Typy kont

Pierwszy podział kont związany jest z przeznaczeniem konta:

•konto bilansowe jest uwzględniane w bilansie. W planie kont konta bilansowe są wyróżniane kolorem czarnym.

•konto wynikowe jest uwzględniane w rachunku zysków i strat (dawniej: rachunku wyników). Są to konta: przychodów, kosztów, strat i zysków. W planie kont konta wynikowe są wyróżniane kolorem ciemnoczerwonym. Jeśli na kontach wynikowych z włączoną kontrolą zerowego salda pozostała produkcja niezakończona, to musi być ona przeksięgowana z konta wynikowego na konto bilansowe. W przeciwnym przypadku program przy zakończeniu roku przeksięguje produkcję niezakończoną na konto specjalne Wynik finansowy, co prowadziłoby do błędnego naliczania rachunku zysków i strat.

•konto pozabilansowe nie jest ujmowane w bilansie. Przykładem takiego konta może być konto "Zapasy obce" lub "Środki trwałe w likwidacji". W planie kont konta pozabilansowe są wyróżniane kolorem ciemnoniebieskim (na kolorowych monitorach). Program Finanse i Księgowość nie pozwala na jednostronne zaksięgowanie zapisu. Jeśli jednak chcesz księgować jednostronnie na konta pozabilansowe, musisz stworzyć w planie kont dodatkowe konto pozabilansowe (np. "Techniczne pozabilansowe" (895)) i wskazywać je jako konto przeciwstawne dla wszystkich zapisów, które mają być jednostronne. Zapisy na konta pozabilansowe >>

 

Drugi podział kont jest związany ze sposobem, w jaki konto jest ujmowane w bilansie lub rachunku zysków i strat:

•konto zwykłe wchodzi do bilansu lub rachunku zysków i strat saldem, czyli tam gdzie zostało przypisane niezależnie od strony salda.

•konto rozrachunkowe służy do rozliczeń, w bilansie ujmowane saldem dwustronnym, jednocześnie Wn i Ma; Do prowadzenia rozliczeń na kontach rozrachunkowych konieczne są kartoteki. Za ich pomocą można rozliczać się z kontrahentami, pracownikami i urzędami. Można również obsługiwać rozliczenia transakcji, kontrolować terminy płatności oraz wystawiać noty odsetkowe.

•konto szczególne tj. wchodzące do bilansu lub rachunku zysków i strat w miejsce zależne od tego, jakie ma saldo. Jeżeli Wn to do aktywów, a Ma do pasywów. Przykładem konta szczególnego jest konto "Pozostałe przychody (760)".

 

Definiowanie konta służy głównie precyzyjnemu ustaleniu miejsca konta w konta w bilansie lub rachunku zysków i strat.

 

W programie wyodrębniono także dodatkowe cechy, które można nadać dowolnie wybranym kontom.

 

Można tak tworzyć konta:

•wieloletnie – tj. uwzględniające ciągłość zapisów na koncie na przestrzeni wielu lat. Kontem wieloletnim może stać się każde konto, a dobrym przykładem jest tu konto "Międzyokresowe Rozliczanie Kosztów". W dowolnym momencie pracy z programem możesz wskazać, że konto będzie kontem wieloletnim. Do konta wieloletniego tworzony jest notatnik, w którym przechowuje się i udostępnia na żądanie użytkownika wszystkie wsteczne zapisy konta. Zapisy w notatniku można zmienić lub usunąć, jeśli uznasz, że są już nieaktualne. Usunięcie zapisu z notatnika nie oznacza oczywiście usunięcia zapisu z ksiąg.

W pewnych przypadkach może wystarczyć zwykłe przeglądanie zapisów na kontach z lat poprzednich. Każdy rok rozrachunkowy ma swój identyfikator roku przypisywany w momencie otwierania i umożliwiający odszukanie go i przeglądanie wszystkich zapisów z nim związanych.

•z kontrolą zerowego salda – możesz wstawić znacznik kontroli przy kontach, które powinny mieć saldo zerowe, np. przy koncie technicznym rozliczeniowym (301, 240). Jeżeli „4" i „5" mają zdefiniowany rachunek zysków i strat według „4", należy, co bardzo ważne, kontrolować konta zespołu „5". Oznacza to, że konto musi mieć w ostateczności saldo zerowe. Jeśli oznaczasz konto do kontroli zerowego salda, program będzie sygnalizował sytuacje, gdy konto ma niezerowe saldo. Będzie to tylko ostrzeżenie, a dalsza praca w programie może przebiegać bez zakłóceń. Sygnalizowanie, że konto nie ma zerowego salda ma natomiast znaczenie przy zakończeniu roku obrachunkowego.

Jeśli na kontach wynikowych (zaznaczonych do kontroli zerowego salda) pozostała produkcja nie zakończona, to musi być ona przeksięgowana z konta wynikowego na konto bilansowe. W przeciwnym przypadku program przy zakończeniu roku przeksięguje produkcję nie zakończoną na konto "Wynik finansowy", co prowadziłoby do błędnego naliczania rachunku zysków i strat.

•walutowe – dla kont walutowych mogą być tworzone i rozliczane transakcje walutowe. Na kontach walutowych można prowadzić rozrachunki (pod warunkiem, że nie zostanie zaznaczona opcja Wyłącz prowadzenie rozrachunków i kontroluj ręczną rejestrację), nawet jeżeli konto nie zostało zdefiniowane jako rozrachunkowe. Pozwala to na bieżące przeliczanie różnic kursowych od środków pieniężnych w dewizach zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dla kont oznaczonych jako walutowe można dokonać przeszacowania walut na koniec roku lub miesiąca (pod warunkiem, że nie zostanie wybrana poniższa opcja). Znacznik konta walutowego może być zmieniany tylko do pierwszego księgowania na konto.

•wyłącz prowadzenie rozrachunków i kontroluj ręczną rejestrację – opcja dostępna dla kont zdefiniowanych jako bilansowe walutowe. Zaznaczenie tego atrybutu spowoduje, że dane konto mimo zapisów walutowych nie może być przeszacowywane na koniec roku lub miesiąca i nie można prowadzić na nim rozrachunków. Dodatkowo atrybut ten ostrzega przed ręcznym wprowadzaniem dokumentów na to konto. Próba wprowadzenia nowego dokumentu na takie konto z włączoną opcją spowoduje wyświetlenie komunikatu informującego, że ręczne wprowadzanie dokumentów na dane konto może spowodować brak zgodności salda konta z saldem w systemie, z którego przesyłane są dokumenty do programu Finanse i Księgowość.

•uwzględnij w saldzie WB – saldo tego konta pojawi się na dokumencie Wyciąg Bankowy

•Konto rozliczeń VAT – konto, na którym rejestrowane są należności celne musi mieć zaznaczoną tą opcję. W przypadku wyboru metody kasowej rozliczania podatku VAT o fakcie przypisania do rejestru kwot z dokumentów typu DEX i DIM decyduje fakt zapłaty należności celnych. Podatek naliczony, a zobowiązania celne >>

 

Dla kont rozrachunkowych wprowadzono mechanizm kontroli rozrachunków, który pozwala kontrolować wypełnianie rozrachunków podczas zapisu nowo wprowadzanego dokumentu. Możesz wybrać jedną z trzech opcji:

•ostrzegaj o braku rozrachunków – podczas próby zapisu dokumentu bez wypełnionych rozrachunków zostanie wyświetlone ostrzeżenie, a po zapisaniu dokumentu, na liście dokumentów w kolumnie oznaczonej R pojawi się ikonka

•wymagaj wypełnienia rozrachunków – zaznaczenie tej opcji uniemożliwia zapisanie dokumentu bez wypełnionych rozrachunków. Na liście dokumentów w kolumnie oznaczonej R może pojawić się ikonka , gdy opcja w planie kont zostanie zmieniona po zapisaniu dokumentu. Zaznacz tę opcję jeżeli chcesz aby program automatycznie tworzył nowe transakcje.

•ignoruj brak rozrachunków – nie wypełnienie rozrachunków nie będzie w żaden sposób sygnalizowane

 

Znacznik konta walutowego może być zmieniany tylko do momentu pierwszego księgowania na konto.

 

Natomiast opcje mechanizmu kontroli rozrachunków mogą być zmieniane dowolną ilość razy, nawet po zaksięgowaniu operacji na tym koncie. Wówczas ikonka w kolumnie oznaczonej R na liście dokumentów zaksięgowanych nie jest błędem, a jedynie informacją, że opcja mechanizmu kontroli rozrachunków została zmieniona po zaksięgowaniu dokumentu.