Po wybraniu miejsca do przeglądania dokumentów zostanie otwarte okno listy dokumentów.
Jeśli zostało wybrane przeglądanie w buforze, mogą się tam znajdować również dokumenty wypełnione błędnie. Będą one zaznaczone znakiem wykrzyknika (!) umieszczonym standardowo z lewej strony tabeli. Kolumna oznaczona jako Z informuje o istnieniu znacznika dla dokumentu.
W kolumnie oznaczonej jako N może pojawić się ikonka 
. Oznacza ona, iż do danego dokumentu została dodana notatka.
W kolumnie oznaczonej R pokazywane są błędy w rozrachunkach. Można tu sprawdzić podświetlony dokument lub listę dokumentów zaznaczonych znakiem 
przez wybranie klawisza funkcyjnego F5. Wynik zostanie przedstawiony w oknie ze szczegółową listą komunikatów.
Kolumna K informuje o istniejących korektach i ulgach dla danego dokumentu:
•K - oznacza, że dla danego dokumentu istnieje dokument korekty.
•U - oznacza, że dla danego dokumentu istnieje dokument korekty z tytułu ulgi na złe długi.
Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na oznaczeniu dokumentu w kolumnie K rozwija menu, z którego można przejść do dokumentów korekty klikając w ich numer.
Można wskazać z listy te dokumenty, które chcesz obsługiwać grupowo. Korzystając z myszki lub klawisza funkcyjnego F8 umieść po lewej stronie ekranu znacznik grupy – . Wszystkie wydawane potem polecenia będą dotyczyły całej zaznaczonej grupy.
Dokumenty posiadające faktury papierowe i/lub elektroniczne oznaczone są na liście dokumentów za pomocą ikonek w kolumnie Rep. Są trzy możliwości oznaczenia powiązanych faktur: ikona oznaczająca fakturę papierową, ikonka oznaczająca e-fakturę lub puste pole, oznaczające, że dokument został wprowadzony ręcznie do modułu Finanse i Księgowość i nie ma go w module Repozytorium, co oznacza, że nie posiada powiązanej faktury.
Klikniecie na ikonkę powoduje otwarcie czytelnej formy wybranej faktury, np. w formacie PDF.
Jeżeli dokument z e-fakturą posiada wypełniony rejestr VAT to na wydruku rejestru będzie posiadał wpis TAK w kolumnie e-F.
Istnieje możliwość zmiany sposobu sortowania prezentowanej listy. Nazwy (nagłówki) wszystkich kolumn są jednocześnie przyciskami do zmiany sposobu posortowania.
Drukowanie przeglądanych elementów
Okno listy dokumentów podzielone jest na trzy części. Dzielące je linie można przesuwać, zmieniając odpowiednio wielkość części okna. W lewej części okna prezentowane są kryteria wyboru wyszukiwania. W prawej górnej części prezentowane są, w postaci listy, wszystkie lub wybrane pozycje listy dokumentów. W prawej dolnej części prezentowany jest podgląd zaznaczonego dokumentu.
Lewa część okna W lewej części okna znajdują się zakładki umożliwiające wybór i zdefiniowanie kryteriów wyszukiwania dokumentów:
Zaznaczenie konkretnego kryterium w lewej stronie okna listy dokumentów powoduje wybranie spośród wszystkich zawartych w kartotece danych tylko tych, które spełniają narzucony warunek lub otwarcie okna Wyszukiwanie (dostępnego dla zakładki Wybór).
Panel Wybór Panel Wybór umożliwia przeglądanie i wyszukiwanie dokumentów według określonych przez użytkownika kryteriów.
Aby wybrać kryterium wyszukiwania, należy na nim kliknąć (lewa część okna).
Kliknięcie na kryterium oznaczonym jako Wszystkie wyświetla wszystkie pozycje listy.
Kliknięcie na kryterium oznaczonym jako Numer, Znacznik, Data wystawienia, Kontrahent, Kwota lub Szukaj otwiera okno Wyszukiwanie, gdzie określamy dodatkowe parametry wyboru.
Pozostałe kryteria wyszukiwania dostarczone z programem umożliwiają szybkie odnalezienie dokumentu wystawionego w wybranym przedziale czasowym (Dokumenty z bieżącą datą, Dokumenty z datą wczorajszą, Dokumenty bieżący miesiąc, kwartał lub rok, Dokumenty poprzedni miesiąc, kwartał lub rok).
Panel Typy Panel Typy umożliwia przeglądanie i wyszukiwanie dokumentów według zdefiniowanych typów dokumentów. Znajdują się tutaj wszystkie zdefiniowane w systemie (aktywne) typy dokumentów.
Panel Cechy Panel Cechy umożliwia przeglądanie i wyszukiwanie dokumentów według określonych przez użytkownika cech. Znajdują się tutaj wszystkie przypisane przez Użytkownika cechy.
Prawa część okna Tu znajduje się lista wprowadzonych dokumentów o zawartości zależnej od kryteriów wyszukiwania dokumentów w lewej części okna. Suma dokumentów Prezentuje sumy kontrolne wyświetlanej listy dokumentów. Użycie znacznika grupy – Z księgowaniami równoległymi Prezentuje sumy kontrolne wyświetlanej listy dokumentów wraz z księgowaniami równoległymi. Użycie znacznika grupy Pod tabelą umieszczone są pola pozwalające na dodatkowe sprawdzenie, czy odnalazłeś właściwy dokument. Po wskazaniu dokumentu na liście pojawi się tu jego początkowa kwota i dekretacja tej kwoty z dokumentu. Jeśli jest kilka dokumentów spełniających kryteria wyszukiwania, kwota ta umożliwi dokładniejszą identyfikację dokumentu.
Przyciski poleceń: Dokument – pozwala na przejście do dokumentu wskazanego na liście. Jeżeli przeszukiwanie dotyczyło bufora lub wzorców, przycisk ten umożliwi uzupełnianie i poprawianie wskazanego dokumentu. Po wprowadzeniu nowych danych zapisz zmieniony dokument do ksiąg, bufora lub wzorców. Powrót na listę dokumentów bez zapisania zmian spowoduje, że zostaną one utracone. Jeśli poprawiłeś dokument z bufora i zapisałeś go do ksiąg lub wzorców, zniknie on z listy dokumentów w buforze. Jeżeli pracowałeś na wzorcu i zapisałeś go do bufora lub ksiąg, wzorzec pozostanie na liście wzorców w pierwotnym układzie. Zaksięguj – księguje bieżący dokument lub wszystkie zaznaczone dokumenty z listy jeżeli nie zawierają błędów. Przycisk jest nieaktywny dla dokumentów już zaksięgowanych i dla listy wzorców. Zaksięgowany dokument można tylko obejrzeć – nie można wprowadzać w nim żadnych poprawek.
W przypadku księgowania dokumentów walutowych zawierających rozrachunki musi być zachowana właściwa kolejność księgowania. Ze względu na obliczane automatycznie (i księgowane lub wprowadzane do bufora) różnice kursowe, najpierw musi być zaksięgowany dokument rozpoczynający transakcję, a dopiero po nim dokument rozliczający tę transakcję. Moduł zawsze przeprowadza grupowe księgowanie dokumentów według aktualnej kolejności na liście. Przed księgowaniem grupowym sprawdź prawidłowość sortowania listy.
Usuń – kasuje bieżący dokument lub wszystkie zaznaczone dokumenty z listy. Przycisk jest nieaktywny w czasie przeglądania dokumentów już zaksięgowanych.
Nie można usunąć dokumentów, które rozpoczynają transakcje rozliczane przez inne dokumenty.
Wprowadzanie – powoduje przejście do wprowadzania nowego dokumentu. Jeśli do listy dokumentów przeszedłeś z okna wprowadzania dokumentów, ten przycisk umożliwi Ci powrót do ostatnio wypełnianego dokumentu. Wszystkie dane, które wprowadziłeś przed przejściem do dokumentu, zostaną odtworzone. Kopia – umożliwia przeniesienie danych z wybranego dokumentu w okno wprowadzania dokumentu. Możesz użyć tego przycisku, aby powielić dane z wybranego dokumentu w innym dokumencie (opcja Nowy), bądź do wprowadzenia korygującego zapisu księgowego (opcja Storno czarne bądź Storno czerwone). W przypadku użycia przycisku Kopia do wprowadzania dokumentów korygujących zostanie automatycznie przepisany numer oraz data dokumentu FVS lub FVZ (więcej informacji). W dolnej części okna można zobaczyć dwa pierwsze zapisy dokumentu wybranego z listy. Jeżeli jest w nim więcej zapisów, pojawi się wskaźnik Więcej. Operacje – umożliwia przejście do okna Znaczniki, które umożliwia ustawienie znaczników. Wymiarowanie – dla zaznaczonego na liście dokumentu otwiera okno Wymiarowanie dokumentu Repozytorium – otwiera listę faktur dostępną w repozytorium. W tak otwartym oknie można wykonywać operacje na fakturach bezpośrednio w Repozytorium Dokumentów. Zamknij – zamyka okno z listą dokumentów. |
Wskazówka
Jeżeli poprawiasz błędne dokumenty w buforze i chcesz szybko przejść do następnego lub poprzedniego błędnego dokumentu z listy, naciśnij w oknie dokumentu klawisz F11 lub F12.
Jeżeli chcesz w łatwy sposób przejść do dokumentów w buforze, przeglądając listę dokumentów w księgach lub na odwrót, wybierz w oknie listy dokumentów kombinację klawiszy Ctrl+k.