W zakładce delegacje mamy możliwość skonfigurowania ustawień dotyczących rozliczania delegacji krajowych oraz zagranicznych.
Opcja wymagaj rozliczenia delegacji uaktywnia komunikat o konieczności rozliczenia delegacji. W następnych polach:
•Tylko kiedy pobrano zaliczkę – można określić, że komunikat pojawia się tylko w przypadku pobrania zaliczki
•Czas na rozliczenie wydatków – ile dni na rozliczenie delegacji jest od momentu wprowadzenia wniosku o delegację
•Treść komunikatu – możlwiość zdefiniowania własnej treści komunikatu
Przykład komunikatu:
Kurs do rozliczenia diety zagranicznej – w tym miejscu określamy na podstawie jakiego kursu mają być przeliczane kwoty do diety zagranicznej. Standardowo ustawiona jest opcja zgodna z ustawą, czyli użyj kursu pobranego NBP. Kurs NBP jest pobierany z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Drugą opcją do wyboru jest użyj kursu z zaliczek i w tym przypadku do rozliczenia diety jest używany kurs, który został ustalony podczas pobierania przez pracownika zaliczki.
Następnym parametrem do ustalenia jest sposób księgowania i wyliczenia różnic kursowych – w tym wypadku, dla wyliczania różnic kursowych, które są prezentowane na końcu rozliczenia delegacji, mamy do wyboru dwie opcje: kurs zaliczki dla wszystkich poniesionych kosztów oraz kurs z NBP z uwzględnieniem dat poniesienia kosztów.
Ukryj księgowanie – opcja pozwala na wybranie z listy ról, dla których ma zostać ukryte księgowanie.
Zaliczka – opcja pozwala na podpięcie wniosku do akceptacji zaliczki. Jeżeli nie podepniesz w tym miejscu wniosku o zaliczkę, to będzie to działało tak jak dotychczas, czyli pracownik przy wystawianiu wniosku o delegację podaje kwotę zaliczki, a cały wniosek jest akceptowany według ustalonej ścieżki akceptacji. Natomiast jeżeli podepniesz osobny wniosek o akceptację zaliczki, to w momencie stworzenia wniosku o delegację z wpisaną zaliczką automatycznie utworzy się wniosek o zaliczkę, w którym możemy ustalić inną ścieżkę akceptacji np. przez osobę, która wydaje pieniądze z kasy lub przez osobę z księgowości.
Słownik środka transportu – umożliwia podpięcie:
•słownika głównego np. środek transportu
•wyboru nazwy pozycji ze słownika głównego, która aktywuje dodatkowy słownik
•dodatkowy słownik np. auto służbowe
Przykład działania słownika środka transportu, ze słownikiem dodatkowym:
Konfiguracja ogólna – w tej zakładce można edytować/dodawać wartości dla:
•wysokości diety krajowej – możliwa zmiana wartości wraz z datą obowiązywania. W przypadku narzuconych zmian wysokości diety kwota zmieni się sama po aktualizacji do odpowiedniej wersji.
•kilometrówki za 1 km - możliwe zmiany wartości wraz z datami obowiązywania. W przypadku narzuconych zmian kilometrówki kwoty zmieni się sama po aktualizacji do odpowiedniej wersji.
Kraje – z listy wyboru należy zaznaczyć kraje, które będą wykorzystywane do delegacji zagranicznych. Uprzednio należy zaimportować listę z poziomu ustawienia – kraje – importuj.
Konto bankowe:
•wybierz element do pobrania numeru konta – należy wybrać element przechowujący numer konta. Dzięki temu w rozliczeniu delegacji automatycznie uzupełni się prawidłowy numer konta. Numer konta musi być pobrany do kartoteki pracownika.
•wybierz element do pobrania nazwy banku – należy wybrać element przechowujący nazwę banku. Dzięki temu w rozliczeniu delegacji automatycznie uzupełni się prawidłowa nazwa banku. Nazwa banku musi być pobrana do kartoteki pracownika.
Przycisk konfiguracja domyślna pobierze automatycznie odpowiednie elementy (jeżeli są zdefiniowane).
Konfiguracja ścieżki akceptacji rejestru czasu pracy (RCP) – umożliwia określenie ścieżki akceptacji RCP rozpisanego w rozliczeniu delegacji (przejazdy).
Powiadomienia – za pomocą przycisku Dodaj powiadomienie można zdefiniować własne powiadomienia dla rozliczeń delegacji. Domyślnie nie są one skonfigurowane.
Przykład:
Aby rozpocząć pracę z delegacjami zagranicznymi należy zaimportować listę krajów z poziomu ustawienia – kraje – importuj.Aby uruchomić wysyłkę powiadomień dla rozliczeń delegacji należy w menedżerze zadań skonfigurować zadanie ‘Powiadomienia’. Po konfiguracji można kontrolować wysłane powiadomienia z poziomu ustawienia – dziennik zdarzeń – powiadomienia.