Import danych kontrahentów z pliku w formacie MS Excel dostępne jest przez kliknięcie przycisku Import w oknie kartoteki. Otworzone zostanie okno wyboru pliku do importu.
Po wskazaniu pliku do importu wyświetlane jest okno zawierające ustawienia parowania pól importowanych danych z polami docelowymi. Ustawione połączenie pól można zapisać jako schemat aby móc go wykorzystać przy kolejnym imporcie.
Czerwonym kolorem oznaczone są pola, których sparowanie jest wymagane przed uruchomieniem importu.
Nadpisywanie danych
Przy imporcie danych dla kontrahentów znajdujących się już w kartotece, nadpisane zostaną tylko pola wybrane do importu (pola połączone w schemacie importu).
Opis okna
Pola
Pola kartoteki – w lewej kolumnie znajduje się lista pól docelowych (w kartotece programu). W prawej kolumnie znajdują się nazwy sparowanych importowanych pól (z pliku MS Excel).
Pola importowane – Lista pól importowanych z pliku MS Excel.
Łącz – paruje wybrane Pole kartoteki z Polem importowanym.
Wszystkie – wykonuje automatyczne parowanie kolumn.
Rozłącz zaznaczone – usuwa połączenie wybranych Pól kartoteki.
Schematy
Ładuj schemat – wczytuje wybrany z listy schemat.
Zapisz schemat – zapisuje ustawiony schemat importu. Przed zapisaniem uzupełnij Nazwę schematu, pod którą chcesz go zapisać.
Usuń schemat – usuwa wybrany schemat.
Format importu specjalnego z MS Excel
Poniżej znajdują się uwagi do formatu importu specjalnego kontrahentów z pliku MS Excel:
•Kolumny wymagane (Nazwa i Kod) muszą znajdować się w importowanym pliku oraz muszą zawierać dane.
•W przypadku gdy w kolumnie niewymaganej jest błędna wartość lub nie ma jej wcale to zaimportowana zostanie pusta lub domyślna dla pola wartość.
•Istniejące dane kontrahentów zostaną nadpisane.
•Import specjalny z MS Excel nie uzupełnia brakujących wartości słownikowych (np. walut, miejscowości, kraju).
•Import specjalny z MS Excel nie uzupełnia brakujących ustawień firmy (np. rejestr pieniężny, forma płatności).
•Importowany plik musi zawierać nazwy kolumn.
•Importowany plik musi zawierać tylko jeden arkusz.
•Kolejność kolumn z pliku MS Excel nie jest istotna.
Importowane kolumny
Nazwa kolumny |
Uwagi |
Nazwa |
Tekst (pole wymagane). |
Kod |
Tekst (pole wymagane). |
Podmiot |
Poprawne wartości to Firma, Osoba fizyczna (firma), Osoba Fizyczna. Jeśli nic nie zostanie podane to domyślnie zaimportuje się jako Firma. |
NIP |
|
REGON |
|
PESEL |
|
Zarejestrowany w VIES |
Przyjmowane wartości to PRAWDA/FAŁSZ. |
Podatnik VAT czynny |
Przyjmowane wartości to PRAWDA/FAŁSZ. |
Jednostka powiązana |
Przyjmowane wartości to PRAWDA/FAŁSZ. |
Kod pocztowy |
|
Miejscowość |
|
Ulica |
|
Nr budynku |
|
Nr lokalu |
|
Województwo |
|
Kraj |
|
Imię |
|
Nazwisko |
|
Telefon 1 |
|
Telefon 2 |
|
Fax |
|
|
|
Rejestr płatności |
Jeśli w firmie istnieje rejestr płatności o podanej nazwie to taki zostanie wskazany w zaimportowanym rekordzie kontrahenta. Jeśli nie istnieje rejestr o wskazanej nazwie pole to będzie puste. |
Forma płatności |
Pole to zostanie uzupełnione wskazanymi danymi z importowanego pliku jeśli taka forma płatności istnieje w bazie. |
% Rabatu |
Liczbowe ogólne - np. 5% należy wprowadzić jako 5,00. |
Limit kredytu |
Przyjmowane wartości to PRAWDA/FAŁSZ. |
Waluta limitu kredytu |
Pole to zostanie uzupełnione wskazanymi danymi z importowanego pliku jeśli taka waluta istnieje w bazie. Jeśli nie istnieje waluta wskazana w importowanych danych to w podsumowaniu pojawi się informacja. |
Kwota limitu |
|
Negocjacja cen |
Przyjmowane wartości to PRAWDA/FAŁSZ. |
Katalog |
Kontrahent zostanie zaimportowany do wskazanego katalogu o ile taki istnieje w bazie. Jeśli nie istnieje wskazany katalog, kontrahent zaimportuje się do katalogu domyślnego. |
Rodzaj |
Kontrahent zostanie zaimportowany do wskazanego rodzaju o ile taki istnieje w bazie. Jeśli nie istnieje wskazany katalog, kontrahent zaimportuje się do rodzaju domyślnego. |
Znacznik |
Nazwa znacznika musi być zgodna z jego nazwą z ustawień programu. Jeśli pole to będzie puste lub niezgodne z danymi z bazy to zostanie zaimportowane jako puste. |