Okno to umożliwia wprowadzanie, przeglądanie i modyfikowanie wszystkich danych związanych z kontrahentem w zakresie zależnym od uprawnień użytkownika. Ze względu na dużą ilość informacji związanych z kontrahentem, okno jest podzielone na kilka stron. Strony te opatrzono listkami, które widoczne są w dolnej części okna.
Aby zmodyfikować dane wprowadzonego do kartoteki kontrahenta, należy dwukrotnie kliknąć lewym klawiszem myszki w wybranym polu lub zaznaczyć pozycję, która ma być aktualizowana (klikając jednokrotnie lewym klawiszem myszki lub przenosząc się w wybrane pole tabulatorem) i wybrać literę lub cyfrę z klawiatury, inicjując tym samym chęć edycji danych. Można również z menu kontekstowego (dostępnego po kliknięciu w wybranym polu prawym klawiszem myszy) wybrać polecenie Edytuj (Ctrl+Enter).
Kod kontrahenta – nazwa, która będzie identyfikowała kontrahenta w czasie wszystkich operacji przeglądania lub wyszukiwania informacji o nim – jest widoczna na każdej ze stron. Możesz podać tu skrót literowy lub numer NIP, jeśli uważasz to za wygodniejsze. Pozycja – pole umożliwia wpisanie numeru kontrahenta. Jeśli nie wypełnisz tego pola, program nada automatycznie numer kolejny (najwyższy istniejący plus jeden) kontrahentowi rejestrowanemu w kartotece, ale dopiero po wybraniu przycisku Zapisz. Numer ten jest wykorzystywany przykładowo przy księgowaniu wszystkich pozycji pochodzących z kartoteki Kontrahenci jako grupy kont analitycznych. Pola Kod i Pozycja muszą być wypełnione w sposób unikalny dla każdego kontrahenta, aby móc go zapisać do kartoteki. Jeśli w polu skrót podajesz NIP, pamiętaj, że numer NIP może się powtórzyć dla kilku oddziałów jednej firmy. Informacje – przycisk rozwija menu z poleceniami: Dane osobowe, Raport o danych osobowych oraz Dane kontrahenta na dokumentach.
Anuluj – unieważnia aktualnie wprowadzane dane o kontrahencie. Zapisz – umożliwia zapis wprowadzonych informacji o kontrahencie.
|
Z menu rozwijanego dla ikony z lewej strony pola Nazwa możemy wybrać rodzaj kontrahenta: •Firma – firma z którą prowadzona jest współpraca biznesowa, •Osoba fizyczna (firma) – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, •Osoba fizyczna – osoba fizyczna nie prowadząca działalności (progi odsetkowe dla takiego kontrahenta będą według stawek dla osoby fizycznej). Imię, Nazwisko – imię i nazwisko kontrahenta będącego osobą fizyczną, którego dane osobowe podlegają ochronie prawnej. Pola te, podobnie jak informacje dotyczące danych osobowych (pod przyciskiem Informacje), występują wówczas, kiedy użytkownik zamierza wprowadzić kontrahenta, jako osobę fizyczną lub osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Po uzupełnieniu pól (Imię i Nazwisko) automatycznie wypełniane jest pole Nazwa jako ciąg znaków "nazwisko_imię". Podobnie wypełniany jest Kod kontrahenta (danymi z pola Nazwa). Nazwa kontrahenta – pełna nazwa kontrahenta-firmy lub "nazwisko_imię" kontrahenta-osoby fizycznej. Będzie ona wykorzystywana przy sporządzaniu wydruków np. z rozrachunków, rejestrów VAT. Ulica, Kod, Miejscowość, Rejon, kraj – dane adresowe kontrahenta. Przy wypełnianiu pól dla kontrahentów zagranicznych pamiętaj, że wypełnienie adresu jest niezbędne dla rejestrów VAT. W polu kraj: z rozwijanej listy wybierz kraj kontrahenta należącego do Unii Europejskiej. Lista zawiera tylko te kraje, które zostały zaznaczone jako aktywne w kartotece Kraje).
Ewidencja – informacje służące łatwiejszej identyfikacji kontrahenta na listach w czasie przeglądania lub wyszukiwania informacji o nim. Pobierz z GUS – przycisk uruchamia wczytanie danych kontrahenta z serwisu Głównego Urzędu Statystycznego. Kontrahent jest identyfikowany na podstawie wprowadzonego numeru NIP, REGON lub KRS. Numer KRS może być wpisany w polu NIP lub REGON. Zarejestrowany w VIES – oznacza czy kontrahent z kraju UE jest zarejestrowany dla celów transakcji wewnątrzunijnych. W przypadku kontrahentów należących do państw członkowskich UE program waliduje numer NIP zgodnie z formatem NIP obowiązującym w danym kraju członkowskim. Podatnik VAT czynny – oznacza czy kontrahent jest płatnikiem VAT. W polach NIP, Pesel lub Regon należy podać przynajmniej jeden identyfikator. Przy sporządzaniu wydruków rejestrów VAT numer NIP jest pobierany właśnie z tej kartoteki. Numer NIP nie musi być numerem unikalnym. Jeśli firma ma kilka oddziałów, możesz wprowadzać dla każdej z nich ten sam numer. Pojawi się wówczas tylko stosowne ostrzeżenie. W kartotece Kontrahenci dopuszczalne są dwa formaty numeru NIP: xxx-xxx-xx-xx oraz xxx-xx-xx-xxx. Dopuszczalne jest również wpisanie numeru NIP bez myślników lub z przedrostkiem PL (np.: PLxxxxxxxxxx). Jeśli nie znasz numeru NIP kontrahenta, nie wypełniaj tego pola.
Kontakty – dane osoby, z którą utrzymywany jest kontakt w firmie kontrahenta. Jeżeli pola strona WWW i adres e-mail zostaną wypełnione poprawnie, wówczas: •kliknięcie na adres strony spowoduje otwarcie strony internetowej kontrahenta •kliknięcie na adres e-mail umożliwi wysyłanie wiadomości e-mail do kontrahenta. Aby pola strona WWW i adres e-mail zadziałały poprawnie musisz posiadać łącze internetowe.
|
Dane rachunku bankowego – pełne dane dla dwóch rachunków bankowych kontrahenta. Uwagi – możesz zanotować własne bieżące uwagi o kontrahencie. Znacznik – możesz nadać znacznik dla danego kontrahenta. Status: – może się zdażyć tak, że jednego kontrahenta mamy zapisanego w bazie podwójnie pod dwoma różnymi nazwami. Taka sytuacja może się np. zdążyć przy imporcie kartotek z innych programów Sage Symfonia 2.0. Jeżeli taki kontrahent został użyty nie można go już skasować. W tym celu powstało pole umożliwiające zablokowanie takich zdublowanych kontrahentów. Wystarczy kliknąć w pole aktywny i status zostanie zmieniony na nieaktywny. W sytuacji gdy takiego zablokowanego kontrahenta zechcemy jednak użyć w dokumencie, pojawi się komunikat informujący o jego zablokowaniu. Jeżeli potwierdzimy komunikat przyciskiem Tak, kontrahent zostanie użyty.
Przycisk Informacje, dostępny we wszystkich trzech zakładkach okna formularza kontrahenta, rozwija dwuelementowe menu: Dane osobowe oraz Raport o danych osobowych.
|
Imię, Nazwisko – imię i nazwisko kontrahenta, którego dane osobowe podlegają ochronie prawnej. Pola te, podobnie jak informacje dotyczące danych osobowych (pod przyciskiem Informacje), występują wówczas, kiedy użytkownik zamierza wprowadzić do systemu kontrahenta jako osobę fizyczną (a nie firmę). Jest to możliwe po przyciśnięciu przycisku, z lewej strony pola Nazwa, i wskazaniu, w otwartym w ten sposób menu, pozycji Osoba fizyczna. Po uzupełnieniu pól (Imię i Nazwisko) automatycznie wypełniane jest pole Nazwa jako ciąg znaków "nazwisko_imię". Podobnie wypełniany jest Kod kontrahenta (danymi z pola Nazwa). Nazwa kontrahenta – pełna nazwa kontrahenta-firmy lub "nazwisko_imię" kontrahenta-osoby fizycznej. Będzie ona wykorzystywana przy sporządzaniu wydruków np. z rozrachunków, rejestrów VAT. Ulica, Kod, Miejscowość, Rejon, kraj – dane adresowe kontrahenta. Przy wypełnianiu pól dla kontrahentów zagranicznych pamiętaj, że wypełnienie adresu jest niezbędne dla rejestrów VAT. W polu kraj: z rozwijanej listy wybierz kraj kontrahenta należącego do Unii Europejskiej. Lista zawiera tylko te kraje, które zostały zaznaczone jako aktywne w kartotece Kraje). Ewidencja – VIES, Nip, Pesel, Regon – kolejne informacje są niezbędne dla łatwiejszej identyfikacji kontrahenta na listach w czasie przeglądania lub wyszukiwania informacji o nim. VIES to znacznik czy kontrahent z kraju UE jest zarejestrowany dla celów transakcji wewnątrzunijnych. Jeżeli tak to należy zaznaczyć pole Zarejestrowany w VIES i wpisać jego numer NIP. W przypadku kontrahentów należących do państw członkowskich UE program waliduje numer NIP zgodnie z formatem NIP obowiązującym w danym kraju członkowskim. Należy podać przynajmniej jeden identyfikator Nip, Pesel lub Regon. Przy sporządzaniu wydruków rejestrów VAT numer NIP jest pobierany właśnie z tej kartoteki. Numer NIP nie musi być numerem unikalnym. Jeśli firma ma kilka oddziałów, możesz wprowadzać dla każdej z nich ten sam numer. Pojawi się wówczas tylko stosowne ostrzeżenie. W kartotece Kontrahenci dopuszczalne są dwa formaty numeru NIP: xxx-xxx-xx-xx oraz xxx-xx-xx-xxx. Dopuszczalne jest również wpisanie numeru NIP bez myślników lub z przedrostkiem PL (np.: PLxxxxxxxxxx). Jeśli nie znasz numeru NIP kontrahenta, nie wypełniaj tego pola. Kontakty – dane osoby, z którą utrzymywany jest kontakt w firmie kontrahenta.
Jeżeli pola strona WWW i adres e-mail zostaną wypełnione poprawnie, wówczas: •klikniecie na adres strony spowoduje otwarcie strony internetowej kontrahenta •klikniecie na adres e-mail umożliwi wysyłanie wiadomości e-mail do kontrahenta. Aby pola strona WWW i adres e-mail zadziałały poprawnie musisz posiadać łącze internetowe.
|
Dłużnik – dane dodatkowe – dodatkowe okno (niewidoczne bezpośrednio po otwarciu formularza kontrahenta) do wprowadzenia dodatkowych informacji o kontrahencie, które są wymagane do prawidłowej współpracy z programem PC Dłużnik. Są dwa sposoby otwarcia okna: •użycie kombinacji klawiszy Alt+D, •wskazanie pozycji Dłużnik – dane dodatkowe w menu otwieranym prawym przyciskiem myszy. Okno ma dwie odmiany w zależności od rodzaju kontrahenta i w zależności od tego służy do wprowadzenia różnych danych. Jeżeli kontrahentem jest: •firma – należy wybrać typ klienta: osoba prawna lub jednoosobowa działalność gospodarcza, •osoba fizyczna – należy uzupełnić dane o typ i numer dokumentu tożsamości oraz datę urodzenia. Utwórz umowę w EDS – polecenie to otwiera okno programu EDS, w którym należy podać dane umowy zawartej pomiędzy użytkownikiem a wybranym kontrahentem. Jeżeli użytkownik programu Finanse i Księgowość nie ma uprawnień do korzystania z programu e-Dokumenty, lub nie ma ustawionego prawa do współpracy, wówczas po wybraniu polecenia Utwórz umowę w EDS otrzymuje komunikat informujący o niepowodzeniu przy wejściu do programu EDS. Szczegóły w EDS – Wynikiem wypełnienia danych w programie EDS, dotyczących umowy pomiędzy Użytkownikiem a wybranym kontrahentem, jest możliwość obejrzenia szczegółowych danych kontrahenta. Polecenie dostępne jest tylko w przypadku kontrahentów z uzgodnioną umową. Nowy kontrahent – polecenie otwiera okno wprowadzania nowego kontrahenta. Edytuj – polecenie otwierające formatkę kontrahenta do edycji. Sprawdź status kontrahenta w VAT – sprawdza w serwisie Ministerstwa Finansów czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT. Sprawdź numer VAT (VIES) dla kontrahenta – sprawdza w serwisie Komisji Europejskiej czy zarejestrowany został numer VIES kontrahenta. |
Zobacz także: