Mechanizm dla zaliczek do zamówień umożliwia:
•wystawianie zaliczek na podstawie zamówień obcych,
•częściowe lub całkowite rozliczanie poszczególnych pozycji zamówienia,
•rozliczanie z rozbiciem proporcjonalnym do wartości poszczególnych pozycji zamówienia,
•wprowadzanie zmian w zamówieniu bez konieczności korygowania zaliczki (mechanizm kopii archiwalnych zamówień obcych, dzięki któremu zachowana została zgodność zaliczki z postacią zamówienia obowiązującą w chwili przyjęcia zaliczki),
•wystawianie faktur rozliczeniowych – dokumentu sprzedaży, który realizuje częściowe lub całkowite rozliczenie sprzedaży z zaliczkami.
Dostępny na oknie dokumentu zamówienia (nowy widok od 2023.2) przycisk Faktura zaliczkowa otwiera dialog umożliwiający określenie parametrów zaliczki a następie jej utworzenie.
Opis okna - Parametry zaliczki do zamówienia >>
Okno dokumentu - Faktura zaliczkowa (NZZ) >>
Ustawienia
Parametry pracy - wybór procesu
Dostępność funkcjonalności zamówień do zaliczek zależy od Ustawienia > Parametry pracy > Parametry zaliczek. Aby włączyć obsługę zaliczek do zamówień ustaw dla parametru Zaliczki - proces zaliczkowy wartość Na podstawie zamówień lub Na podstawie zamówień i kontraktów.
Parametry pracy - zasady obliczeń
Sposób w jaki pozycje zostaną zaprezentowane fakturze, zależy od parametru Ilość towaru na dokumencie sprzedaży do zamówienia obcego (Ustawienia > Firma > Parametry pracy > Zasady obliczeń).
Do obsługi zamówień z WZ w nowym procesie zaliczkowym należy ustawić parametr Ilość towaru na dokumencie sprzedaży do zamówienia obcego na opcję Wydana część zamówienia obcego.
Typy dokumentów
Zaliczki przygotowywane są z użyciem typów dokumentów określonych w definicji danego dokumentu zamówienia obcego.
Ustawienia - Typy dokumentów>>
Do wyboru podpowiadane są typy dokumentów sprzedaży o charakterze:
•Nowa faktura zaliczkowa,
•Nowa faktura zaliczkowa korekta,
•Nowa faktura zaliczkowa walutowa,
•Nowa faktura zaliczkowa walutowa korekta.
Proponowane ustawienia schematów księgowania związanych z procesem zaliczkowym
Przyjęcie zaliczki:
Faktura sprzedaży rozliczająca zaliczki:
Poniższy schemat księgowy jest odpowiedni dla faktury rozliczającej zaliczki. Pozostawia on jednoczesnie możliwość dekretacji faktury sprzedaży, która nie rozlicza zaliczek.
W przypadku, gdy faktura całkowicie rozlicza zaliczkę, w dekrecie faktury rozliczającej powstają jedynie zapisy równoległe (przeksięgowujące wartość z konta przychodów przyszłych okresów na konto sprzedaży). Jest to cecha szczególna przyjętego rozwiązania.
Wystawianie zaliczki do zamówienia
1.Na oknie dokumentu zamówienia (przy pracy z oknem w nowym widoku od 2023.2) zaznacz pole Realizacja przez zaliczki aktywujące realizację zamówienia przez zaliczki.
2.Po wystawieniu zamówienia dostępny będzie przycisk Faktura zaliczkowa, kliknięcie go otwiera dialog z parametrami dla wystawianego dokumentu zaliczki.
Opis okna - Parametry zaliczki do zamówienia >>
3.Zatwierdź ustawienia przyciskiem Utwórz. Otworzone zostanie zostanie okno faktury zaliczkowej.
Przy dodawaniu pozycji na zaliczce dostępne są tylko towary (pozycje) z zamówienia. Program pilnuje żeby nie przekroczyć ilości towarów z zamówienia.
4.Wystaw przygotowaną fakturę zaliczkową.
5.Otwórz dokument zamówienia obcego i kliknij przycisk Dokument sprzedaży.
6.Otworzony zostanie wstępnie wypełniony dokument sprzedaży. Aby samodzielnie ustawić rozliczenie zarejestrowanych zaliczek kliknij przycisk Rozliczanie zaliczek. Przycisk otwiera okno szczegółowego rozliczenia zarejestrowanych dla zamówienia zaliczek.
Wystawienie dokumentu bez ustawienia rozliczenia zaliczek ze sprzedażą spowoduje automatyczne rozliczenie. Przed wystawieniem dokumentu wyświetlane jest pytanie o akceptację kwoty rozliczenia.
7.W oknie Rozliczenie zaliczek ze sprzedażą widoczne są zarejestrowane do tej pory zaliczki dla powiązanego zamówienia.
Domyślnie lista zaliczek grupowana jest według pozycji zamówienia. Aby wyświetlić wiersz grupowania kliknij prawym przyciskiem na nagłówku tabeli i wybierz Pokaż panel grupowania.
8.W kolumnie Kwota do rozliczenia wprowadź wysokość rozliczenia z poszczególnych zaliczek dla wystawianego dokumentu sprzedaży lub kliknij przycisk Rozlicz automatycznie.
9.Po wprowadzeniu rozliczenia zaliczek ze sprzedażą zatwierdź je przyciskiem OK i wystaw dokument sprzedaży.
Uwagi do prowadzenia rozliczeń:
•Zamknięcie okna i rozliczenie zaliczek ze sprzedażą następuje, gdy użytkownik posłuży się przyciskiem OK. Zamknięcie okna bez rozliczenia zaliczek następuje po zastosowaniu przycisku Anuluj.
•Po wprowadzeniu zmian w oknie Rozliczenie zaliczek ze sprzedażą, automatycznie przeliczane są wartości w tabeli na zakładce VAT dokumentu sprzedaży. Rozliczone kwoty zaliczek prezentowane są w tabeli ze znakiem minus, poniżej standardowych pozycji wynikających z wartości VAT wyliczanych na podstawie pozycji dokumentu sprzedaży.
•Jeśli rozliczone pozycje zaliczek wystawione są w różnych stawkach VAT, wówczas na zakładce VAT kwoty rozliczonych zaliczek widnieją w rozbiciu na poszczególne stawki VAT.
•Wartość faktury rozliczającej obliczana jest z pomniejszeniem od jej wartości sumy rozliczonych zaliczek. Wartość całkowita dokumentu (Netto, VAT, Brutto) prezentowana na zakładce Lista pozycji jest wyliczana jako suma kolumn z zakładki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych. Wartość Do zapłaty dokumentu uwzględnia kwoty rozliczonych i wpłaconych zaliczek.
•Jeśli któraś z pozycji faktury sprzedaży została częściowo lub całkowicie rozliczona z zaliczkami, to w tabeli jej pozycji wyświetlana jest kolumna Rozliczenie zaliczek, prezentująca wartość rozliczenia poszczególnych pozycji faktury z zaliczkami.
•Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na fakturach rozliczających aż do całkowitego jej rozliczenia. Przy wystawianiu do zamówienia obcego kolejnej faktury sprzedaży podpowiadane są te zaliczki, które pozostały do rozliczenia.
•Wartość Do rozliczenia zaliczki, która została już częściowo rozliczona na fakturze sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana przy kolejnych fakturach sprzedaży.
•Faktury rozliczające są widoczne w kartotece dokumentów sprzedaży (są standardowymi fakturami sprzedaży).
•W kartotece dokumentów sprzedaży wyświetlana jest kolumna Rozliczenie zaliczek, prezentująca łączną wartość rozliczenia zaliczek z daną fakturą.
•Na zakładce Powiązania w fakturze sprzedaży, w ramach typu powiązania Faktury zaliczkowe widoczne są rozliczone dokumentem zaliczki.
•Na zakładce Powiązania w zaliczkach, w ramach typu powiązania Dokumenty sprzedaży widoczne są faktury sprzedaży, którymi zostały rozliczone dokumenty zaliczkowe.
•Standardowy wydruk faktury sprzedaży dla potrzeb faktur rozliczających rozszerzony jest o tabelę zawierającą numery rozliczonych faktur zaliczkowych oraz podsumowanie wartości Netto, VAT i Brutto zaliczek z tej tabeli.
•Płatność do faktury rozliczającej zaliczkę obejmuje kwotę Do zapłaty faktury, czyli wartość brutto wynikającą z wartości sprzedaży pomniejszoną o powiązane zaliczki. Zasady tworzenia płatności dla faktur rozliczających zaliczkę są zgodne z zasadami obowiązującymi dla standardowych faktur.
Wydruk faktury rozliczającej zaliczkę jest możliwy jedynie przy użyciu opcji Wydruk dokumentu. Wydruk klasyczny nie prezentuje wszystkich wartości związanych z nowym procesem zaliczkowym.