Przepisy umożliwią wystawianie faktur zakupu w imieniu sprzedawcy. Oznacza to, że nabywca, po uzgodnieniu tego ze sprzedawcą, sam sobie wystawi fakturę za zakupione towary lub usługi. Odliczenie podatku VAT zazwyczaj jest uzależnione od momentu otrzymania faktury. Aby wystawić w kartotece dokumentów zakupu taki dokument, należy w Ustawienia > Typy dokumentów w definicji typu zaznaczyć pole Faktura wystawiana przez nabywcę. Faktura wystawiana przez nabywcę w imieniu sprzedawcy jest dokumentem rejestrowanym od razu w kartotece zakupu. Można ją potem wystawiać i drukować dla dokumentu złotówkowego i dla walutowego o charakterze Faktura VAT zakupu i Faktura VAT zakupu w walucie. Korekty mają ustawienia takie jak wystawiony dokument podstawowy i dlatego nie mają w Ustawieniach znacznika ‘faktura wystawiana przez nabywcę’.
Okno dokumentu
Typ dokumentu
W tym polu można wybierać pomiędzy typami dokumentów ustalonymi w ustawieniach programu. Jeśli dodajemy dokument określonego rodzaju, domyślnie podpowiadany będzie typ ustalony dla tego rodzaju.
Seria
Można wybierać pomiędzy symbolami serii ustalonymi dla typu dokumentu w ustawieniach programu. Jeśli dodajemy dokument określonego rodzaju, domyślnie podpowiadana będzie seria ustalona dla tego rodzaju.
Numer dokumentu
Numer dokumentu jest składany automatycznie z różnych elementów według szablonu przypisanego do typu dokumentu. Jeśli jest nadane do tego prawo, można ten numer zmienić ręcznie zgodnie z potrzebami.
Sprzedawca
Po wybraniu tej zakładki można wprowadzać dane osoby lub firmy sprzedającej towar. Dane te mogą być wpisane bezpośrednio do pól albo wybrane z kartoteki kontrahentów. Jeśli wpiszemy dane bezpośrednio do pól, na wszystkich zestawieniach dane z tego dokumentu zostaną odniesione tylko do pozycji zbiorczych. W danych adresowych umieszczone jest pole kod kraju; wypełnienie tego pola jest konieczne do wystawienia dokumentu.
Jeśli podczas wprowadzania danych do pola kod klikniemy przycisk 
, otworzy się okno umożliwiające wybranie kontrahenta z kartoteki lub wpisanie nowego kontrahenta do kartoteki.
Nowy Otwiera okno kontrahenta, umożliwiając wpisanie danych nowego kontrahenta do kartoteki.
Kartoteka kontrahentów Otwiera okno kartoteki kontrahentów, umożliwiając korzystanie z dostępnych w tym oknie możliwości wyszukiwania; po wybraniu kontrahenta i kliknięciu przycisku [Użyj] kontrahent jest wpisywany w edytowane pole.
Tryb wyboru kontrahenta W dolnym prawym rogu znajduje się przycisk przełączający Tryb wyboru (Alt+T) kontrahenta. Wybór trybu określa sposób podpowiadania kontrahentów przy wpisywaniu z klawiatury oraz które dane widoczne są w okienku wyboru. Dostępne są następujące tryby wyboru: A – Automatyczny: kontrahent podpowiadany jest na podstawie Kodu kontrahenta lub numeru NIP. K – Kod kontrahenta: kontrahent podpowiadany jest na podstawie Kodu kontrahenta. P – NIP kontrahenta: kontrahent podpowiadany jest na podstawie numeru NIP (lub kodu kontrahenta). N – Nazwa kontrahenta: kontrahent podpowiadany jest na podstawie Nazwy kontrahenta (lub kodu kontrahenta). S – Specjalny: kontrahent podpowiadany jest na podstawie Kodu kontrahenta, Nazwy kontrahenta, numeru NIP, Miejscowości.
Jeśli kontrahent ma wiele adresów dostaw, można wybrać właściwy z listy rozwijanej. Następnie można powiązać dokument handlowy z dokumentami magazynowymi zawierającymi różne adresy dostaw. |
Dostawca
Po wybraniu tej zakładki można wprowadzać dane osoby lub firmy dostarczającej towar. Dane te mogą być wpisane bezpośrednio do pól albo wybrane z kartoteki kontrahentów. Jeśli nie wpisze się żadnych danych do tego pola, program domyślnie przyjmie, że dostawcą jest sprzedawca.
Jeśli podczas wprowadzania danych do pola kod klikniemy przycisk , otworzy się okno umożliwiające wybranie kontrahenta z kartoteki lub wpisanie nowego kontrahenta do kartoteki.
Nowy Otwiera okno kontrahenta, umożliwiając wpisanie danych nowego kontrahenta do kartoteki.
Kartoteka kontrahentów Otwiera okno kartoteki kontrahentów, umożliwiając korzystanie z dostępnych w tym oknie możliwości wyszukiwania; po wybraniu kontrahenta i kliknięciu przycisku [Użyj] kontrahent jest wpisywany w edytowane pole.
Tryb wyboru kontrahenta W dolnym prawym rogu znajduje się przycisk przełączający Tryb wyboru (Alt+T) kontrahenta. Wybór trybu określa sposób podpowiadania kontrahentów przy wpisywaniu z klawiatury oraz które dane widoczne są w okienku wyboru. Dostępne są następujące tryby wyboru: A – Automatyczny: kontrahent podpowiadany jest na podstawie Kodu kontrahenta lub numeru NIP. K – Kod kontrahenta: kontrahent podpowiadany jest na podstawie Kodu kontrahenta. P – NIP kontrahenta: kontrahent podpowiadany jest na podstawie numeru NIP (lub kodu kontrahenta). N – Nazwa kontrahenta: kontrahent podpowiadany jest na podstawie Nazwy kontrahenta (lub kodu kontrahenta). S – Specjalny: kontrahent podpowiadany jest na podstawie Kodu kontrahenta, Nazwy kontrahenta, numeru NIP, Miejscowości.
Jeśli kontrahent ma wiele adresów dostaw, można wybrać właściwy z listy rozwijanej. Następnie można powiązać dokument handlowy z dokumentami magazynowymi zawierającymi różne adresy dostaw. |
Rodzaj ceny
Określa rodzaj cen (czyli sposób naliczania podatku VAT), według których wystawiony będzie dokument.
Dla cen NETTO kwota podatku będzie liczona według wzoru:
gdzie:
KP — oznacza naliczoną kwotę podatku
WN — wartość sprzedaży netto
SP — stawkę podatku.
Dla cen BRUTTO kwota podatku będzie liczona według wzoru:
gdzie:
KP — oznacza na liczoną kwotę podatku
WB — wartość sprzedaży brutto
SP — stawkę podatku.
Data wystawienia
Data wystawienia dokumentu przez nabywcę.
- dla VAT: (widoczne na dok. faktura VAT w walucie oraz ich korektach)
Kurs waluty dla potrzeb podatku VAT odpowiadający obecnemu kursowi dokumentu. Program domyślnie podpowiada ten kurs na podst. daty wystawienia dokumentu.
- dla VAT: (widoczne na dok. faktura VAT w walucie oraz ich korektach)
Kurs waluty dla potrzeb podatku VAT odpowiadający obecnemu kursowi dokumentu. Program automatycznie wylicza korektę kwoty podatku VAT z tytułu zmiany kursu. Natomiast aby wystawić korektę dot. wartości, ilości lub stawki VAT należy wystawić drugi dokument korekty.
- CIT/PIT: (widoczne na dok. faktura VAT w walucie oraz ich korektach)
Kurs waluty dla potrzeb podatku dochodowego, wykorzystywany przy wyliczaniu wartości rozrachunku dokumentu walutowego, eksporcie do FK i MKP, obliczaniu zysku/kosztu. Możliwa jest zmiana tego kursu - polega na ustawieniu kursora w polu kursu i kliknięciu przycisku 
a nast. zatwierdzeniu zmiany kursu przyciskiem Tak.
Data zakupu
Data dokonania zakupu przez nabywcę.
Rodzaj płatności
W polu tym można wybierać pomiędzy rodzajami płatności ustalonymi w ustawieniach programu. Jeśli dodajemy dokument określonego rodzaju, podpowiadany będzie rodzaj płatności ustalony dla tego rodzaju dokumentu.
Termin
Termin jest związany z rodzajem płatności i jest podpowiadany na podstawie ustawień programu. Jeśli przyjmiemy datę taką samą jak data wystawienia, oznaczać to będzie płatność natychmiastową. Jeśli przyjmiemy dowolną inną datę, program domyślnie zinterpretuje, że cała płatność nastąpi w tym terminie. Aby wprowadzić płatność cząstkową, można wprowadzić dowolną płatność.
Jeśli w bazach danych programu istnieją informacje, które mogłyby być wykorzystane do wystawiania dokumentu, to po określeniu typu dokumentu i wybraniu kontrahenta wyświetlane jest okno Użyj. Udostępnia ono wszystkie dane, które można wykorzystać podczas wystawiania dokumentu tego typu dla wybranego kontrahenta. Dane są pogrupowane według kategorii, oznaczonych zakładkami (jeśli w danej chwili brak jest pewnej kategorii danych, odpowiednia zakładka nie jest wyświetlana).