Po wybraniu listka Rodzaj kartoteki Zamówień obcych i kolejno przycisku polecenia Nowy lub Edytuj pojawi się okno Rodzaj dokumentu umożliwiające tworzenie lub modyfikowanie definicji rodzaju dokumentu.
Porządkowanie informacji według rodzajów jest jednopoziomowe. Każdy z umieszczonych w kartotece opisów może należeć tylko do jednego rodzaju. W definicji rodzaju zapisywane są informacje wspólne dla wszystkich obiektów należących do danego rodzaju. Podczas tworzenia w kartotece opisu nowego obiektu tego rodzaju są one automatycznie przepisywane do odpowiednich pól formularza, co zmniejsza pracochłonność wprowadzania danych. Informacje wprowadzone w ten sposób można modyfikować stosownie do potrzeb.
Rodzaj
Umożliwia nadanie nazwy dla definiowanego rodzaju. Po zapisaniu definicji, nazwa ta pojawi się na wykazie rodzajów.
Znacznik
Z opuszczanej listy można wybrać graficzny symbol, który pojawiać się będzie przy wszystkich wystawionych dokumentach tego rodzaju. W trakcie pracy można ten znacznik zmienić.
Typ dokumentu
W polu tym można wybierać pomiędzy typami dokumentów ustalonymi w ustawieniach.
Seria
Można wybierać pomiędzy symbolami serii ustalonymi w ustawieniach.
Tryb wydania towaru
Określa sposób domyślnego tworzenia dokumentu magazynowego podczas wystawiania dokumentu handlowego. Istnieją trzy tryby wystawiania tych dokumentów:
•Automatyczny – gdy użytkownik wystawia dokument handlowy, odpowiedni dokument magazynowy jest wystawiany automatycznie, bez ingerencji użytkownika. Użytkownik nie musi podejmować żadnych decyzji, system sam rejestruje fakt przyjęcia lub wydania towaru (o ile jest to oczywiście możliwe – istnieje towar w magazynie).
•Półautomatyczny – bezpośrednio po wystawieniu dokumentu handlowego system wyświetla odpowiednie okno z dokumentem magazynowym. Użytkownik może wtedy zmodyfikować, potwierdzić i wydrukować dokument wydania lub przyjęcia towaru, może także zrezygnować z jego wystawienia.
•Ręczny – system zawsze rejestruje tylko dokument handlowy. Użytkownik musi sam ręcznie wystawić odpowiedni dokument magazynowy.
Rezerwacja
Do wyboru jest rezerwacja ilościowa lub ze wskazaniem dostaw.
Rejestr płatności
W polu tym można wybierać pomiędzy rejestrami płatności ustalonymi w ustawieniach.
Rodzaj
Określa rodzaj cen (czyli sposób naliczania podatku VAT), według których wystawiony będzie dokument. Ponadto można ustalić, czy kwota podatku VAT w poszczególnych stawkach będzie liczona jako iloczyn stawki VAT oraz całkowitej wartości sprzedaży w danej stawce, czy też jako suma kwot cząstkowych podatku VAT pochodzących z poszczególnych pozycji towarowych dokumentu o tej samej stawce. Dla uproszczenia pierwszy sposób nazywamy iloczynu natomiast drugi metodą sumy.
Można wybrać z listy rodzaj ceny netto lub brutto.
Jeśli wybierze się netto, wówczas kwota podatku będzie liczona według wzoru:
gdzie:
KP – oznacza naliczoną kwotę podatku
WN – wartość sprzedaży netto
SP – stawkę podatku.
Jeśli wybierze się brutto, wówczas kwota podatku będzie liczona według wzoru:
gdzie:
KP – oznacza naliczoną kwotę podatku
WB – wartość sprzedaży brutto
SP – stawkę podatku.
bez daty sprzedaży
Ceny sprzedaży
Typ ceny związany jest z cennikami towarów w kartotece. Dla każdego towaru można określić trzy ceny netto i jedną cenę brutto.
Dział
W polu można wybrać dział, w którym mają być tworzone dokumenty. Dokument tworzy się domyślnie w zdefiniowanym w rodzaju dziale, a gdy pole jest puste - w dziale bieżącym.