Moduł Słowniki pozwala uprawnionemu użytkownikowi na konfigurację wielu danych w systemie. Umożliwia dodawanie i zarządzanie bazą: Folderów, Klientów, Projektów, Stanowisk i Spraw.
Aby przejść do słowników, należy wybrać Panel Administracyjny > Słowniki. Wszystkie słowniki widzimy w bocznym menu po lewej stronie ekranu.
Foldery
Foldery to struktury służące do organizowania i przechowywania dokumentów w systemie. Umożliwiają hierarchiczne grupowanie plików według określonych kategorii, co ułatwia ich zarządzanie. Foldery mogą zawierać podfoldery, co pozwala na dalsze uszczegółowienie struktury dokumentów.
Domyślna konfiguracja folderów
W systemie, foldery są początkowo skonfigurowane w następujący sposób:
1.Akta osobowe
2.Stosunek pracy
3.Podatkowe
4.Ubezpieczeniowe
5.Inne
Foldery są wykorzystywane w module Dokumenty, który umożliwia łatwe przypisywanie dokumentów do odpowiednich folderów.
Tworzenie dokumentów
Nowe dokumenty można tworzyć za pomocą przycisku Dodaj, znajdującego się w lewym górnym rogu bocznego menu.
Pola folderów
•Retencja dokumentów: Foldery mogą być skonfigurowane z zasadami retencji dokumentów, co pozwala na automatyczne zarządzanie terminami przechowywania dokumentów.
•Status folderu: Foldery mogą mieć status Aktywny lub Nieaktywny.
•Folder nadrzędny: Foldery mogą być powiązane z folderem nadrzędnym, co pozwala na tworzenie złożonej hierarchii.
•Kod folderu: Każdy folder może mieć przypisany unikalny kod.
•Rodzaj dokumentu: Foldery mogą być powiązane z określonym rodzajem dokumentu, co ułatwia organizację i klasyfikację plików.
•Nazewnictwo podfolderów: Można skonfigurować nazewnictwo podfolderów w zależności od potrzeb organizacji.
Klienci
Klient w systemie reprezentuje podmiot, z którym współpracujemy w ramach projektów.
Może posiadać różne stany, które odzwierciedlają aktualny etap współpracy, oraz status, który określa jego aktywność. Klient jest powiązany z adresem, który umożliwia identyfikację lokalizacji lub siedziby firmy.
Przypisanie do projektów: Klient może być przypisany do projektu w systemie, co umożliwia łatwe zarządzanie relacjami i dokumentacją związaną z danym projektem.
Stan klienta
•Zainteresowany – klient, z którym rozpoczęto rozmowy, ale nie zawarto jeszcze umowy.
•Szansa – klient, z którym istnieje możliwość zawarcia umowy w przyszłości.
•Umowa – klient, z którym zawarto umowę i rozpoczęto współpracę.
•Odrzucony – klient, z którym współpraca została zakończona lub nie została nawiązana.
•Zakończony – współpraca z klientem została zakończona.
Status klienta
•Aktywny – klient jest aktywny, współpraca jest w toku.
•Nieaktywny – klient nie jest aktywny, współpraca została zawieszona lub zakończona.
Klient może być różnego typu w zależności od typu umowy: B2B (business-to-business), B2C (business-to-consumer), C2B (consumer-to-business), C2C (consumer-to-consumer) lub wewnętrzny (np. dział w firmie).
Projekty
Projekt to zorganizowane przedsięwzięcie, które ma na celu realizację określonego celu w określonym czasie.
Projekty pełnią centralną rolę w zarządzaniu zadaniami w organizacji. Umożliwiają planowanie, śledzenie postępów, przypisywanie zasobów oraz monitorowanie wyników. Dzięki przypisaniu projektów do pracowników, klientów i określonym datom, system wspiera efektywność i organizację działań.
Dane projektu
•Klient – projekt jest przypisany do konkretnego klienta, co pozwala na powiązanie działań z relacjami biznesowymi.
•Opis – krótki opis projektu, który przedstawia cel i zakres prac.
•Data startu – data rozpoczęcia projektu.
•Data zakończenia – przewidywana lub rzeczywista data zakończenia projektu.
•Kierownik – osoba odpowiedzialna za całość projektu, nadzorująca jego realizację.
•Młodszy kierownik – osoba wspierająca kierownika projektu, odpowiedzialna za określone obszary projektu.
•Dane adresowe – adres klienta lub lokalizacji związanej z projektem, w tym ulica, miasto, kod pocztowy.
Status projektu
Projekty mogą mieć jeden z poniższych statusów:
•Aktywny – projekt jest w trakcie realizacji.
•Nieaktywny – projekt został wstrzymany lub zakończony.
Stan projektu
Projekty mogą przyjmować jeden z poniższych stanów:
•Aktualny – projekt jest w bieżącej fazie realizacji.
•Pomysł – projekt jest w fazie początkowej, rozważany jako możliwa inicjatywa.
•Wnioskowany – projekt został zgłoszony do realizacji, oczekuje na decyzję.
•Planowany – projekt jest zaplanowany, ale nie został jeszcze uruchomiony.
•Zatwierdzony – projekt został zatwierdzony do realizacji.
•Odrzucony – projekt został odrzucony, nie będzie realizowany.
•Wstrzymany – projekt został wstrzymany, ale nie zakończony.
•Ukończony – projekt został zakończony, wszystkie zadania zostały wykonane.
Typ projektu
Projekty mogą mieć jeden z poniższych typów:
•Doradztwo – projekt związany z udzielaniem porad i wsparcia.
•Dostawa – projekt dotyczący dostarczania towarów lub usług.
•Outsourcing – projekt, w ramach którego usługi są zlecane zewnętrznym podmiotom.
•Operacyjne – projekt związany z bieżącą działalnością operacyjną organizacji.
•Testowanie – projekt obejmujący testowanie produktów lub usług przed ich wdrożeniem.
Stanowiska
Stanowisko to przypisane do pracownika określone zadanie lub rola w organizacji. Stanowiska służą do definiowania odpowiedzialności pracowników w systemie, co pozwala na łatwiejsze zarządzanie rolami i strukturą organizacyjną.
Przypisanie stanowiska przy tworzeniu pracownika
•Przypisanie do pracowników – stanowisko może być przypisane do konkretnego pracownika w systemie, co pozwala na monitorowanie jego ról i odpowiedzialności.
•Status stanowiska – stanowiska mogą mieć status Aktywny lub Nieaktywny, w zależności od tego, czy są aktualnie przypisane do pracownika i realizowane w ramach organizacji.
•Typy dokumentów – w zależności od stanowiska, mogą być przypisane określone typy dokumentów, do których pracownik ma dostęp lub odpowiedzialność.
Typy Spraw
Typy spraw to kategorie, które służą do klasyfikacji i zarządzania różnymi kwestiami związanymi z pracownikami lub kandydatami.
W ramach typów spraw mogą być konfigurowane wnioski pracownicze, kompletowanie dokumentów czy sprawy obiegu dokumentów.