Dokument specjalny (DS, FSW, IU)

Elementy okna

Część opisowa

Numer ewidencyjny – Możesz wskazać typ wprowadzanego dokumentu księgowego. Program automatycznie ustawia się na wybranym poprzednio typie dokumentu. Z pola listy możesz wybrać dowolny typ wprowadzanego dokumentu. Następnie należy zaakceptować podpowiadany lub podać własny numer kolejny dokumentu w ramach typu dokumentu. Jeśli wprowadzasz numer własny, program sprawdzi, czy numer ten nie powtarza się. Numeracja jednak nie musi być tu ciągła.

Data wprowadzenia – Moduł pokazuje datę dla programu. Jeżeli chcesz, aby data wprowadzenia była inna, zmień datę dla programu.

Data operacji gospodarczej – Moduł podpowiada datę dokumentu. Jeśli data operacji gospodarczej jest inna, wpisz ją do pola edycyjnego.

Data wpływu – Wprowadź datę wpływu dokumentu. Data ta przyporządkowuje fakturę lub rachunek do okresu sprawozdawczego, a także do odpowiedniego okresu w rejestrze VAT. Data wpływu umożliwia odpowiednie sortowanie dokumentów w Rejestrze Zakupów.

Dla wygody użytkownika program podpowiada daty. Po wejściu do pola edycyjnego kursor ustawia się na końcu daty.

Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, użyj do tego klawisza Backspace. Jeśli kursor znajduje się na początku pola, wówczas wciśnięcie klawisza spacji spowoduje przejście do kolejnych części daty: do miesiąca i dnia. W polu daty możesz także skorzystać z podręcznego kalendarza, przez naciśnięcie kombinacji klawiszy (Alt + strzałka w dół) lub prawego przycisku myszki.

Data KSeF – data przyjęcia dokumentu Krajowym Systemie e-Faktur.

Okres sprawozdawczy – Wybierz okres, w jaki zamierzasz księgować dokument.

Program podpowiada okres sprawozdawczy zależnie od ustawień definicji dokumentu (na podstawie daty wpływu, daty dokumentu lub daty operacji gospodarczej). Jeśli w opcjach definiowania dokumentu nie został wybrany sposób podpowiadania okresu sprawozdawczego, będzie on podpowiadany na podstawie daty dokumentu. Jeśli chcesz, aby dokument, który ma datę np. z maja i jest wprowadzany w maju, doliczyć do obrotów z kwietnia, możesz wskazać okres sprawozdawczy IV. Spowoduje to, że dokument będzie miał datę majową, ale doliczony będzie do obrotów kwietnia.

Numer KSeF – identyfikator dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur.

Numer dokumentu – Podajesz symbol i numer własny z dokumentu (np. numer rachunku lub numer polecenia księgowania).

Treść – Możesz podać dowolny tekst opisujący dokument. Tekst ten jest automatycznie dopisywany do dokumentu i pojawi się jako propozycja opisu pola zapisu z tego dokumentu. Dla przyspieszenia wprowadzania danych do tego pola możesz skorzystać z wcześniej wprowadzonych tekstów. Naciskając kombinację klawiszy (Alt + strzałka w dół) lub wciskając prawy przycisk myszy możesz otworzyć okno prezentujące listę podpowiedzi treści dla tego typu dokumentu. Lista ta jest początkowo pusta, możesz dodawać do niej dowolne własne opisy dokumentu. Tak wprowadzone treści można dowolnie poprawiać lub usuwać.

Znacznik – umożliwia przypisanie znacznika dla dokumentu.

Ramka danych kontrahenta

Numer kontrahenta – Wpisz numer kontrahenta taki, jaki został mu nadany w kartotece stałych Kontrahentów. Jeśli kontrahent istnieje w kartotece, to w polu Skrót pojawi się skrót podanego kontrahenta. Jeżeli natomiast kontrahent o podanym numerze nie istnieje, to w polu Skrót pojawi się tekst =nieznany=.

Możesz również podać skrót kontrahenta w polu Skrót, jeśli nie pamiętasz jego numeru. Jeśli istnieje kontrahent o podanym skrócie, zostanie on odnaleziony w kartotece stałych Kontrahentów i odpowiedni numer zostanie wpisany w polu Numer kontrahenta.

Jeżeli nie pamiętasz tych szczegółowych danych kontrahenta, wskaż przycisk i wybierz z menu kontrahenta stałego lub kontrahenta incydentalnego. Akcja przeniesie się do okna odpowiedniej kartoteki Kontrahentów. Po wyborze i wskazaniu właściwego kontrahenta należy wskazać przycisk Użyj lub dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na wybranym elemencie kartoteki. Wymusi to powrót do wprowadzania dokumentu z wypełnionymi stosownymi polami zgodnie z wyborem z kontrahenta.

Jeśli wpiszesz dane kontrahenta w ramce kontrahenta, to program nie podpowie stosownego numeru konta analitycznego. Natomiast jeśli najpierw wpiszesz numer konta i numer analityki dla kontrahenta w części zapis, to pole w ramce zostanie wypełnione automatycznie.

Postępowanie dla kontrahentów incydentalnych jest znacznie uproszczone. Wypełniając w dokumencie pola związane z kontrahentem możesz wpisać tylko jego numer NIP. Jeśli kontrahent o podanym numerze NIP już jest zapisany w kartotece, wówczas jego skrót i numer zostaną przepisane do dokumentu. Jeśli natomiast kontrahenta nie ma w kartotece Kontrahentów stałych, pola Skrót i Numer pozostaną puste – dla oznaczenia kontrahenta incydentalnego – a dokument będzie można poprawnie zaksięgować. Jeśli kontrahenta o podanym NIP nie ma również w kartotece Kontrahentów incydentalnych otwarte zostanie okno dialogu Wprowadzanie danych kontrahenta incydentalnego, w którym można wprowadzić jego dane, bez opuszczania wprowadzanego dokumentu. Jeżeli wprowadzany numer NIP posiada więcej niż jeden z kontrahentów w kartotece pojawi się dialog NIP, w którym wybierzesz właściwego dla wprowadzanego dokumentu.

Kontrahent TT (dokumenty o charakterze Wewnątrzwspólnotowa dostawa towaru, Faktura wewnętrzna WNT) – Wpisz numer drugiego niezależnego kontrahenta zarejestrowanego w systemie VIES, będącego trzecią stroną transakcji. Program sprawdza poprawność identyfikatora VIES. Jeżeli zostanie podany nieprawidłowo program wyświetli stosowny komunikat.

Przycisk Sprawdź rozwija menu z poleceniami:

•Sprawdź status kontrahenta w VAT (lub Sprawdź status kontrahenta w KAS) – Sprawdza w serwisie Ministerstwa Finansów lub Krajowej Administracji Skarbowej i wyświetla informację czy numer NIP kontrahenta jest zarejestrowany. To który serwis jest wykorzystywany zależy od ustawienia parametru pracy firmy Weryfikacja danych kontrahenta.

•Potwierdź numer VAT (VIES) dla kontrahenta – sprawdza w serwisie Komisji Europejskiej czy zarejestrowany został numer VIES kontrahenta.

Inne niż w kartotece dane kontrahenta na dokumentach

Rejestr

Przycisk Rejestr otwiera okno umożliwiające wprowadzenie danych do rejestru VAT. Proponujemy zacząć wprowadzanie dokumentów od strony rejestru VAT. Przy powrotnym przejściu na dokument można będzie skorzystać z wzorców rozksięgowania, które w znacznym stopniu mogą przyspieszyć wprowadzanie dokumentów. Wprowadzanie danych do rejestru można przyspieszyć poprzez odpowiednio zdefiniowane rejestry i domyślne ustawienia rejestrów przy definiowaniu dokumentów.

Aby zaewidencjonować transakcję wymagającą jednoczesnego rozliczenia podatku naliczonego i należnego należy w polu Nazwa wprowadzić rejestr sprzedaży z rodzajem dostawy towarów dla której podatnikiem jest nabywca (w bazie demo rejestr został zdefiniowany jako: Sprzedaż z odwrotnym opodatkowaniem). Po wypełnieniu pól kwot netto brutto i VAT należy dodać kolejny rejestr – naliczony i wypełnić pola kwot.

Waluta

Przycisk polecenia Waluta przełącza akcję do okna Kursy walut. Możesz tam wybrać właściwy kurs i walutę, w której wprowadzasz kwoty do dokumentu. Pozwoli to na późniejsze przeliczanie kwot dokumentu. Jeśli nie masz wprowadzonej aktualnej tabeli kursów, możesz ją w tym miejscu wprowadzić lub uzupełnić.

To czy w dokumencie zostanie wykorzystany kurs Zakupu, Sprzedaży czy Średni zależy od tego, w której kolumnie znajduje się kursor w momencie zatwierdzenia wyboru kursu poprzez dwuklik na pozycji listy lub kliknięcie przycisku Użyj.

W przypadku, gdy waluta już była wybrana, zostanie wyświetlone okno dialogu Wybrana waluta umożliwiającego zmianę waluty na inną. Gdy waluta jest już wybrana, za przyciskiem Waluta jest wyświetlany jej symbol.

Nie możesz zmieniać waluty, gdy dokument został już zaksięgowany, a także w sytuacji, gdy dla dokumentu zostały utworzone rozrachunki. W tym przypadku, jeśli chcesz zmienić walutę, musisz najpierw usunąć wszystkie rozrachunki tego dokumentu.

Zapis księgowy

Zapis

W polach zapisów, możesz w ujęciu wartościowym dekretować odpowiednie kwoty na odpowiednie konta.

Zestawienie w ujęciu wartościowo-ilościowym jest dostępne z poziomu modułu Handel. Możliwe jest wtedy drukowanie zestawień magazynowych na żądanie i w dowolnym przekroju.

Ramka e-Dokument zawiera polecenie Podgląd, umożliwiające otwarcie faktury elektronicznej w czytelnym formacie, np .pdf.

Lp.

Nadawany jest numer kolejny zapisu.

Opis

Dla przyspieszenia wprowadzania opisu pozycji zapisu, zawartość pola Treść wpisywana w części opisowej dokumentu zostanie automatycznie przeniesiona do pola Opis przy zapisie. Tekst ten możesz zaakceptować lub dowolnie edytować.

W części zapisu księgowego dostępny jest skrót klawiszowy Ctrl+F5 rozwijający rozszerzone okno opisu. Okno umożliwia definiowanie i wybór treści dla często wykorzystywanych opisów.

Kwota

Po wpisaniu kwoty do pola zapisu po stronie Wn program przeniesie ją automatycznie również na stronę Ma i ustawi się w polu Konto strony Wn. Z prawej strony pola Konto pojawia się przycisk , po wybraniu którego otworzy się okno planu kont, gdzie będziesz mógł wybrać właściwe konto. Możesz oczywiście nie otwierać planu kont i wpisać numer konta bezpośrednio do pola.

Uwaga: Dekrety w dokumentach VAT zawsze należy wprowadzać następująco: kwoty netto i brutto w jednej linii, a VAT w drugiej (przy wykorzystaniu automatycznego przenoszenia księgowań z rejestrów VAT).

Rozbicie kwot ogólnych na kwoty cząstkowe

Kwota dokumentu

Pole, w którym prezentowana jest suma wszystkich zapisów (z jednej strony dokumentu) bez księgowań równoległych

Księgowania równoległe

Pole, w którym prezentowana jest suma księgowań równoległych

Razem

Pole, w którym prezentowana jest suma wszystkich zapisów (z jednej strony dokumentu) z księgowaniami równoległymi.

Moduł Finanse i Księgowość umożliwia zdefiniowanie kont walutowych z księgowaniem w walutach obcych. Możliwe jest wprowadzenie dokumentu walutowego (dokumentu specjalnego w walucie obcej, korekty dokumentu specjalnego w walucie obcej oraz dokumentu specjalnego zakupu z samoopodatkowaniem) ze wskazaną walutą i kursem i przeliczenie wartości na PLN.

W celu wystawienia dokumentu specjalnego w walucie obcej, użytkownik powinien najpierw zdefiniować własny typ dokumentu (okno Definicje dokumentów), o charakterze dokumentu specjalnego i w zależności od przyjętego w definicji rodzaju – sprzedaż lub zakup – może przygotować:

•dokument specjalny typu sprzedaż w walucie obcej

•dokument specjalny typu zakup w walucie obcej

•dokument specjalny typu zakup w walucie obcej z samoopodatkowaniem.

Okno formularza dokumentu typu dokument specjalny w walucie obcej jest podobne do okna formularza faktury VAT złotowej. Ogólne zasady wprowadzania danych są identyczne (użytkownik wypełnia dokument i rejestr VAT, większość pól jest jednakowa).

Istotne różnice, wynikające głównie z walutowego charakteru dokumentu, ewidencji transakcji zagranicznej), to:

1. Dodatkowe pola na formularzu, z wyjątkiem pola Waluta:

Waluta – przycisk przełącza akcję do okna Kursy walut i tam pozwala wybrać właściwy kurs i walutę, w której wprowadzasz kwoty z dokumentu. Pozwoli to na późniejsze przeliczanie kwot dokumentu. Jeśli nie masz wprowadzonej aktualnej tabeli kursów, możesz ją w tym miejscu wprowadzić lub uzupełnić.

W przypadku, gdy waluta już była wybrana, zostanie wyświetlone okno dialogu Wybrana waluta umożliwiającego zmianę waluty na inną. Gdy waluta jest już wybrana, za przyciskiem Waluta jest wyświetlany jej symbol.

W pewnych sytuacjach nie jest jednak możliwa zmiana waluty w dokumencie. Nie możesz zmieniać waluty, gdy dla dokumentu zostały utworzone rozrachunki. W tym przypadku, jeśli chcesz zmienić walutę, musisz najpierw usunąć wszystkie rozrachunki tego dokumentu.

Kurs VAT – pole do wprowadzenia kursu dla podatku od towarów i usług.

Kurs CIT/PIT – pole do wprowadzenia kursu dla podatku dochodowego CIT lub PIT.

Podawane są:

•kurs średni,

•kurs zakupu,

•kurs sprzedaży.

Wybierz, po jakim kursie chcesz wykonywać przeliczenia i akcja powróci ponownie do okna wprowadzania dokumentu.

Kurs VAT nie musi być równy kursowi CIT/PIT.

Nr tabeli i Data – zawierają numer i datę tabeli kursów walutowych, z której został zastosowany kurs walutowy. Dane do tych pól są pobierane z tabeli kursów modułu Finanse i Księgowość, łącznie z wybranymi przez użytkownika kursami walutowymi, i są dostępne dla obu kursów: VAT oraz CIT/PIT.

Kontrahent TT – zaznaczenie znacznika Pokaż znacznik UE w definicji dokumentu spowoduje, że pole Kontrahent TT (transakcji trójstronnej) jest dostępne, edycyjne [Kontrahent TT]; w przeciwnym wypadku jest nieedycyjne i dla wyróżnienia kolor czcionki nazwy jest szary [Kontrahent TT].

2. Wielowalutowy charakter dokumentu

Zapisy na dokumencie specjalnym w walucie obcej nie muszą ograniczać się tylko do jednej waluty obcej, użytkownik może wprowadzić zapisy w wielu walutach – przygotować i rozliczyć dokument specjalny wielowalutowy.

3. Rozbicie kwot na dokumencie po przejściu z rejestrów VAT na dokument oraz zapis bilansujący dekret w PLN dla faktur wielowalutowych

Moduł automatycznie przepisuje kwoty z rejestrów VAT po przejściu na dokument:

•wartość netto i wartość brutto przelicza z waluty obcej na PLN po kursie CIT/PIT,

•wartość VAT przelicza z waluty obcej na PLN po kursie VAT,

•wylicza w PLN i wpisuje w dekret kwotę dopełniającą (bilansującą) dekret, wykorzystując w tym celu wcześniej zdefiniowane przez użytkownika Konto księgowania bilansującego dekret (w oknie Parametry stałe > Konta specjalne).

Jeżeli użytkownik nie chce by program automatycznie przepisywał kwoty z rejestru VAT na dokument, może wyłączyć tę opcję (odznaczając pole Przepisuj kwoty z rejestru VAT na dokument) w oknie Ustawienia trybu pracy wywoływanym np. kombinacją klawiszy Alt+E.

4. Dodatkowy przycisk Nowa grupa zapisów – grupuje dodane zapisy. Grupa bilansująca może obejmować wiele zapisów po stronie Wn i Ma. Bilansuje się tylko w złotówkach.

Ponadto, warto pamiętać, że w każdym koncie rozrachunkowym można podać innego kontrahenta.

W dokumencie specjalnym w walucie obcej, odmiennie niż w fakturze VAT złotowej, dla każdego konta rozrachunkowego powstaje oddzielny rozrachunek (po kursie, jaki został użyty w księgowaniu na koncie rozrachunkowym w dokumencie, patrz: Rozrachunki w różnych typach dokumentów).

Przycisk lub skrót klawiszy Alt+Spacja zmienia strony dekretów z Winien na Ma i odwrotnie – z Ma na Winien. Użycie nie powoduje zmiany znaku liczby ("plus"/"minus") w polach Kwota Wn i Kwota Ma.

W przypadku konieczności dokonania poprawek w dokumencie można sporządzić korektę dokumentu specjalnego w walucie obcej.

Pracę z oknem ułatwiają dodatkowe skróty klawiszowe:

Alt+W – dodawanie nowego zapisu,

Alt+G – dodawanie nowej grupy zapisów,

Enter oraz Ctrl+Enter – "przechodzenie" kursorem i dodawanie nowych zapisów.

Aby dodać nowy zapis w bilansującej się grupie, należy ustawić kursor na polu Konto i użyć kombinacji klawiszy Ctrl+Enter.

Ponadto, powiązany z formularzem dokumentu rejestr VAT walutowy posiada dodatkowe pola świadczące o jego walutowym charakterze i pozwala na rejestrację danych w walucie obcej.