Anonimizacja danych osobowych w systemie Symfonia ERP związana jest Rozporządzeniem Ogólnym o Ochronie Danych Osobowych z 24 maja 2016 roku (w skrócie RODO).
Nie wszystkie dane mogą zostać zanonimizowane bezpośrednio po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych. Anonimizując dokumenty program sprawdza czy upłynął ustawowy okres ich przechowywania i jest to dla dokumentów:
•podatkowych - 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku,
•rozliczeniowe ZUS - 10 lat od daty przesłania do ZUS (anonimizacja deklaracji w Repozytorium Dokumentów wykonywana jest na żądanie użytkownika, program nie weryfikuje okresów przechowywania deklaracji),
•dokumenty pracownicze - 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
Anonimizacji podlegają tylko dokumenty zaksięgowane. Dokumenty w buforze nie są anonimizowane i jednocześnie nie pozwalają zanonimizować osób z nimi powiązanych.
W module Handel:
•w przypadku dokumentów powiązanych ze sobą, anonimizacja jest możliwa, gdy dla każdego z nich zakończył się okres przechowywania.
•dokumenty zamówienia, oferty, zlecenia nie są anonimizowane jeśli nie ma do nich wystawionych żadnych innych dokumentów. Użytkownik musi sam zdecydować czy i kiedy takie dokumenty usunąć.
•kontrakty sprzedaży i zakupu (wraz z powiązanymi z nimi zaliczkami) nie są anonimizowane jeżeli nie jest wypełniona data realizacji kontraktu.
Operacja anonimizacji jest nieodwracalna.
Zanonimizowanie osoby powiązanej z użytkownikiem systemu nie powoduje zmiany loginu i hasła użytkownika.
Jeśli istnieje potrzeba wykluczenia osoby z procesu anonimizacji, można tego dokonać za pomocą opcji Nie uwzględniaj w procesie anonimizacji. Opcja znajduje się w kartotece Osoby na zakładce Informacje dla wybranej osoby z kartoteki.
 |
Domyślnie moduł Finanse i Księgowość chroni dane osobowe przed anonimizacją przez 5 lat wstecz. Użytkownik może jednak zmienić ustawienie daty granicznej dla anonimizacji danych osób fizycznych na dokumentach uruchamiając raport: Raporty [Ctrl+2] > Urzędy > Anonimizacja danych. Wybrany w oknie okres określa najstarszy okres sprawozdawczy, który nie podlega anonimizacji.
Ustawienie okresu granicznego jest automatycznie aktualizowane podczas logowania do bazy w module Finanse i Księgowość w nowym roku kalendarzowym lub obrachunkowym. |
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Aby anonimizacja objęła również dane programu Symfonia ERP Kadry i Płace (pracującego we wspólnej bazie z systemem Symfonia ERP) użytkownik powinien posiadać prawo Anonimizacja danych kadrowych i płacowych (grupa Kadry i Płace > Uprawnienia ogólne).
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w modułach pracujących we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Wyjątek: anonimizacja uruchamiana z okna Osoby nie obejmuje: – deklaracji ZUS i deklaracji podatkowych w Repozytorium Dokumentów, – danych kontaktów w Contact Manager modułu Handel, – danych w e-Teczce programu Kadry i Płace.
Proces anonimizacji uruchamiany jest z okna kartoteki Osoby na dwa sposoby: •Aby zanonimizować dane wszystkich osób kliknij przycisk Anonimizuj wszystkie dane.
•Aby zanonimizować dane aktualnie wybranej osoby kliknij znajdujący się na zakładce Dane osoby przycisk Anonimizuj dane osoby.
Osoby zanonimizowane są domyślnie ukrywane na listach w programie. Filtr Osoba została zanonimizowana ustawiony jest na Tak.
 |
Anonimizacja danych w Contact Manager modułu Handel uruchamiana jest dla poszczególnych kontaktów poleceniem Anonimizacja z menu podręcznego okna Kontakty.
|
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawa: •Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby). •Anonimizacja danych kadrowych i płacowych (grupa Kadry i Płace > Uprawnienia ogólne).
Anonimizacja danych osobowych pracowników w programie Symfonia ERP Kadry i Płace wykonywana jest w oknie Pracownicy za pomocą poleceń z menu kontekstowego dla listy pracowników: •Anonimizacja > Zleć anonimizację pracownika - anonimizuje dane osobowe pracownika i powiązane z pracownikiem e-Przelewy oraz dokumenty w e-Teczce, jeżeli pracownik był zsynchronizowany z e-Teczką. •Anonimizacja > Anonimizuj pracownika z e-Teczki - anonimizuje wyłącznie dane pracownika w e-Teczce oraz powiązane z pracownikiem dokumenty w e-Teczce.
Dodatkowo animizacji podlegają dane kadrowe, w których występują dane osobowe innych osób, np. nazwiska i imiona członków rodziny, dane osobowe komornika itp. 
Anonimizacja wykonywana jest dla danych osobowych wykorzystywanych w modułach pracujących we wspólnej bazie i dotyczy tylko tych danych, dla których upłynął czas przechowywania.
Anonimizację danych kadrowych i płacowych pracownika można wykonać jeśli minęło 50 lat od końca roku, w którym rozwiązano stosunek pracy.
Anonimizacja danych osobowych w programie Symfonia ERP Kadry i Płace nie obejmuje: – dat obowiązywania elementów kadrowych, – danych wprowadzonych do słowników (przypisane do pracownika dane słownikowe są zmieniane na wartości domyślne słownika lub puste, jeśli wartość domyślna nie została ustawiona, ale nie jest anonimizowana zawartość słowników), – wartości płacowych.
Status zleconych anonimizacji można sprawdzić w oknie Lista zleconych anonimizacji (Kartoteki > Lista anonimizacji lub menu podręczne okna Pracownicy > Anonimizacja > Lista anonimizacji).
Polecenie anonimizacji danych pracowników dostępne jest również w oknie kartoteki Osoby (bez możliwości anonimizacji dokumentów w e-teczce). |
Deklaracje ZUS i deklaracje podatkowe w Repozytorium Dokumentów nie podlegają automatycznemu procesowi anonimizacji danych wybranej osoby. Użytkownik sam decyduje kiedy i które deklaracje chce zanonimizować.
Użytkownik wykonujący anonimizację powinien mieć przyznane prawo Anonimizacja danych osobowych (grupa Wspólne > Prawa w kartotece Pracownicy i Osoby).
Anonimizację można wykonać dla każdej deklaracji bez względu na datę jej utworzenia.
Aby zanonimizować deklaracje przechowywane w Repozytorium Dokumentów: 1.Zaloguj się do firmy w Repozytorium Dokumentów. 2.Wyszukaj i zaznacz deklaracje zawierające dane osób, które chcesz zanonimizować. 3.Kliknij przycisk Anonimizuj i potwierdź wykonanie operacji.
Operacja usuwa również załączniki PDF do deklaracji.
Domyślnie ustawione filtrowanie ukrywa zanonimizowane deklaracje na liście. |
Stan realizacji zleconych anonimizacji można śledzić na oknie Lista zleconych anonimizacji. Proces anonimizacji obejmuje wiele modułów, może być rozciągnięty w czasie i zakończyć się na wiele sposobów.
Stan procesu anonimizacji jest wyświetlany w kolumnie Stan realizacji, dla procesu zakończonego sukcesem ma wartość Zakończona. Jeżeli stan realizacji ma wartość Zakończona (anonimizacja częściowa) w kolumnie Dodatkowe informacje pojawi się informacja, dlaczego pracownik nie został w pełni zanonimizowany. Najczęstszą przyczyną odmowy pełnej anonimizacji danych pracownika jest brak upływu terminu zezwalającego na anonimizację lub występowanie w Repozytorium Dokumentów, dokumentów powiązanych z pracownikiem, które nie zostały zanonimizowane przed anonimizacją pracownika.
Poniższa tabela prezentuje objaśnienia do wybranych dodatkowych informacji:
|