aktywny (domyślnie 90 dni).
•Przejdź do listy załączników – otwiera okno zarządzania załącznikami.
8.Potwierdź operację przyciskiem Wyślij.
Odbiorca otrzyma wiadomość e-mail wraz z linkiem przekierowującym do udostępnionych zasobów.
