Masowe dodawanie pracowników jest dostępne w module Pracownicy pod przyciskiem „+” w prawym, dolnym rogu aplikacji.
Z rozwijalnej listy należy wybrać opcję Importuj pracowników.
Przesłanie pliku Excel
Import umożliwia masowe dodanie lub zaktualizowanie wielu pracowników do Symfonia eTeczka na podstawie pliku xlsx.
Przykładowa struktura pliku jest dostępna do pobrania pod linkiem szablon.
Plik xlsx może zawierać kolumny z danymi:
•Imię
•Nazwisko
•Data urodzenia
•Miejsce urodzenia
•Pesel
•Typ dokumentu tożsamości – należy podać: 1 – jeśli dowód osobisty, 2 – Paszport, 3 – Prawo jazdy, 4 – Inne
•ID dokumentu – numer identyfikacyjny wskazanego typu dokumentu tożsamości
•Adres e-mail
•Drugi adres e-mail (jeśli posiada)
•Numer telefonu
•Służbowy numer telefonu
•Data startu i końca kontraktu
•Adres pracownika
Mapowanie kolumn
Po wgraniu pliku wyświetlony zostanie ekran mapowania kolumn z pliku na pola pracownika z Symfonia eTeczka. Aby zaimportować pracowników, należy wybrać mapowanie przynajmniej dla jednej kolumny. Zawartość kolumn, dla których nie zostanie ustawione mapowanie nie będzie brana pod uwagę podczas importu.
System automatycznie proponuje mapowanie w przypadku zgodności nazw kolumn z pierwszego wiersza pliku z polami Symfonia eTeczka. Istotne jest, aby nazwy kolumn w pliku były językowo zgodne z wybranym językiem aplikacji, w przeciwnym przypadku system nie będzie w stanie zaproponować mapowania.
Przy wybieraniu mapowania należy upewnić się, że dane pole Symfonia eTeczka jest wybrane tylko raz. Jeśli pole zostanie wskazane wielokrotnie, nie będzie możliwe kontynuowanie importu.
Ekran mapowania umożliwia ponadto następujące opcje:
•wybór pola identyfikacji „Unikalny identyfikator” – na podstawie wskazanej wartości system będzie weryfikował, czy pracownik podany w arkuszu istnieje już w bazie danych i czy powinien zostać zaktualizowany.
•wybór formatu daty w polach tekstowych – domyślnym formatem Symfonia eTeczka jest RRRR-MM-DD. Jeżeli daty w pliku są wpisane w innym formacie, należy wskazać go, aby system mógł poprawnie odczytać i zapisać dane.
•opcja „Pomijaj nagłówki” – powinna być zaznaczona, jeżeli pierwszy wiersz pliku zawiera nazwy kolumn i nie powinien być traktowany jako dane pracownika przy imporcie.
•wybór lub zapis szablonu mapowania – zapisywane jest przypisanie pól Symfonia eTeczka do konkretnych kolumn pliku (np. kolumna A – Imię, kolumna B – Nazwisko) oraz pozostałe ustawienia importu: unikalny identyfikator, pomijanie nagłówków i format daty w polach tekstowych. Ułatwi to kolejne importy z plików o takiej samej strukturze.
Weryfikacja danych
Po zakończeniu mapowania i kliknięciu Kontynuuj dane z pliku zostają weryfikowane. Wyniki wraz z informacjami o ewentualnych błędach zostają wyświetlone w tabeli w tabeli.
Pod tabelką z wynikami dostępne jest podsumowanie z ilością poprawnych i błędnych rekordów. Po kliknięciu przycisku Importuj pracowników system doda lub zaktualizuje rekordy pracowników, które nie zawierają błędów.
Po poprawnym imporcie zostanie wyświetlony komunikat z podsumowaniem ilości nowo dodanych lub zaktualizowanych pracowników.
