Uzgodnienia

Uzgodnienia są to zapamiętywane w programie połączenia pewnych informacji pochodzących od nadawcy danych oraz informacji zawartych w programie Finanse i Księgowość. Uzgodnienia są dokonywane zasadniczo przez użytkownika importu specjalnego, choć w pewnych przypadkach mogą być dokonane automatycznie przez program. Przykładem uzgodnienia może być uzgodnienie pozycji kartotek. Każdy nowy kontrahent wczytywany podczas importu musi być skojarzony z odpowiednim kontrahentem w kartotece programu FK. Może wystąpić tu kilka przypadków, np. kontrahenta jeszcze nie ma w kartotece FK, istnieje i ma wprowadzone identyczne dane, istnieje ale ma inne dane, np. inaczej zapisana nazwa kontrahenta, inaczej zapisany adres  (np. Łódź –Lodz itp.) W przypadkach niejednoznacznych program otwiera kartotekę kontrahentów, pokazuje okno z danymi importowanymi i użytkownik musi zadecydować, której pozycji w programie FK odpowiada importowany kontrahent. Dokonane w ten sposób połączenie danych importowanych i danych w programie FK nazywane jest uzgodnieniem i jest przez program zapamiętywane. Przy każdym następnym wystąpieniu w danych importowanych tego uzgodnionego kontrahenta powoduje, że program korzysta z dokonanego wcześniej uzgodnienia i bez pytania użytkownika używa właściwej pozycji kartoteki z programu FK.

Wszystkie dokonane uzgodnienia mogą być zweryfikowane w oknie Uzgodnienia. Można sprawdzić poprawność dokonanych uzgodnień i ewentualnie usunąć te uzgodnienia, które zostały dokonane nieprawidłowo (lub jeśli musimy zmienić np. przypisania do typów dokumentów w programie FK). Usunięcie uzgodnień nie ma wpływu na dokumenty (kartoteki) już zaimportowane i znajdujące się w programie FK, dopiero podczas kolejnego importu danych program poprosi o ponowne dokonanie usuniętych uzgodnień.

 

Uzgodnienia dla poszczególnych profili

Uzgodnienia danych są związane z konkretnym profilem nadawcy, który jest używany do wczytywania danych. Oznacza to, że uzgodnienia dokonane dla jednego nadawcy (profilu) nie są widoczne podczas wczytywania danych innego nadawcy. Jest to oczywiste, gdyż różni nadawcy mogą mieć w swojej kartotece pod tym samym identyfikatorem zupełnie różnych kontrahentów. Dla każdego nadawcy uzgodnienia należy zrobić oddzielnie.

 

Z tego samego powodu nie wolno używać jednego profilu do wczytywania danych od kilku nadawców, jeśli mają oddzielne kartoteki kontrahentów (np. oddziały które nie pracują na wspólnej sieciowej firmie). Dla każdego nadawcy (posiadającego oddzielną kartotekę kontrahentów) musimy w programie FK zdefiniować oddzielny profil.

 

Dokonane uzgodnienia są przechowywane w tabeli bazy danych osobno dla każdego profilu i użytkownika.

 

Uzgodnienia dla kilku szablonów w jednym profilu

Zdarza się często, że dane importowane są umieszczane w kilku plikach, na przykład oddzielnie dane kontrahentów, a oddzielnie dane dokumentów (przykładem jest format FK2.0). Tych oddzielnych plików nie można wczytać przy pomocy oddzielnych profili importu, gdyż z powodów opisanych wcześniej (oddzielnych plików uzgodnień dla poszczególnych profili) uzgodnienia dokonane podczas importu kontrahentów nie byłyby widoczne i nie mogłyby zostać użyte podczas importu dokumentów, a więc niemożliwe byłoby określenie kontrahenta i jego numeru konta na dokumencie. Dane z kilku plików muszą być wczytane przy użyciu jednego profilu. Aby tego dokonać , należy użyć polecenia #execute  lub Execute(), które umożliwiają wywołanie z jednego szablonu procesu wczytywania danych z innego pliku przy pomocy innego szablonu. W takiej sytuacji wszystkie uzgodnienia dokonane w jednym szablonie są widoczne we wszystkich innych szablonach  (zarówno w „głównym” jak i tych wykonywanych poleceniem Execute), oczywiście cały czas w ramach jednego profilu nadawcy.

W szczególnym przypadku można ten mechanizm zastosować do kilkakrotnego wczytania jednego pliku danych kolejno za pomocą kilku szablonów.  Może to być potrzebne gdy np. w jednym pliku mamy zarówno kontrahentów i dokumenty, a najpierw musimy dokonać uzgodnień wszystkich kontrahentów, a dopiero później zaimportować dokumenty.

 

Uzgodnienia Importu z EDS

Uzgodnienia kontrahentów z EDS następuje automatycznie na podstawie wysyłanego przez EDS pola GUIDEDS. Jeżeli w programie FK znajdzie się kontrahent z taką samą wartością pola GUID to automatycznie dla dokumentu importowanego przypisywany jest znaleziony kontrahent. W przypadku braku kontrahenta w programie FK następuje próba poszukiwania po polu NIP. Jeżeli w programie FK znajdzie się kontrahent z taką samą wartością pola NIP to automatycznie dla dokumentu importowanego przypisywany jest znaleziony kontrahent. W przypadku nie znalezienia kontrahenta w programie FK po polach GUID lub NIP użytkownik ma możliwość uzgodnienia ręcznego kontrahenta, przez wskazanie uzgodnienia na otwartej liście kontrahentów lub dodanie nowego kontrahenta. UWAGA: Dodany nowego kontrahenta spowoduje, że w programie FK zapisana będzie wartość z pola GUID. Każdy następny dokument z kontrahentem o tej samej wartości w polu GUID wymusi automatyczne przypisanie kontrahenta poprzednio dodanego. W przypadku uzgodnienia ręcznego kontrahenta istniejącego w FK nie jest przypisywany GUID.