Masowe dodawanie plików
Aplikacja Symfonia eTeczka umożliwia masowe dodawanie plików dla jednego lub wielu pracowników jednocześnie.
Akcja masowego dodawania plików dostępna jest w widoku DOKUMENTÓW pod przyciskiem NOWY > PRZEŚLIJ PLIKI.
Funkcja ta odbywa się za pomocą kliknięcia w zaznaczony poniżej przycisk:
Otwiera nam on formularz przesyłania dokumentu, prezentujący się w następujący sposób:
Aby przesłać dokumenty należy kliknąć w szare pole PRZECIĄGNIJ I UPUŚĆ SWOJE PLIKI co otworzy systemową konsolę dodawania plików bądź przeciągnąć pliki bezpośrednio z systemowego folderu.
W ostatnim kroku wypełniamy interesujące nas pola znajdujące się u góry oraz klikamy zielony przycisk ZAPISZ znajdujący się u dołu.
Funkcjonalności
Określenie wartości dla wybranych pól
Przed dodawanie plików system umożliwia ustawienie wartości dla wybranych pól:
•Pracownik
•Folder
•Typ dokumentu
•Data dokumentu
Uzupełnienie wartości spowoduje automatyczne uzupełnienia pól przy dodawanych plikach.
Automatyczne przetwarzanie
Pod ikoną ROBOTA dostępne są akcje automatycznego przetwarzania:
1.Włączenia/wyłączenia automatycznego przetwarzania OCR. Domyślnie automatyczne przetwarzanie jest wyłączone. Jeśli użytkownik chce skorzystać z opcji automatycznego przetwarzania musi włączyć 'robocika’ przed dodaniem plików.
2.Automatyczne nazewnictwo: aplikacja umożliwia automatyczną zmianę nazwy dla dodanych plików według określonego schematu:
•Brak – aplikacja nie zmienia nazwy plików (opcja domyślna),
•nazwisko, imię + nazwa pliku,
•nazwisko, imię + typ pliku,
•nazwisko, imię + typ pliku + data,
•typ pliku + nazwisko, imię.
Korzystając z naszego generatora dokumentów, automatycznie dodawane są kody Aruco do wygenerowanych plików. Dzięki temu, gdy dokument zostanie wydrukowany, a następnie zeskanowany i wróci do systemu, jesteśmy w stanie automatycznie przypisać go do właściwej kategorii i przyporządkować do odpowiedniego pracownika. Kody Aruco zawierają informacje o typie dokumentu oraz danym pracowniku, co umożliwia szybkie i bezbłędne katalogowanie skanów bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. To znacznie usprawnia cały proces zarządzania dokumentacją w eTeczce.
Grupowanie plików
Aplikacja umożliwia grupowanie wielu plików w jeden dokument pdf.
W tym celu należy zaznaczyć pliki i wybrać ikonę grupowania dostępną na liście akcji zbiorczych nad listą plików.
Wielopliki
Aplikacja umożliwia przesłanie jednego pliku pdf z wieloma dokumentami, który zostanie automatycznie podzielony i przetworzony na podstawie kodów 3d.
Możliwe błędy
Podczas zapisu plików do eTeczki mogą pojawić się błędy wynikające z duplikacji nazw plików.
Jeśli podczas zapisu system odnajdzie istniejący dokument o takiej nazwie dla wybranego pracownika to wyświetli komunikat o błędzie z możliwością wyboru akcji:
•Zastąp wszystkie – opcja nadpisze istniejące pliki nowymi plikami
•Zachowaj wszystkie – opcja zachowa istniejące plików oraz zapisze nowe pliki w eTeczce, dodając w nazwie kolejny numer pliku (w nawiasie).
Pojedyncze dodawanie pliku
Funkcja ta odbywa się za pomocą kliknięcia zaznaczony poniżej przycisk:
Otwiera on formularz przesyłania dokumentu, prezentujący się w następujący sposób:
Aby przesłać dokument należy kliknąć w szare pole WYBIERZ NOWY PLIK, co otworzy systemową konsolę dodawania pliku bądź przeciągnąć plik bezpośrednio z systemowego folderu.
W następnym kroku wypełniamy interesujące nas pola oraz klikamy zielony przycisk ZAPISZ.
Typy plików
Administrator ma możliwość określenia dopuszczalnych typów plików w module ADMINISTRACJI, co pozwala na kontrolę nad rodzajami plików przesyłanych do systemu. W GENERATORZE DOKUMENTÓW administrator może dodawać szablony w formacie *.docx, co umożliwia tworzenie dokumentów na podstawie predefiniowanych wzorców. Platforma wspiera również import i eksport danych, gdzie domyślnymi formatami plików są *.xls oraz *.zip, co ułatwia przenoszenie i zarządzanie większymi zestawami danych.