Nowy wniosek można złożyć:
•z listy wniosków, klikając na przycisk Dodaj nowy wniosek.
•ze strony startowej (Pulpit), klikając na ikonę wniosku (niebieska ikona Nowy wniosek), z dostępnych przycisków szybkich akcji.
•z modułu Kalendarz.
Wnioski pogrupowane są wg grup określonych dla danej firmy.
Każda firma może mieć zdefiniowane inne nazwy grup, nazwy lub opisy wniosków.
Jeżeli ilość wniosków jest duża, możesz skorzystać z pola Wyszukaj, aby odfiltrować listę dostępnych wniosków.
Prezentowana lista zawiera wnioski, do jakich ma dostęp zalogowany użytkownik lub użytkownicy zalogowanego użytkownika.
Jeżeli wybierzesz wniosek, którzy przypisany jest tylko do grupy pracownika z innego działo niż twój, na liście dostępnych osób zobaczysz tylko użytkowników z tej grupy.
Oznacza to, że nie będziesz mógł złożyć takiego wniosku za siebie jeżeli nie występujesz w grupie jako pracownik tej grupy.
W zależności od konfiguracji, wnioski mogą przedstawiać różne pozycje, które mogą być opcjonalne lub wymagane do uzupełnienia.
Dla wniosków, które mają ograniczenie ilościowe, prezentowany jest wykres przedstawiający stan dni/godzin do wykorzystania.
Nowy wniosek (przykład dla wniosku o Urlop wypoczynkowy i Urlop okolicznościowy) może zawierać następujące pola:
•Wykres prezentujący:
oStan (Pozostało urlopu pobrany z elementu "Bilansu urlopowy pełny. pozostało urlopu".)
oPlanowane (Ilość dni/godzin planowanego wniosku - po poprawnym uzupełnieniu dat.)
oZaplanowane (Ilość dni/godzin, już złożonych wniosków które mają status "Nowy", "Akceptacja zastępcy" lub "Akceptacja przełożonego".)
oPozostało (Ilość dni urlopu jaka pozostanie do zaplanowana dla kolejnych wniosków.)
•Użytkownik (Pole z listą dostępnych użytkowników, za których można złożyć wniosek.)
•Data rozpoczęcia (Data rozpoczęcia wniosku. Jeżeli dni w kalendarzu są nieaktywne, oznacza to że:
oprzekroczona jest maksymalna ilość dni wstecz zdefiniowana we wniosku.
oustawiona jest ilość dni z wyprzedzeniem do składania wniosku
owystępują w tym czasie wnioski, które kolidują z bieżącym.
ozdefiniowane są dni tygodnia, w których nie można składać wniosków.)
•Data zakończenia (Data zakończenia wniosku)
•Zastępca (Użytkownik, który będzie zastępował użytkownika, którego wniosek dotyczy. Po zatwierdzeniu wniosku (w zależności od konfiguracji systemu), zastępca będzie otrzymywał w zastępstwie wnioski do akceptacji (tylko w okresie od do wybranym we wniosku), w zamian za osobę zastępowaną.
•Uzasadnienie (Pole tekstowe z możliwością wpisania tekstu, który zobaczą osoby akceptujące wniosek.)
•Załączniki (pola umożliwiające załączeniu plików opcjonalnych lub wymaganych dla wniosku. W zależności od konfiguracji, pola mogą być:
oOpcjonalne (będzie można złożyć wniosek bez załączenia pliku)
oWymagane (nie będzie można złożyć wniosku bez załączenia pliku)
oUsuwane po akceptacji (Jeżeli wniosek jest wymagany do wglądu osób akceptujących ale po finalnej akceptacji, załącznik zostanie usunięty z bazy danych).
Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, kliknij przycisk Utwórz.
Jeżeli dla danego typu wniosku zostało włączone wysyłanie powiadomień email, na twoją sprzykrzę zostanie wysłane potwierdzenie złożenia wniosku. Wiadomość zawiera aktywny przycisk akcji dostępnych bez logowania w systemie.
Jeżeli we wniosku wybrałeś zastępcę, będzie on musiał w pierwszej kolejności zaakceptować zastępstwo. Bez akceptacji zastępstwa, przełożony nie będzie mógł zaakceptować wniosku.
Wniosek uznany będzie jako ostatecznie zatwierdzony, kiedy status wniosku zmieni się na "Zaakceptowany".
Po dodaniu wniosku, jeżeli wniosek ma włączone powiadomienia email, zostaną wysłane powiadomienie do:
– użytkownika, którego wniosek dotyczy w celu poinformowania, że wniosek został dodany.
– zastępcy, jeżeli został wybrany, z prośbą o akceptację zastępstwa.
– twojego bezpośredniego przełożonego, z prośbą o akceptację wniosku.