Przygotowanie
Przed rozpoczęciem podpisu niezbędna jest instalacja komponentów podpisu elektronicznego zgodnie z instrukcją w teamcie:
Podpis elektroniczny – jak zainstalować komponent KIR/Szafir?
Podpis kwalifikowany dokumentów krok po kroku
KROK 1 – Zaznaczenie Dokumentów
W module DOKUMENTY wybierz jeden lub więcej dokumentów, zaznaczając je w pierwszej kolumnie tabeli listy dokumentów:
KROK 2 – Uruchomienie Okna Podpisu
W menu akcji w prawej górnej części modułu DOKUMENTY, wybierz opcję PODPISZ DOKUMENTY:
Przy pierwszym uruchomieniu okna PODPISZ DOKUMENTY zobaczysz niebieski nagłówek z komunikatem W trakcie:
Po zainstalowaniu niezbędnych elementów modułu podpisu (okno „KIR Szafir”), nagłówek zmieni kolor na zielony z komunikatem GOTOWE DO PODPISU:
KROK 3 – Wybór Opcji Okna Podpisu
W oknie PODPISZ DOKUMENTY dostępne są następujące opcje:
•Podpisz pliki ponownie – używane, gdy potrzebny jest dodatkowy podpis kwalifikowany pod tymi samymi plikami.
•PIN – wykorzystywane do podpisów na kluczu USB, umożliwiające jednorazowe wpisanie kodu do podpisania wielu plików.
•Pokaż okno szczegółów podpisu – przydatne do diagnozowania problemów z podpisem, umożliwiające ustawienie dodatkowych opcji.
KROK 4 – Wykonanie Podpisu
KROK 4a – Standardowy podpis hurtowy
Po wyborze opcji i kliknięciu przycisku PODPISZ, Symfonia eTeczka przechodzi przez trzy etapy:
1.Pobranie dokumentu.
2.Próba podpisu dokumentu.
3.Aktualizacja dokumentu w przypadku sukcesu.
Jeśli wystąpią błędy, w sekcji PODPISANE DOKUMENTY pojawi się czerwony wykrzyknik. Po najechaniu na niego myszką zobaczysz kod błędu. Typowym problemem jest brak karty w czytniku.
Na początku zaleca się podpisanie jednego dokumentu i wybranie opcji Pokaż okno szczegółów podpisu w przypadku niejasności dotyczących komunikatów błędów.
KROK 4b – Okno szczegółów – Wstawienie graficznego znaku podpisu
Dokumenty PDF w trybie standardowym/hurtowym (bez opcji “Pokaż okno szczegółów podpisu”) są podpisywane podpisem kwalifikowanym (QES) wewnętrznie.
Podpis kwalifikowany (QES) jest w pełni ważny prawnie zgodnie z eIDAS, nawet jeśli nie towarzyszy mu żaden graficzny znacznik. W odróżnieniu od podpisu odręcznego, QES jest osadzany w pliku w formie zaszyfrowanych danych i certyfikatu – to one zapewniają jego autentyczność i integralność. Znak graficzny (np. „podpisany przez…”) jest jedynie elementem wizualnym, który można opcjonalnie dodać dla czytelności, ale nie wpływa na ważność podpisu.
Jeśli jednak potrzebujesz dodatkowego wizualnego oznaczenia podpisu po zaznaczeniu w “KROK 3” opcji “Pokaż okno szczegółów podpisu” dla każdego z podpisywanych PDF wyświetlone zostanie poniższe okno:
Umożliwia ono:
1.Wybór graficznego obrazka podpisu (np. podpis zeskanowany razem z pieczątką firmową)
2.Domyślnego podpisu z tekstem osoby podpisującej i datą podpisu.
Uwaga: podczas wstawiania podpisu kliknij i przeciągnij myszką, by uzyskać odpowiedniej wielkości ‘prostokąt’ w który zostanie wstawiony podpis. Samo kliknięcie spowoduje przeważnie wstawienie mało widocznego prostokąta z podpisem.
KROK 5 – Oczekiwany Rezultat
Podpis zakończony sukcesem pojawia się w sekcji PRZETWORZONO z zielonymi oznaczeniami pomyślnego zakończenia procesu:
W module Dokumenty, kolumny PODPIS, STATUS PODPISU i DATA PODPISU zostaną zaktualizowane.
