eTeczka to nowoczesna platforma HR do zarządzania dokumentacją kadrową i formalnościami związanymi z różnymi formami zatrudnienia oraz współpracy. Automatyzuje obieg dokumentów, porządkuje procesy, oszczędza czas zespołu i wspiera zgodność z obowiązującymi przepisami.
W tym artykule poznasz najważniejsze elementy aplikacji i zobaczysz, jak:
•sprawnie poruszać się po systemie,
•szybciej wyszukiwać dokumenty,
•korzystać z filtrów i zapisanych widoków,
•wygodnie pracować w wersji mobilnej.
Czym jest eTeczka?
eTeczka to platforma do pracy z dokumentami i informacjami kadrowymi. Na komputerze zapewnia wygodny widok większej liczby danych, a na urządzeniach mobilnych daje szybki dostęp do najważniejszych funkcji. Niezależnie od tego, z jakiego urządzenia korzystasz, cel jest ten sam: szybkie odnalezienie potrzebnych informacji i sprawna realizacja codziennych zadań.
Jak poruszać się po aplikacji na komputerze?
Górny pasek – najważniejsze funkcje zawsze pod ręką
Z górnego paska skorzystasz najczęściej podczas codziennej pracy. To tutaj szybko uruchomisz wyszukiwarkę, przejdziesz do ustawień i sprawdzisz informacje o swoim koncie. Dzięki temu najważniejsze opcje są dostępne z każdego miejsca w aplikacji.
Na górnym pasku aplikacji znajduje się:
1.(CTRL+K) Wyszukiwarka dla głównych modułów
•Umożliwia szybkie wyszukiwanie poprzez wpisanie słowa kluczowego w pasku wyszukiwarki.
•Wyszukiwanie zaawansowane po rozwinięciu filtrów. Filtry zmieniają się w zależności od modułu.
2.(CTRL+ALT+S) Przejście do ustawień: zmiany języka, powiadomień i hasła.
3.Link do informacji o aplikacji.
4.(CTRL+ALT+U) Informacje o zalogowanym użytkowniku z możliwością:
•(1) zmiany firmy
•(2) wejścia do “eTeczka admin” dla użytkowników z uprawnieniami
•(3) wylogowania
Boczne menu – szybkie przechodzenie między modułami
Boczne menu ułatwia poruszanie się po systemie i przechodzenie między jego obszarami. W zależności od używanego modułu zobaczysz tu dodatkowe sekcje i funkcje związane z dokumentami, słownikami lub innymi elementami systemu.
To miejsce, od którego najczęściej zaczyna się codzienna praca. Z pomocą bocznego menu możesz szybko otworzyć właściwy moduł i przejść do tego obszaru, którego aktualnie potrzebujesz, bez zbędnego przeklikiwania całej aplikacji, w tym dzięki skrótowi klawiaturowemu (CTRL+ALT+M).
Ścieżka nawigacyjna – zawsze wiesz, gdzie jesteś
Ścieżka nawigacyjna pokazuje, w którym miejscu systemu aktualnie się znajdujesz. Dzięki temu łatwiej wrócisz do poprzedniego widoku, przejdziesz poziom wyżej lub zachowasz orientację podczas pracy w bardziej rozbudowanych strukturach.
To drobny element, ale bardzo przydatny w codziennej pracy – szczególnie wtedy, gdy poruszasz się między folderami, kategoriami lub szczegółami dokumentów.
Jak szybciej znaleźć potrzebne informacje?
Wyszukiwarka i filtry – znajdź potrzebne dane szybciej
Z górnego paska skorzystasz najczęściej podczas codziennej pracy. To tutaj szybko uruchomisz wyszukiwarkę, przejdziesz do ustawień i sprawdzisz informacje o swoim koncie. Dzięki temu najważniejsze opcje są dostępne z każdego miejsca w aplikacji.
Filtry – zawężaj wyniki do tego, czego naprawdę potrzebujesz
W widokach list możesz korzystać z filtrów, aby szybciej porządkować dane i zawężać wyniki.
Filtry pomagają skupić się tylko na tych danych, które są potrzebne w danym momencie. Zamiast przeglądać całą listę, możesz od razu ograniczyć widok do wybranych statusów, typów lub innych parametrów.
Przykład: jeśli chcesz znaleźć tylko określoną grupę dokumentów, użyj filtrów, aby od razu wyświetlić zawężoną listę. To oszczędza czas i ułatwia pracę z większą liczbą rekordów.
Widoki – dopasuj aplikację do swojego sposobu pracy
Aplikacja pozwala zapisywać własne widoki i wracać do nich wtedy, gdy są potrzebne. To wygodne rozwiązanie dla osób, które regularnie pracują na tych samych zestawach danych albo chcą mieć szybki dostęp do najważniejszych informacji.
Zapisany widok pomaga skrócić czas potrzebny na przygotowanie ekranu pracy. Zamiast za każdym razem ustawiać filtry i układ listy od początku, możesz otworzyć gotowy widok i od razu przejść do działania.
Przykład: jeśli często sprawdzasz dokumenty o konkretnym statusie lub pracujesz na wybranej grupie rekordów, warto zapisać taki układ jako własny widok.
Jeśli zmienisz zapisany widok, aplikacja pozwoli Ci przywrócić poprzednią wersję, zapisać zmiany albo utworzyć nowy widok.
Akcje grupowe – wykonuj więcej w krótszym czasie
Funkcjonalność jest przydatna wtedy, gdy chcesz zaznaczyć kilka rekordów i wykonać na nich to samo działanie bez otwierania każdego z osobna. Przykładowo w module Dokumenty można uruchomić na zaznaczonych rekordach funkcjonalność Aktualizuj nazwę pozwalającą wygodnie zmodyfikować nazwy dziesiątek dokumentów jednocześnie.
Dla wybranego widoku, są dostępne pod górnym paskiem z prawej strony ekranu:
•Akcje dostępne dla wszystkich rekordów:
•Akcje dostępne po zaznaczeniu rekordów:
Wersja mobilna – pracuj wygodnie także poza biurem
Wersja mobilna eTeczka została przygotowana tak, aby umożliwić szybki dostęp do najważniejszych funkcji również na telefonie. To dobre rozwiązanie dla osób, które potrzebują sprawdzić dokumenty, wyszukać informacje albo dodać pliki bez korzystania z komputera.
Układ aplikacji na urządzeniu mobilnym jest prostszy i dostosowany do mniejszego ekranu, ale nadal pozwala wygodnie wykonywać podstawowe działania.
Symfonia eTeczka technicznie dostępny jest jako PWA (Progresywna Aplikacja Webowa), który charakteryzuje się:
•Dostępem z poziomu przeglądarki lub ekranu głównego urządzenia: Aplikację można otwierać bezpośrednio w przeglądarce lub zainstalować na ekranie głównym telefonu, tabletu lub komputera – wygląda i działa jak klasyczna aplikacja mobilna.
•Możliwością instalacji bez sklepu Google Play / App Store: Instalacja odbywa się jednym kliknięciem z poziomu przeglądarki (np. Chrome, Safari, Edge), bez konieczności pobierania ze sklepu z aplikacjami.
•Automatycznymi aktualizacjami: Aplikacja aktualizuje się samodzielnie w tle — użytkownik zawsze korzysta z najnowszej wersji, bez konieczności instalowania aktualizacji.
Większości funkcjonalności przeglądania rekordów dostępne na desktop jest dostępna w wersji mobilnej. Bardziej zaawansowane działania, takie jak operacje masowe i wymagające dodatkowych komponentów (np. podpis kwalifikowany) są dostępne tylko w wersji przeglądarkowej na komputerze.
Górny pasek w aplikacji mobilnej
W mobilnym widoku górny pasek umożliwia szybki dostęp do modułów, wyszukiwarki oraz najważniejszych opcji, w tym filtrowania. Dzięki temu możesz sprawnie przełączać się między ekranami i szybko odnajdywać potrzebne dane.
Widok listy rekordów
Widok listy rekordów pozwala wygodnie przeglądać dane pracowników, dokumentów i inne najważniejsze informacje na telefonie.
Wyszukiwanie w wersji mobilnej
Aby przejść do filtrów należy wybrać ikonę wyszukiwania na górnym pasku aplikacji a następnie kliknąć ikonę filtrowania. Filtry wyświetlą się w oknie dialogowym.
Skaner dokumentów – szybkie dodawanie plików z telefonu
Aplikacja mobilna posiada wbudowany skaner dokumentów dostępny dla uprawnionych użytkowników pod ikoną PLUS w module Dokumenty . Opcja pozwala na dodawanie skanów z telefonu wprost do eTeczki pracownika.
Podsumowanie
Najlepszy sposób, by poznać Symfonia eTeczka to korzystać z niej w praktyce: wyszukiwać dokumenty, testować filtry, zapisywać własne widoki i sprawdzać, które funkcje najbardziej usprawniają Twoją codzienną pracę.