W Symfonia ERP dane ewidencyjne firmy są wspólne w ramach danego systemu, a tym samym współdzielone dla wszystkich modułów pracujących z wybraną firmą. Raz wprowadzone w jednym z modułów są dostępne, widoczne i obowiązujące we wszystkich modułach systemu. Dane firmy są danymi umieszczonymi w czasie, to znaczy, że po każdej zmianie części danych, w systemie cały czas istnieją dane wcześniejsze. Powyższa funkcjonalność jest dostępna dzięki wprowadzeniu tzw. okresów obowiązywania. Dostęp do danych firmy jest możliwy zarówno w module Administracja, jak i innych modułach biznesowych systemu. Zmiana danych firmy jest możliwa tylko przez tych użytkowników, którzy posiadają prawo efektywne Edycja i wprowadzanie danych firmy. Jest to prawo obowiązujące we wszystkich modułach.
Aby przejść do formatki danych ewidencyjnych firmy, należy wybrać menu Firma, a następnie Dane firmy. W przypadku pierwszego wprowadzania danych należy w oknie Dane firmy wybrać akcję Edytuj dane firmy, a następnie wprowadzić właściwe dane ewidencyjne, teleadresowe oraz informacje o rachunkach bankowych firmy.
Do poprawnej pracy z firmą wymagane jest wprowadzenie, co najmniej nazwy firmy (pełnej), nazwy skróconej oraz numeru NIP.
W oknie Dane firmy znajdują się pola, w których podaje się:
•Zakres obowiązywania – z rozwijanej listy wybiera się datę, od której dane firmy są aktualne,
•Dane obowiązują od: - do: – są to daty obowiązywania danych dla danej firmy,
•Nazwa pełna firmy (do 200 znaków),
•Skrócona nazwa firmy (do 100 znaków),
•NIP (13 znaków, format: xxx-xx-xx-xxx lub xxx-xxx-xx-xx lub xxxxxxxxxxx, użytkownik jest informowany o podaniu nieprawidłowego formatu - dane pozwalają się jednak zapisać),
•NIP UE,
•REGON,
•PESEL,
•VIES – zaznaczenie tego polecenia powoduje wprowadzenie przez system numeru NIP UE,
•BDO – numer rejestrowy Bazy Danych Odpadowych.
•KRS – numer identyfikacyjny w Krajowym Rejestrze Sądowym.
•Płatnik nie będący osobą fizyczną / Osoba fizyczna – określa na potrzeby deklaracji JPK_V7 czy podatnik jest osobą fizyczną. Dla osoby fizycznej dostępne są dodatkowe pola: imię, nazwisko i data urodzenia.
•Dane teleadresowe – ulica, nr domu, nr lokalu, gmina, powiat, kod pocztowy, urząd pocztowy, skrytka pocztowa, miejscowość, województwo, kraj, numery telefonów i faksów, adresy e-mail i stron www,
•Rachunki bankowe – w tej sekcji znajduje się lista rachunków bankowych firmy. Możliwe jest dodawanie nowych (opcja Dodaj) oraz usuwanie niepotrzebnych pozycji (opcja Usuń). W kolumnie Domyślny istnieje możliwość wskazania domyślnego rachunku bankowego dla firmy. Opcję Rachunek VAT należy zaznaczyć dla rachunków bankowych, na których rejestrowane są przeksięgowania VAT z tytułu mechanizmu podzielonej płatności (na takie konto nie można będzie wykonać bezpośredniego przelewu).
Tak wprowadzone dane znajdą się w okresie obowiązywania, który nie ma górnej i dolnej granicy. W przypadku, gdy potrzebna jest korekta wprowadzonych danych, należy ponownie wejść w tryb edycji i wprowadzić właściwe dane.
Nowy zakres - po wybraniu tego polecenia otwiera się okno, w którym można wprowadzić nowy okres dla danych firmy. Wskazanie nowego okresu obowiązywania danych firmy ze zmianą nazwy lub NIP-u w stosunku do poprzedniego będzie miało wpływ na aktywowane licencje. Będą one wymagały ponownej aktywacji w ciągu 60 dni od rozpoczęcia nowego okresu obowiązywania danych firmy. Zmiana okresu obowiązywania otwiera okno z danymi firmy do edycji, Usuń zakres - użycie polecenia powoduje usuniecie wprowadzonego zakresu obowiązywania danych firmy, Edytuj dane firmy - polecenie przełącza okno w tryb edycji danych, Zapisz - polecenie zapisuje wprowadzone dane, Anuluj - polecenie anuluje wprowadzone dane i powoduje powrót do danych poprzednich. |
Jeśli potrzeba modyfikacji danych ewidencyjnych wynika z formalnej ich zmiany (np. zmiana nazwy firmy, czy adresu lub danych teleinformatycznych), należy wprowadzić nowy okres obowiązywania danych firmy (akcja: Nowy zakres) i w kolejnym okresie trzeba wprowadzić nowe dane, określając zakres (początek) ich obowiązywania. Od tej pory w systemie będą istnieć dwie wersje danych firmy z podziałem na okresy ich obowiązywania.
Każda zmiana nazwy firmy oraz numeru NIP wymusza ponowną aktywację posiadanych numerów licencji.
Tematy powiązane: