1.Należy wybrać polecenie Kontrahenci z menu Kartoteki lub kliknąć przycisk Kontrahenci na pasku narzędziowym. Pojawi się okno kartoteki kontrahentów.
2.Kliknąć przycisk Nowy w prawej części okna kartoteki lub użyć klawiszy skrótu Ctrl+szary+. Otworzy się okno nowego kontrahenta.
3.W polu Kod kontrahenta podać unikalny symbol kontrahenta identyfikujący go na listach wyboru.
4.W polu Nazwa kontrahenta podać pełną nazwę kontrahenta (będzie ona drukowana na wszystkich dokumentach, dotyczących tego kontrahenta). Po lewej stronie pola znajduje się przycisk - przełącznik Firma/Osoba fizyczna. Po wybraniu opcji zmienia się wygląd okna kontrahenta.
5.W polach ulica, kod, miejscowość, rejon (lista rozwijana z nazwami rejonów) wpisać dane adresowe. W polu kraj (lista rozwijana z nazwami krajów) domyślnie podpowiadana jest wartość 'Polska'. Pole to MUSI być wypełniane przy wystawianiu dokumentów handlowych.
6.W polu NIP podać numer identyfikacji podatkowej podatnika nadany przez urząd skarbowy (z prefiksem oznaczającym kod danego kraju). Zaznaczenie pola Zarejestrowany w VIES oznacza, że firma jest objęta Systemem Wymiany Informacji o VAT - VAT Information Exchange System (VIES), pozwalającym na automatyczną wymianę informacji pomiędzy państwami członkowskimi Wspólnoty Europejskiej w zakresie transakcji dokonywanych wewnątrz Wspólnoty (nabycia i dostawy wewnątrzwspólnotowe towarów) oraz informacji o podatnikach VAT zarejestrowanych dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. Komisja Europejska, mając na względzie poprawę możliwości dostępu do weryfikacji numerów VAT, uruchomiła stronę WWW, na której podatnik może sprawdzić poprawność i ważność numerów kontrahenta, oraz upewnić się, że podmiot gospodarczy o podanym numerze VAT rzeczywiście istnieje.
7.Pole Podatnik VAT czynny określa, czy kontrahent jest płatnikiem VAT-u, czy nie. Informacja ta wykorzystywana jest między innymi w obsłudze operacji z odwrotnym obciążeniem. Pole to jest automatycznie włączane dla kontrahenta z wybranym symbolem "PL" w polu kraj oraz z wprowadzonym poprawnym numerem identyfikacji podatkowej w polu NIP. Dla kontrahenta, dla którego wybrano inny kraj niż "PL" pole "Podatnik VAT czynny" nie jest widoczne.
8.Jeśli kontrahent będzie korzystać z kredytowania, należy zaznaczyć pole limit kredytu i w polu kwota określić wartość tego limitu.
9.W polu Płatność wybrać jeden ze zdefiniowanych rejestrów płatności.
10.W polu w terminie określić termin płatności dla tego kontrahenta (podpowiadany jest termin związany z wybranym rejestrem płatności).
11.W polach ceny sprzedaży ustalić typ (A, B, C lub D) i rodzaj (NETTO, BRUTTO) cen, w jakich będą wystawiane dokumenty dla tego kontrahenta.
12.W polu Rabat ustalić domyślny rabat dla tworzonego kontrahenta.
13.W polach Imię i Nazwisko wpisać dane osoby, z którą utrzymujemy kontakty w firmie kontrahenta. Dane te będą proponowane przy wystawianiu dokumentu jako dane odbiorcy towaru. Dla Osoby fizycznej - pola nie występują.
14.W ramce poniżej wpisać odpowiednie dane kontaktowe (numer telefonu, faksu, adres e-mail).
15.Kliknąć listek Parametry. Otworzy się panel zawierający pozostałe dane kontrahenta.
16.W polach bank, adres, numer rachunku podać dane rachunku bankowego kontrahenta.
17.W polu Rodzaj można przypisać nowego kontrahenta do jednego ze zdefiniowanych w systemie rodzajów.
18.W polu znacznik można przypisać kontrahentowi jeden ze zdefiniowanych w systemie znaczników graficznych.
19.Dla zapisania danych nowego kontrahenta należy wybrać przycisk Zapisz, aby anulować zmiany - przycisk Anuluj.