Płatności to pieniądze faktycznie przekazane firmie (w wyniku wypłat i wpłat kontrahentów). Są one rejestrowane w module Handel w formie odpowiednich dokumentów płatności. Dokumenty te oprócz rejestrowania samych kwot płatności wykorzystywane są dodatkowo do obsługi rozliczeń. Nie rozliczone płatności mogą być wykorzystywane przy edycji rozrachunków.
Okno Płatność umożliwia wprowadzanie, przeglądanie i modyfikowanie wszystkich danych wystawianego dokumentu w zakresie zależnym od praw użytkownika. Ze względu na dużą liczbę informacji potrzebnych do wystawienia dokumentu okno podzielone jest na panele. W lewym panelu jest lista aktywnych rejestrów pieniężnych, wyłączona jest natomiast możliwość dodania i edycji rejestrów (możliwe jest to w oknie ustawień).
W menu kontekstowym tego okna dostępne jest polecenie Dokument w FK. Po jego wybraniu otwiera się okno Dokument w module FK uzgodniony z dokumentem.
Dokumenty Transfer wpłata i Transfer wypłata obsługują tylko jedną walutę.
Do rejestrowania przepływu pieniędzy pomiędzy rejestrami pieniężnymi w samej firmie służą dokumenty o charakterze wpłaty wewnętrznej i wypłaty wewnętrznej.
Przy wystawianiu dokumentu płatności zawartość opuszczanej listy typów dokumentów podzielona jest na dwie części. W górnej części przedstawione są zewnętrzne typy dokumentów płatności, które w danym kontekście (wybrany rejestr i typ płatności) można wystawić, w dolnej części prezentowane są natomiast dostępne w danej chwili dokumenty wewnętrzne. Po wybraniu z listy dokumentu wewnętrznego okno zmienia swój wygląd: znika tabela rozliczeń i dane kontrahenta, pojawia się natomiast pole umożliwiające określenie przeciwstawnego rejestru pieniężnego, do którego lub z którego będą przenoszone pieniądze w podanej kwocie.
Wystawienie dokumentu wewnętrznego płatności, z określonym rejestrem przeciwstawnym, powoduje w rzeczywistości powstanie pary dwóch skojarzonych dokumentów płatności – jednego o typie wpłaty, drugiego o typie wypłaty. Oba skojarzone dokumenty posiadają tę samą wartość płatności, ich pojawienie się modyfikuje odpowiednio stany rejestrów pieniężnych, w których się znajdują (choć oczywiście globalnie firma posiada tyle samo pieniędzy – w jednym rejestrze pieniędzy przybywa, w drugim ubywa). Dokumenty płatności wewnętrznych są zawsze rozliczone, stąd brak tabeli rozliczeń.
Specjalnym zastosowaniem dokumentu płatności o charakterze wpłaty lub wypłaty wewnętrznej jest wystawienie takiego dokumentu bez podania rejestru przeciwstawnego. Powstaje wówczas tylko jeden dokument płatności; jego wystawienie zmienia globalną ilość pieniędzy posiadanych przez firmę. Dokumenty takie można wystawiać w celu korekty stanu danego rejestru.
Opis pól okna
Rejestr Nazwa rejestru płatności, w którym zarejestrowana jest dana płatność. Charakter dokumentu Określenie, czy prezentowany dokument jest: •wpłatą, •wypłatą, •należnością, •zobowiązaniem. Typ dokumentu Wartość wybierana z opuszczanej listy. Na liście tej dostępne są tylko typy dokumentów pasujące do typu rejestru (gotówkowy, bankowy, inny) i typu płatności (wpłata lub wypłata) które zostały określone w polach Rejestr i Charakter dokumentu. Numer dokumentu Numer dokumentu nadawany jest przez system automatycznie, na podstawie szablonu określonego w ustawieniach. Wybór kontrahenta, pracownika lub urzędu Po kliknięciu piktogramu obok pola Kod kontrahenta wyświetlana jest lista opcji: Kontrahent, Pracownik, Urząd. Można tu określić, do której kategorii należy kontrahent, dla którego wystawiamy dokument płatności. Dla każdej z kategorii system wyświetla inny piktogram. Kod kontrahenta Można tu podać kod kontrahenta, pracownika lub urzędu, od którego przyjmujemy wpłatę bądź któremu wypłacamy pieniądze. Podstawowe dane kontrahenta Rozwinięcie danych wynikających z podanego kodu kontrahenta. Pola te są niedostępne dla edycji. Nie można więc zarejestrować danych kontrahenta wpłacającego lub wypłacającego pieniądze, jeśli nie jest on zarejestrowany w kartotece kontrahentów. Data płatności Data zarejestrowania płatności; domyślnie podpowiadana jest data systemowa. Kwota Kwota dokonywanej płatności. Rachunek Rozwijana lista wyboru rachunku bankowego kontrahenta. Na liście oprócz numeru rachunku bankowego znajduje się informacja o statusie jego weryfikacji (kolumna R) z białą listą podatników VAT Krajowej Administracji Skarbowej i datą, dla której weryfikacja została wykonana. Program podpowiada w pierwszej kolejności pozytywnie zweryfikowany rachunek bankowy kontrahenta. Wybór rachunku bankowego dostępny jest w przypadku dokumentów płatności wypłaty oraz zobowiązania z rejestrów o charakterze Bank oraz Inny. Opis Pole wyboru opisujące wprowadzany dokument. Rejestr podatników (tylko zobowiązania) Oznacza, że płatności dla tego dokumentu wymagają rachunku bankowego kontrahenta zweryfikowanego z rejestrem podatników Krajowej Administracji Skarbowej. Pole jest automatycznie zaznaczone dla dokumentów przekraczających kwotę (domyślnie 15.000,00 zł) określonej w parametrze Limit gotówkowy. MPP (tylko zobowiązania i należności) Oznacza dokument do obsługi mechanizmem podzielonej płatności. Oznaczenie stosowane jest dla dokumentów, których obsługa w ten sposób wynika z obowiązujących przepisów. Pole zostanie automatycznie zaznaczone jeśli dokument zawiera towary oznaczone parametrem mechanizm podzielonej płatności. MPP dobrowolny (tylko zobowiązania) Pozwala dodatkowo oznaczyć dokument informacją, że obsługa mechanizmem podzielonej płatności wynika z dobrowolnej decyzji podatnika. Pole jest aktywne po zaznaczeniu pola MPP. Waluta Z listy rozwijanej należy wybrać odpowiednią walutę. Księgowanie W tym polu wybierz rodzaj operacji związanej z dokumentem. Tabela rozliczeń Jest to tabela określająca należności lub zobowiązania i kwoty rozliczeń dokonane z wykorzystaniem wystawianej płatności. Przy wystawianiu dokumentu płatności, po określeniu kontrahenta dokumentu tabela ta prezentuje wszystkie należności lub zobowiązania danego kontrahenta (zależnie od typu rejestrowanej płatności). Prezentowane są: termin płatności, numer rozrachunku, kwota tego rozrachunku, kwota jego rozliczenia, walutę rozrachunku, rejestr, w którym dany rozrachunek jest zarejestrowany.
Płatność rozliczona Znacznik rozliczenia bądź nierozliczenia płatności. Gdy kwota płatności jest równa kwocie rozliczeń należności, płatność traktowana jest domyślnie jako rozliczona, w innym przypadku – jako nie rozliczona. Użytkownik może wymusić ustawienie wartości tego znacznika zgodnie ze swoim życzeniem. W zależności od wartości znacznika dana płatność prezentowana jest w różny sposób – płatności nie rozliczone mają na listach wytłuszczony numer i kwotę, rozliczone prezentowane są czcionką normalną. Ponadto daną płatność można odnaleźć w wyborach albo na liście płatności rozliczonych, albo nierozliczonych. Rozliczone Podsumowanie wszystkich kwot cząstkowych rozliczeń. Do rozliczenia pozostało Różnica pomiędzy kwotą rozrachunku a kwotą rozliczeń. Płatność wprowadzoną w walucie obcej można rozliczyć z rozrachunkiem utworzonym w tej samej walucie lub w innej, w tym również w PLN. Podczas rozliczania płatności wystawionej w innej walucie niż rozliczany nią rozrachunek, użytkownik ma możliwość podania oddzielnie kursów przeliczenia obu walut na PLN. Domyślnie program podpowiada kursy, które zostały użyte w obu dokumentach. Aby zmienić podpowiedziane kursy rozliczenia, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na rozliczanym rozrachunku i z menu kontekstowego wybrać kurs waluty, który ma zostać zmieniony. |
Rejestr Nazwa rejestru płatności, w którym rejestrowana jest dana płatność. Charakter dokumentu Określenie, czy prezentowany dokument jest wpłatą, wypłatą, należnością czy zobowiązaniem. Notatka Do każdej pozycji kartoteki dokumentów, kontrahentów, towarów, pracowników, urzędów lub płatności a także do rodzaju dokumentów, towarów, kontrahentów lub rejestru pieniężnego można dołączyć notatkę. Okno Notatka otwiera się: •wybierając przycisku Informacje (o ile jest dostępny) a następnie polecenie Notatka •klikając mały przycisk obok listków wyboru strony •używając klawiszy skrótów Ctrl+N. Jeśli dla wybranej pozycji kartoteki jest już zredagowana notatka, zamiast przycisku obok listków wyboru strony wyświetlany jest spinacz. Typ dokumentu Wartość wybierana z opuszczanej listy. Na liście tej dostępne są tylko typy dokumentów pasujące do typu rejestru (gotówkowy, bankowy, inny) i typu płatności (wpłata lub wypłata) które zostały określone w polach Rejestr i Charakter dokumentu. Numer dokumentu Numer dokumentu nadawany jest przez system automatycznie, na podstawie szablonu określonego w ustawieniach. Data płatności Data zarejestrowania płatności, domyślnie podpowiadana jest data systemowa. Kwota Kwota dokonywanej płatności wewnętrznej. Rejestr transferu Rejestr pieniężny z lub do którego dokonywany jest transfer pieniędzy. Płatność skojarzona Numer skojarzonego dokumentu płatności wewnętrznej. Opis Krótki opis płatności wewnętrznej. |
Rejestr Nazwa rejestru płatności, w którym rejestrowana jest dana płatność. Charakter dokumentu Określenie, czy prezentowany dokument jest wpłatą, wypłatą, należnością czy zobowiązaniem. Notatka Do każdej pozycji kartoteki dokumentów, kontrahentów, towarów, pracowników, urzędów lub płatności a także do rodzaju dokumentów, towarów, kontrahentów lub rejestru pieniężnego można dołączyć notatkę. Okno Notatka otwiera się: •wybierając przycisku Informacje (o ile jest dostępny) a następnie polecenie Notatka •klikając mały przycisk obok listków wyboru strony •używając klawiszy skrótów Ctrl+N Jeśli dla wybranej pozycji kartoteki jest już zredagowana notatka, zamiast przycisku obok listków wyboru strony wyświetlany jest spinacz. Typ dokumentu Wartość wybierana z opuszczanej listy. Na liście tej dostępne są tylko typy dokumentów pasujące do typu rejestru (gotówkowy, bankowy, inny) i typu płatności (wpłata lub wypłata) które zostały określone w polach Rejestr i Charakter dokumentu. Numer dokumentu Numer dokumentu nadawany jest przez system automatycznie, na podstawie szablonu określonego w ustawieniach. Data płatności Data zarejestrowania płatności, domyślnie podpowiadana jest data systemowa. Kwota Kwota dokonywanej płatności wewnętrznej. Opis Krótki opis płatności wewnętrznej.
W tabelce poniżej widoczna jest lista dokumentów możliwych do skojarzenia z płatnością. Są to te dokumenty, które jako rejestr przeciwstawny mają ustawiony ten sam rejestr, co wystawiany dokument. Z listy należy wybrać właściwy (tylko jeden) dokument i zaznaczyć go, a następnie wybrać przycisk Zapisz dokument. Kolumny opisujące dokumenty na liście to: Dokument Numer skojarzonego dokumentu płatności wewnętrznej. Rejestr Rejestr pieniężny z lub do którego dokonywany jest transfer pieniędzy. Termin Data płatności dokumentu skojarzonego. Kwota Kwota, na jaką wystawiony jest dokument. |
Przycisk Pozostaw w buforze
Pozostawia wystawiany dokument w buforze systemu. Wszystkie dane tego dokumentu są przez system pamiętane, mimo że nie został jeszcze wystawiony. Dokumenty z bufora mogą być dowolnie poprawiane, mogą też być w dowolnej chwili usunięte, można je także wydrukować. Dane z dokumentów w buforze nie są umieszczane w zestawieniach.
Płatności przeniesione do bufora nie wchodzą do raportu płatności, ale można je rozliczać z innymi płatnościami.
Operacje (zlecanie przelewów elektronicznych)
Dla płatności o charakterze Zobowiązanie dostępny jest przycisk Operacje rozwijający menu z poleceniami:
•Zleć e-przelew krajowy – otwiera okno tworzonego przelewu krajowego.
•Zleć e-przelew walutowy – otwiera okno tworzonego przelewy walutowego.
Zlecając przelew sprawdź na zakładce Szczegóły nr rachunku wystawcy przelewu, dane odbiorcy przelewu bankowego, tytuł zlecenia oraz kwotę i termin płatności. W przypadku przelewów walutowych określ również sposób rozliczenia opłat za operacje bankowe (SHA, BEN, OUR).
Przycisk 
otwiera okno wyboru rachunku bankowego.
Przycisk 
otwiera okno wyboru kontrahenta.
Zobacz także: