W zakładce delegacje mamy możliwość skonfigurowania ustawień dotyczących rozliczania delegacji krajowych oraz zagranicznych.
Opcja wymagaj rozliczenia delegacji uaktywnia komunikat o konieczności rozliczenia delegacji. W następnych polach:
•Tylko kiedy pobrano zaliczkę – można określić, że komunikat pojawia się tylko w przypadku pobrania zaliczki
•Czas na rozliczenie wydatków – ile dni na rozliczenie delegacji jest od momentu wprowadzenia wniosku o delegację
•Treść komunikatu – możlwiość zdefiniowania własnej treści komunikatu
Przykład komunikatu:
Kurs do rozliczenia diety zagranicznej – w tym miejscu określamy na podstawie jakiego kursu mają być przeliczane kwoty do diety zagranicznej. Standardowo ustawiona jest opcja zgodna z ustawą, czyli użyj kursu pobranego NBP. Kurs NBP jest pobierany z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.
Drugą opcją do wyboru jest użyj kursu z zaliczek i w tym przypadku do rozliczenia diety jest używany kurs, który został ustalony podczas pobierania przez pracownika zaliczki.
Następnym parametrem do ustalenia jest sposób księgowania i wyliczenia różnic kursowych – w tym wypadku, dla wyliczania różnic kursowych, które są prezentowane na końcu rozliczenia delegacji, mamy do wyboru dwie opcje: kurs zaliczki dla wszystkich poniesionych kosztów oraz kurs z NBP z uwzględnieniem dat poniesienia kosztów.
Ukryj księgowanie – opcja pozwala na wybranie z listy ról, dla których ma zostać ukryte księgowanie.
Zaliczka – opcja pozwala na podpięcie wniosku do akceptacji zaliczki. Jeżeli nie podepniesz w tym miejscu wniosku o zaliczkę, to będzie to działało tak jak dotychczas, czyli pracownik przy wystawianiu wniosku o delegację podaje kwotę zaliczki, a cały wniosek jest akceptowany według ustalonej ścieżki akceptacji. Natomiast jeżeli podepniesz osobny wniosek o akceptację zaliczki, to w momencie stworzenia wniosku o delegację z wpisaną zaliczką automatycznie utworzy się wniosek o zaliczkę, w którym możemy ustalić inną ścieżkę akceptacji np. przez osobę, która wydaje pieniądze z kasy lub przez osobę z księgowości.
Słownik środka transportu – umożliwia podpięcie:
•słownika głównego np. środek transportu
•wyboru nazwy pozycji ze słownika głównego, która aktywuje dodatkowy słownik
•dodatkowy słownik np. auto służbowe
Przykład działania słownika środka transportu, ze słownikiem dodatkowym:
Konfiguracja ogólna – w tej zakładce można edytować/dodawać wartości dla:
•wysokości diety krajowej – możliwa zmiana wartości wraz z datą obowiązywania. W przypadku narzuconych zmian wysokości diety kwota zmieni się sama po aktualizacji do odpowiedniej wersji.
•kilometrówki za 1 km - możliwe zmiany wartości wraz z datami obowiązywania. W przypadku narzuconych zmian kilometrówki kwoty zmieni się sama po aktualizacji do odpowiedniej wersji.
Kraje – z listy wyboru należy zaznaczyć kraje, które będą wykorzystywane do delegacji zagranicznych. Uprzednio należy zaimportować listę z poziomu ustawienia – kraje – importuj.
Konto bankowe:
•wybierz element do pobrania numeru konta – należy wybrać element przechowujący numer konta. Dzięki temu w rozliczeniu delegacji automatycznie uzupełni się prawidłowy numer konta. Numer konta musi być pobrany do kartoteki pracownika.
•wybierz element do pobrania nazwy banku – należy wybrać element przechowujący nazwę banku. Dzięki temu w rozliczeniu delegacji automatycznie uzupełni się prawidłowa nazwa banku. Nazwa banku musi być pobrana do kartoteki pracownika.
Przycisk konfiguracja domyślna pobierze automatycznie odpowiednie elementy (jeżeli są zdefiniowane).
Numer MPK – Aby dodać wartość MPK na wniosek dotyczący delegacji, należy wejść w konfigurację wniosku a następnie wybrać element który ma określać wartość MPK.
Konfiguracja ścieżki akceptacji rejestru czasu pracy (RCP) – umożliwia określenie ścieżki akceptacji RCP rozpisanego w rozliczeniu delegacji (przejazdy).
Powiadomienia – za pomocą przycisku Dodaj powiadomienie można zdefiniować własne powiadomienia dla rozliczeń delegacji. Domyślnie nie są one skonfigurowane.
Przykład:
Aby rozpocząć pracę z delegacjami zagranicznymi należy zaimportować listę krajów z poziomu ustawienia – kraje – importuj.Aby uruchomić wysyłkę powiadomień dla rozliczeń delegacji należy w menedżerze zadań skonfigurować zadanie ‘Powiadomienia’. Po konfiguracji można kontrolować wysłane powiadomienia z poziomu ustawienia – dziennik zdarzeń – powiadomienia.