Importowanie dokumentów z folderu skompresowanego ZIP jest dostępne pod przyciskiem Dodaj w lewym, bocznym menu aplikacji desktop.
Z rozwijalnej listy należy wybrać opcję Importuj ZIP z Excel.
Przygotowanie i przesłanie folderu skompresowanego
Import masowy umożliwia wysyłkę wielu dokumentów skompresowanych w formacie ZIP. Aplikacja umożliwia dwie opcje importowania:
•na podstawie pliku Excel zawierającego listę dokumentów z informacją o pracowniku oraz (opcjonalnie) typie dokumentu i jego docelowej nazwie,
•prosty import wszystkich dokumentów zawartych w folderze skompresowanym z ręcznym ustawieniem danych dla poszczególnych plików.
Przykładowa struktura importu z plikiem Excel oraz plik do pobrania znajdują się pod linkiem szablon.
Plik xlsx powinien zawierać kolumny z danymi:
•Nazwę techniczną pliku z rozszerzeniem.
•Identyfikator pracownika (PESEL, ID w systemie Symfonia eTeczka, zewnętrzne ID lub numer dokumentu tożsamości).
•Nazwę docelową pliku z rozszerzeniem jaka ma być widoczna dla pracownika (opcjonalnie).
•Typ importowanego dokumentu (opcjonalnie).
Dokumenty oraz przygotowany plik Excel (w przypadku importu na podstawie pliku) należy spakować do formatu ZIP. Przed wczytanie utworzonego pliku ZIP należy zaznaczyć/odznaczyć opcje dostępne w obszarze roboczym:
•Pomijaj nagłówki – należy zaznaczyć opcję jeśli pierwszym wierszem w pliku xlsx jest nagłówek kolumny z opisem
W przypadku błędnej struktury pliku ZIP podczas wczytywania pliku system wyświetli komunikat z informacją.
Po przesłaniu pliku system sprawdzi, czy w folderze znajduje się plik Excel. Jeśli tak, zostanie pokazany ekran mapowania kolumn. W przeciwnym wypadku użytkownik zostanie przekierowany do ekranu dodawania dokumentów, w którym wyświetlone zostaną wszystkie odczytane z folderu pliki.
Mapowanie kolumn
Po wgraniu folderu zawierającego plik Excel użytkownik ma możliwość przyporządkowania kolumn z pliku do poszczególnych pól danych do importu. Wymagane jest wybranie kolumny wskazującej identyfikator pracownika oraz nazwę wejściową dokumentu (czyli nazwę pliku znajdującego się w folderze ZIP). Dodatkowo można wskazać kolumnę zawierającą tekstową nazwę typu dokumentu oraz nazwę docelową, która zostanie nadana dla dokumentu podczas importowania do systemu.
Powyżej tabeli mapowania znajdują się pozostałe możliwe ustawienia:
•Unikalny identyfikator pracownika – wskazuje rodzaj identyfikatora zawartego w pliku Excel, na podstawie którego system będzie wyszukiwał pracownika, któremu ma zostać przypisany dokument. Możliwe opcje to: ID, Pesel, Zewnętrzne ID oraz Numer dokumentu tożsamości.
•Zakładka pliku Excel – w przypadku pliku zawierającego więcej niż jeden arkusz należy wskazać, z którego mają zostać pobrane dane
•Pomijaj nagłówki – umożliwia zmianę opcji wybranej przed wgraniem pliku
Jeżeli użytkownik nie chce pobierać danych dotyczących dokumentu z pliku Excel, a jedynie wgrać wszystkie dokumenty z folderu do systemu (wliczając w to pliki Excel), może wybrać opcję Pomiń Excel. Po zatwierdzeniu akcji zostanie przekierowany do ekranu dodawania wielu dokumentów.
W przypadku wybrania kolumn mapowania należy wybrać przycisk Kontynuuj. Dane pobrane z Excela zostaną wysłane do weryfikacji.
Wyniki weryfikacji danych
Po weryfikacji system wyświetli wyniki przetwarzania pliku wraz z uwagami.
Możliwe są trzy statusy przetwarzania plików: OK, ostrzeżenie, błąd. Przed ostatecznym dodaniem dokumentów istniej możliwość usunięcia błędnych danych na podstawie wyświetlonych uwag lub powrót do poprzedniego ekranu (przycisk Anuluj).
Wyświetlone dane mogą być filtrowane po wybranym pracowniku oraz statusie przetworzenia.
Odwrócenie numeracji
Opcja Odwrócenie numeracji to funkcja dostępna w systemie digitalizacji dokumentów, której celem jest automatyczne odwrócenie kolejności numerowania plików/dokumentów w trakcie ich przetwarzania. Gdy pliki są przesyłane masowo za pomocą opcji Prześlij pliki, system może nadawać im domyślną kolejność na podstawie czasu dodania – najnowszy plik pojawia się wtedy jako pierwszy.
Dla procesów digitalizacyjnych taka kolejność jest niepożądana – w wielu przypadkach dokumenty muszą być ułożone i ponumerowane od najstarszego do najnowszego, tak jak zostały fizycznie zeskanowane.
Gdy funkcja jest aktywna:
•System odwraca kolejność numeracji plików.
•Pierwszy zeskanowany (czyli najstarszy) plik otrzymuje numer 1.
•Ostatni zeskanowany plik otrzymuje numer najwyższy (np. 30 z 30).
•Nazwy lub metadane plików są automatycznie dostosowywane zgodnie z tą kolejnością.