Po otrzymaniu powiadomienia o zastępstwie i zalogowaniu do portalu, pojawi się czerwona kropka przy menu Wnioski oznaczająca, że oczekują wnioski, które wymagają twojej reakcji.
1.Kliknij w zakładkę Wnioski i odszukaj na liście interesujący cię wniosek.
2.Jeżeli na liście znajduje się więcej wniosków lub nie możesz z jakiejś przyczyny odszukać właściwego wnioski skorzystaj z przycisku Pokaż tylko ważne. Lista zostanie odfiltrowana tylko do wniosków, które oczekują twojej uwagi.
3.Na liście wniosków kliknij w wiersz z wyszukanym wnioskiem.
4.Jeżeli użytkownik dołączył pliki, które mogą mieć wpływa na twoją decyzję o akceptacji bądź odrzuceniu zastępstwa, kliknij w nazwę załącznika. System poprosi o wskazanie lokalizacji, w której pobierze plik. Jeżeli przeglądarka nie otworzy pliku automatycznie, odszukaj folder i otwórz ściągnięty wcześniej plik.
5.Kliknij Akceptuj zastępstwo aby zaakceptować zastępstwo, lub Odrzuć zastępstwo aby je odrzucić.
Po akceptacji lub odrzuceniu zastępstwa, jeżeli wniosek ma włączone powiadomienia email, zostaną wysłane powiadomienie do:
– użytkownika, którego wniosek dotyczy w celu poinformowania, że zastępca zaakceptował twoją prośbę.
– twojego bezpośredniego przełożonego, z informacją o akceptacji zastępstwa i prośbą o akceptację wniosku.
Użytkownik wyżej w hierarchii może zaakceptować wniosek z pominięciem zastępcy (wskazanie zastępstwa przez przełożonego).