Podstawy prawne
Funkcjonalności eksportu i importu eTeczki pracownika w eTeczka są zgodne z :
1.“Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej“ wraz z późniejszymi zmianami – w szczególności nowelizacjami z 9 maja 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 879) oraz z dnia 14 marca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 335).
2.“Specyfikacją techniczną, o której mowa w § 13 ust. 4 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej” wraz ze zmianami z 2023-07-31 (plik specyfikacji XSD: aktaPracownicze(10).xsd).
3.Metodą kompresji do archiwum pliku ZIP, przeznaczoną do przekazania uporządkowanego zbioru dokumentów:
•Format ZIP jest jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669).
•Powyższe przepisy prowadzą do jednolitego tekstu “Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (Dz.U. 2024 poz. 773)“, w których format ZIP jest wymieniony jako format stosowany do kompresji (zmniejszenia objętości) dokumentów elektronicznych.
Struktura archiwum
1.Archiwum eTeczki jest kompresowane do archiwum ZIP.
2.Archiwum posiada następującą przykładową strukturę folderów:
•folder główny (o nazwie „Nazwisko_Imię_IdentyfikatorDokumentacji”);
•podfolder główny („1. Akta osobowe” lub „2. Stosunek pracy”);
•dalsze podfoldery zgodne z obowiązującym układem eTeczki (np. „A. Przed zatrudnieniem”, „D. Kary”).
Każdy pliki dokumentu (np. „Świadectwo pracy.pdf”) posiada odpowiadający plik XML metadanych (np. „Świadectwo pracy.xml”).
Struktura WieloTeczki
1.Archiwum WieloTeczki jest kompresowane do archiwum ZIP.
2.Archiwum posiada następującą przykładową strukturę folderów:
•dwa foldery główne, które posiadają taką samą, dalszą strukturę (o nazwie „Nazwisko_Imię_IdentyfikatorDokumentacji” oraz odpowiednik [Zatrudnienie do 2000]);
•podfolder główny („1. Akta osobowe” );
•dalsze podfoldery zgodne z obowiązującym układem (np. „A. Przed zatrudnieniem”, „D. Zatrudnienie”).
Każdy pliki dokumentu znajdujący się w podfolderach (np. „Skierowanie na badanie wstepne.pdf”) posiada odpowiadający plik XML metadanych:
Metadane plików
Zgodnie z rozporządzeniem do każdego pliku dołączany jest plik XML z metadanymi:
•identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
•identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
•rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
•data powstania dokumentu;
•data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
•numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
•imię i nazwisko pracownika;
•nazwa pracodawcy;
•data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.
W przypadku obsługi wielofirmowości (patrz Konfiguracja Pracodawcy) i eksportu dokumentu przypisanego do wielu pracodawców ich nazwy będą oddzielone znakiem “|”.
Export 'Bez wymaganych metadanych’
Jest to opcja dostępna w eksporcie dokumentów eTeczki, która pozwala na eksport plików, które nie posiadają wymaganych metadanych. Metadane to informacje opisujące dane, takie jak tytuł, autor, data utworzenia, itp. może być przydatne w przypadku, gdy nie są one potrzebne lub mają być zachowane poufności danych.